ASSISTANT(E) TECHNIQUE H/F

Icade SA; Toulouse; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Icade SA recherche un Assistant Programmes sous la responsabilité du Directeur Opérationnel pour assurer l’ensemble des activités administratives des opérations, afin de garantir un niveau de service client conforme aux exigences de l’entreprise.

Le poste implique l’accompagnement des équipes lors des dépôts, le montage de dossiers, la gestion des contrats et le suivi des dossiers fonciers et de livraison, dans un cadre immobilier et BTP.

Qualifications

• Assistanat (BTS, IUT) souhaité, immobilier, comptabilité ou gestion.
• Idéalement expérience ou connaissance dans le secteur immobilier ou BTP.

Responsibilities

• Accompagner l’équipe programme lors du dépôt de PC et rassembler les dossiers de présentation et les pièces administratives.
• Participer au montage des dossiers d’appels d’offres et aux dossiers techniques et commerciaux pour les Comités d’Engagement et le Comité des Opérations.
• Suivre les dossiers fonciers, négociation et acquisition, et préparer les contrats des entreprises et prestataires.
• Assurer le suivi administratif des contrats bailleurs et la coordination avec les sous-traitants pendant les travaux.
• Préparer les livraisons et assurer le suivi jusqu’à l’après-vente.

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Sous l'autorité du Directeur Opérationnel, l’Assistant Programmes assure l’ensemble des activités administratives des opérations pour garantir un niveau de service client conformes aux exigences de la société.

Principales activités

Gestion Opérationnelle

• Accompagner l’équipe programme lors du dépôt de PC,
• Rassembler les dossiers de présentation de l’Ordre de Service et les dossiers marchés (pièces administratives, assurance)
• Participer au montage des dossiers d’appels d’offres
• Participer à la réalisation de l’ensemble des dossiers techniques et commerciaux pour les Comités d’Engagement et le Comité des Opérations
• Suivre les dossiers fonciers, de la négociation à l’acquisition
• Participer à l’établissement des contrats des entreprises et des prestataires (BET, Architecte…)
• Accompagner le Responsable Programme dans le suivi du bon déroulement technique des opérations
• Aider à la constitution du dossier notaire,
• Suivre l’ensemble des dossiers sous-traitants lors de la phase travaux
• Préparer les dossiers de livraisons
• Gérer le suivi administratif des contrats bailleurs
• Gérer les concessionnaires (mise en service, débranchement)

Gestion budgétaire

• Saisir les TMA (Travaux Modificatifs Acquéreurs) dans les outils de gestion budgétaire
• Vérifier et enregistrer les factures sur engagement
• Etablir les demandes de paiement, les bons de commande
• Préparer les déclarations aux compagnies d’assurance, les décomptes des situations et lettres de commandes
• Suivre les dépenses des opérations et les échéanciers

Relations avec les intervenants

• Etablir des relations avec les entreprises dans le cadre des TMA
• Aider les équipes programmes et le RRC (Responsable Relation Client) lors des différentes phases du projet (rdv des choix, visite cloison, livraison)
• Constituer les dossiers et assurer le suivi jusqu'à la livraison et l’après-vente
• Sous-traiter les réclamations des clients et les diffuser aux entreprises prestataires
• Gérer les planning et agenda de l’équipe programme

Assistanat (BTS, IUT), immobilier, comptabilité ou gestion.

Idéalement dans le secteur immobilier ou BTP (entreprise, maîtrise d’œuvre, bureau d’étude ou de pilotage).

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Spécialisation

Niveau d'expérience min. requis

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Languedoc-Roussillon-Midi-Pyrénées, Hérault (34)