Assistant H/F

IFP Energies nouvelles; Solaize; Hybrid; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine

Environnement collaboratif et inclusif

Job summary

Une entreprise innovante à Solaize recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer le planning des directeurs, assurer le secrétariat des départements et soutenir les activités scientifiques. Le candidat idéal doit avoir un BTS SAM ou équivalent et 5 ans d'expérience souhaitée. Le poste implique une collaboration étroite avec les autres assistantes pour maintenir la continuité du service. Intégrer une entreprise favorisant la diversité et l'inclusion, offrant jusqu’à 2,5 jours de télétravail par semaine.

Qualifications

• 5 ans d'expérience souhaitable dans un poste similaire.
• Capacité à travailler en équipe et à assurer la continuité de service.
• Bon niveau d'anglais requis.

Responsibilities

• Gérer l'emploi du temps des directeurs et chefs de département.
• Assurer les tâches de secrétariat pour le personnel des départements.
• Mettre en forme des comptes-rendus et rapports.
• Prendre en charge les activités scientifiques de la direction R06.

Skills

Informatique de gestion et bureautique

Conseil

Gestion de l'information

Organisation/planification

Efficacité et gestion des priorités

Anglais

Coopération

Sens du service et relationnel

Adaptation

Education

BTS SAM ou équivalent

Job description

Le secrétariat sera composé de deux assistantes, dans le même bureau, qui prendront en charge le personnel de deux directions. L’assistant(e) recruté(e) sera affecté(e) en priorité sur les tâches de R06.

Les assistantes se partageront de manière équitable la charge nécessaire pour assurer le support administratif (documents émis, gestion qualité, sécurité, missions …) pour les deux directions et devront assurer la continuité de service en cas d’absence du binôme.

Responsabilités

Dans le présent poste, la personne aura à s’occuper des équipes des directions R06 (en majorité) et R05 dont le personnel est majoritairement à Solaize.

• Gérer l’emploi du temps des directeurs et chefs de département : gestion du planning, organisation des déplacements, organisation des réunions et rendez‑vous.
• Assurer les tâches de secrétariat afférant au personnel des départements : gestion des documents (CR, notes et rapports), établissement des OM et notes de frais, organisation des réunions du personnel du département.
• Mettre en forme des comptes‑rendus, rapports, diffusion et archivage/capitalisation de l’ensemble, relecture de certains documents, remontée d’indicateurs sécurité.
• Concernant les activités transverses, prendre en charge l’ensemble des activités scientifiques de la direction R06 en support au directeur et à l’adjoint scientifique au directeur : suivi des thèses, suivi des indicateurs concernés …
• La personne intégrera une équipe dont le fonctionnement est basé sur le partage des contraintes pour assurer une continuité de service.

Compétences techniques et aptitudes

• Informatique de gestion et bureautique
• Conseil
• Gestion de l'information
• Organisation/planification
• Efficacité et gestion des priorités
• Anglais
• Coopération : suppléance et solidarité avec les autres assistantes
• Sens du service et relationnel
• Adaptation : informatique bureautique, nouvelle organisation, nouveaux outils numériques et de communication

Qualifications

Diplôme : BTS SAM ou équivalent.

Expérience : 5 ans d'expérience souhaitable.

Déplacement : non.

Diversité et égalité

L’ouverture et la diversité font notre force. Intégrez une entreprise inclusive favorisant l’emploi des personnes en situation de handicap. Vivez l'égalité professionnelle. Découvrez notre accord télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine.