Assistant Administratif Maitrise d'Oeuvre H/F

Région Nouvelle-Aquitaine; Bordeaux; Sur place; EUR 29 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Région Nouvelle-Aquitaine recherche un assistant des chefs de projet et conducteur de travaux pour épauler les équipes d'ingénierie. Vous assurez l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions, et vous participez au suivi administratif des dossiers.

Vous avez au moins 5 ans d'expérience dans l'assistanat en bureau d'études ou en ingénierie; vous gérez l'agenda des chefs de projet et assurez le volet qualitatif des dossiers produits, la production papier et l'archivage

Qualifications

• Expérience significative (minimum 5 ans) dans l'assistanat dans un bureau d'études ou une entreprise d'ingénierie.
• Maîtrise des procédures administratives et du suivi de projets.
• Bonne organisation et rigueur.

Responsabilités

• Effectue la détection des affaires et le suivi commercial.
• Montage des réunions et entretiens avec les intervenants extérieurs (Architecte, entreprise, clients).
• Établit les dossiers de candidatures et d'offres avec l'appui du Directeur, du responsable développement urbain, ou Chef de projet.
• Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
• Prise de notes et compte-rendu des réunions ou mise en page et envoi.
• Gère l'agenda du directeur.
• Ouvre les nouvelles opérations et suit les procédures.
• Gère le volet contractuel et l’archivage des dossiers.
• Classe et archive les dossiers de l'agence selon les procédures.
• Participe à des missions transversales (tableaux de suivi, entretien des locaux, matériel).
• Assure l'accueil et le suivi des chefs de projet et le volet qualité des dossiers produits.

Connaissances

Accueil téléphonique

Montage de réunions

Gestion agenda

Suivi administratif

Rédaction comptes rendus

Description du poste

Responsabilités

• Effectue la détection des affaires par la lecture des revues spécialisées BOAMP, moniteurs, presse locale, participe au montage des équipes et au suivi commercial.
• Monte les réunions et entretiens de prospection commerciale avec les intervenants extérieurs (Architecte, entreprise, clients).
• Etablit les dossiers de candidatures et d'offres avec l'appui du Directeur, du responsable développement urbain, ou Chef de projet.
• Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
• Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions ou leur mise en page et envoi.
• Gère l'agenda du directeur.
• Ouvre les nouvelles opérations dans BeCloud Affaires et sous PGI en respectant la procédure.
• Gère la partie contractuel (enregistrement, suivi, relance), y compris sous-traitance de l'ensemble du centre de gestion.
• Assure le classement et l'archivage des dossiers de l'agence (papier, informatique) en appliquant les procédures existantes.
• Participe à des missions transversales (tableaux de suivi de partenaires, gestion des entretiens des locaux, du matériel commun, etc)

En tant qu'assistant des chefs de projet, conducteur de travaux

• Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
• Peut assurer la prise de notes et le compte-rendu des réunions.
• Gère l'agenda des chefs de projet.
• Assure le volet qualitatif des dossiers produits et coordonne la production papier.

Profil recherché

• Expérience significative (minimum 5 ans) dans l'assistanat dans un bureau d'études ou une entreprise d'ingénierie.