Assistant.e département F/H

Framatome; Courbevoie; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Framatome, au sein du département Conception Cœur (DTIPC) de la Direction de l’Ingénierie, vous rejoignez une équipe d’environ 190 personnes et assurez l’assistanat administratif. Vous accueillez les nouveaux arrivants, mettez à jour les annuaires et organigrammes, suivez les notes de frais, les demandes d’accès, les réquisitions et les commandes, et organisez les réunions du département.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) et des logiciels SAP, CONCUR et

Qualifications

• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à communiquer.
• Proactivité, dynamisme et esprit d’équipe.
• Anglais intermédiaire requis et maîtrise des outils bureautiques.

Responsibilities

• Accueillir les nouveaux arrivants et gérer l’administratif.
• Mettre à jour annuaires et organigrammes des équipes.
• Suivre les activités administratives: notes de frais, demandes d’accès, badges.
• Créer et suivre les réquisitions, commandes et dépenses.
• Organiser des réunions départementales et évènements.
• Interface avec les services généraux (mobilier, déménagement).
• Gérer la documentation: notes Coedm3, diffusion.
• Contrôler les saisies mensuelles du temps des collaborateurs.
• Suivre KPI par section et soutenir l’excellence opérationnelle.

Skills

Rigueur

Organisation

Communication

Proactivité

Dynamisme

Esprit d’équipe

Écoute

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Outlook

Teams

SAP

CONCUR

COEDM3

Job description

Intégré.e au sein du département Conception Cœur (DTIPC) de la Direction de l’Ingénierie Framatome, vous prenez en charge l’assistanat d’une équipe d’environ 190 personnes constituée principalement d’ingénieur études, du jeune embauché à l’expert confirmé, et du management associé.

Le département est composé de 12 sections de 15 personnes chacune environ, dont 5 basées à Lyon.

Vous serez amené.e à traiter les missions suivantes (non exhaustif) :

• Accueillir les nouveaux arrivants sur le plan administratif selon les processus en vigueur (embauchés, stagiaires, alternants),
• Mettre à jour régulièrement les annuaires et organigrammes des équipes du département, suivi des effectifs, et documents support associé (dont page wiki),
• Assurer le suivi des activités administratives en support à l’ensemble des collaborateurs : ordres de mission, notes de frais, demandes d’accès, renouvellement de badge, calendrier des vacances, fiches de déménagement ou de changement d’entité,
• Assurer la création puis le suivi des réquisitions, demandes d'achat et commandes : création, saisie, suivi des dépenses…,
• Organiser des réunions : réunions de département, réunions techniques, évènements spécifiques au département…,
• Assurer l’interface avec les services généraux si besoin (demande de mobilier, déménagement,…),
• Gérer la documentation : création de notes Coedm3, diffusion,
• Contrôler les saisies mensuelles des temps des collaborateurs du département.

Vous pourrez aussi être amené à intervenir en support à la mise en œuvre de l’excellence opérationnelle auprès des chefs de section du département :

• Mettre à jour mensuellement des indicateurs de performance simples par section (KPI).

Cette liste de missions pourra être enrichie en fonction des besoins;

Profil

Votre rigueur, votre capacité à vous organiser et votre aptitude à communiquer vous permettront de mener de manière autonome et efficace ces missions.

Proactivité, dynamisme et esprit d’équipe seront également des atouts pour intégrer notre équipe.

Vous êtes à l’écoute pour accompagner au mieux les managers tout en étant force de proposition et sachant prendre des initiatives.

Vous maitrisez les principaux logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, teams).

Vous serez amené.e également à utiliser les logiciels SAP (facturation, imputation des heures), CONCUR (ordres de mission, notes de frais) et COEDM3 (gestion de la documentation).

Niveau d'anglais intermédiaire requis.