Assistant Appel d'Offres H/F

Région Nouvelle-Aquitaine; Bordeaux; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Région Nouvelle-Aquitaine recherche un assistant des chefs de projet et conducteurs de travaux pour renforcer l'équipe admin et projets. Vous assurez l'accueil téléphonique, organisez les rendez-vous et préparez les réunions, tout en gérant les dossiers techniques avec le directeur et les chefs de projet.

Vous contribuerez à la production et au suivi administratif, ainsi qu'à l'ouverture des opérations via BeCloud Affaires et PGI, dans un cadre dynamique d'ingénierie et d'études.

Qualifications

• Expérience d'au moins 5 ans en assistanat dans un bureau d'études ou une entreprise d'ingénierie.
• Capacité à coordonner des réunions et des dossiers administratifs techniques.

Responsabilités

• Effectue la détection des affaires et suit l'activité commerciale.
• Monter les réunions et entretiens de prospection avec les intervenants externes.
• Etablit les dossiers de candidatures et d'offres avec le soutien du Directeur et du chef de projet.
• Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
• Gère l'agenda du directeur et le suivi des réunions.
• Ouvre les nouvelles opérations dans BeCloud Affaires et PGI selon la procédure.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion d'agenda

Rédaction de compte-rendu

Outils

BeCloud Affaires

PGI

Description du poste

Responsabilités

• Effectue la détection des affaires par la lecture des revues spécialisées BOAMP, moniteurs, presse locale, participe au montage des équipes et au suivi commercial.
• Monte les réunions et entretiens de prospection commerciale avec les intervenants extérieurs (Architecte, entreprise, clients).
• Etablit les dossiers de candidatures et d'offres avec l'appui du Directeur, du responsable développement urbain, ou Chef de projet.
• Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
• Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions ou leur mise en page et envoi.
• Gère l'agenda du directeur.
• Ouvre les nouvelles opérations dans BeCloud Affaires et sous PGI en respectant la procédure.
• Gère la partie contractuel (enregistrement, suivi, relance), y compris sous-traitance de l'ensemble du centre de gestion.
• Assure le classement et l'archivage des dossiers de l'agence (papier, informatique) en appliquant les procédures existantes.
• Participe à des missions transversales (tableaux de suivi de partenaires, gestion des entretiens des locaux, du matériel commun, etc)

En tant qu'assistant des chefs de projet, conducteur de travaux

• Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
• Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions.
• Gère l'agenda des chefs de projet.
• Assure le volet qualitatif des dossiers produits et coordonne la production papier.

Profil recherché

• Expérience significative (minimum 5 ans) dans l'assistanat dans un bureau d'études ou une entreprise d'ingénierie.