Assistant administratif polyvalent F/H

Vakom Reunion; Saint-Gilles-les-Hauts; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Vakom Reunion recherche un(e) Coordinateur(trice) administratif et logistique pour accompagner les prestations et formations. Vous assurancesl les dossiers, la facturation et les relations avec les partenaires et bénéficiaires.

Vous gérez la logistique, les salles et les intervenants, tout en veillant à la qualité et à la conformité des processus. Le poste s’inscrit dans un cadre CDI à Saint-Gilles-les-Hauts, avec télétravail ponctuel possible et prise de poste en janvier 2027.

Qualifications

• Expérience en administration et coordination de formations.
• Maîtrise des outils numériques et des dossiers administratifs.
• Bonne organisation et fiabilité des informations.

Responsibilities

• Administrer les prestations et formations: dossiers, conventions, convocations et facturation.
• Organiser la logistique: calendriers, salles, accès, prestataires.
• Veiller à la qualité et à la conformité: preuves Qualiopi, indicateurs, réclamations.
• Contribuer à l’accessibilité et au service client.
• Assurer la saisie et fiabiliser les données sur Digiforma et OPCO.
• Soutenir l’équipe et la communication: documents, publications, administration d’événements.
• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier et des fournitures.

Skills

Administration

Coordination logistique

Gestion des données

Relation client

Tools

Digiforma

Plateformes partenaires

Job description

Ta contribution?

Tu occupes un rôle central : tu coordonnes les étapes administratives et logistiques, fiabilises les informations et facilites le quotidien des clients, bénéficiaires, consultants et partenaires. Tu ne fais pas « un peu de tout » : tu rends l’ensemble plus fluide, plus fiable et mieux organisé.

Tes principales missions

• Administrer les prestations, en particulier les formations : création et suivi des dossiers dans Digiforma, conventions, convocations, feuilles de présence, évaluations, attestations, pièces financeurs, clôture et préparation des éléments de facturation.
• Organiser la logistique : calendriers, salles, supports, accès, prestataires, accueil des participants et coordination avec les consultants.
• Contribuer à la qualité et à la conformité : tenue des preuves Qualiopi, suivi des indicateurs, anomalies, réclamations et actions d’amélioration, préparation des comités et audits.
• Contribuer à l’accessibilité : recueil des besoins, coordination des solutions avec l’équipe et les partenaires, suivi des adaptations et sensibilisation interne selon le rôle confié.
• Assurer la saisie et la fiabilité des données numériques : Digiforma et plateformes partenaires, OPCO notamment.
• Appuyer l’équipe et la communication : mise en forme de documents, actualisation d’informations en ligne, diffusion ponctuelle d’offres, gestion du volet administratif de certaines prestations, organisation d’événements, communication sur les Réseaux Sociaux.
• Participer au bon fonctionnement de l’agence : accueil téléphonique et physique, courrier, fournitures, environnement de travail et lien avec les prestataires.

Le cadre du poste

• Contrat : CDI — temps plein.
• Lieu : Saint-Gilles-Les-Hauts, l’Eperon, poste principalement présentiel en raison de l’accueil et de la logistique ; télétravail ponctuel autorisé.
• Rémunération : 2100€ brut mensuel selon expérience.
• Prise de poste : janvier 2027

Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Si tu as besoin d’un aménagement pour participer au recrutement ou exercer le poste, tu peux nous l’indiquer : nous étudierons les solutions possibles avec toi.

Mais au fait…Connais-tu Vakom ? www.vakom.fr