Assistant de Direction 12 mois (H/F)

ONERA; Châtillon; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

ONERA recherche une personne en secrétariat administratif et technique au sein du département, sous la responsabilité de l'adjointe opérations. Vous gérerez courrier, fournitures, visites et événements, garantissant le respect des procédures ONERA et le suivi administratif du personnel.

Titulaire d'un BAC+2 ou équivalent et expérience appréciée, vous maîtrisez Word, Excel et Acrobat et travaillez avec des interlocuteurs variés du secrétariat.

Qualifications

• Titulaire d'un BAC+2 ou équivalent et expérience appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Acrobat).
• Bonnes qualités d'organisation, de rigueur et de communication.
• Capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs du secrétariat.

Responsibilities

• Gérer le courrier et le stock des fournitures.
• Établir les ordres de missions et enregistrer les visites.
• Organiser des événements et réserver les salles et pauses/repas.
• Réaliser le suivi administratif du personnel.
• Traiter les demandes d'adhésion et de cotisations des sociétés savantes.

Skills

Organisation

Rigueur

Communication

Travail en équipe

Education

BAC+2 ou équivalent

Tools

Word

Excel

Acrobat

Job description

A la cellule opérations et sous la responsabilité de l'adjointe opérations à la direction du département, vous serez en charge du secrétariat administratif et technique du département en collaboration avec deux autres assistantes.

Pour la partie secrétariat administratif, vous serez en charge, en tenant compte des procédures ONERA, de :

• Gérer le courrier, le stock des fournitures (stylos, café, cahiers, calendriers...),
• D'établir les ordres de missions du personnel du département avec l'outil interne,
• D'enregistrer et de suivre les demandes de visites dans l'outil interne dédié,
• D'organiser des évènements (soutenance de thèse, séminaires, réunions, etc.) en s'occupant de réserver les salles, enregistrer les participants, réserver les pauses/repas, etc.
• Réaliser le suivi administratif du personnel,
• Recueillir les demandes de cotisations aux sociétés savantes, des abonnements documentaires, de les concaténer et de les transmettre aux services dédiés dans les délais impartis,
• Tenir à jour les fichiers des numéros chronos pour les notes, comptes-rendus, etc.

Pour la partie secrétariat technique, vous serez en charge de :

• D'éditer les rapports techniques des scientifiques du département selon la charte graphique et les procédures en vigueur avec l'outil interne de gestion électronique des documents,
• D'enregistrer et suivre les publications et leurs demandes d'autorisation à publier dans l'outil interne de gestion électronique des documents.

BAC+2 ou équivalent avec expérience réussie appréciée

Excellente maîtrise des outils bureautique (word, excel, acrobat) et aisance avec les outils informatiques.

Qualités attestées d'organisation, de rigueur, d'adaptation. Sens du service et de communication indispensables pour travailler et collaborer de façon efficace avec les nombreux et divers interlocuteurs du secrétariat.