Assistant administratif polyvalent F/H : Notre Ange Gardien

Vakom; La Réunion; Hybrid; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Vakom Réunion recrute un Assistant administratif polyvalent F/H pour soutenir nos prestations et sécuriser le bon déroulement des missions. Le poste implique la coordination administrative et logistique, la fiabilisation des informations et l’accompagnement des clients, bénéficiaires et partenaires.

Lieu principal à Saint-Gilles-Les-Hauts (Réunion 974), rémunération 2100€ brut mensuel selon expérience, prise de poste janvier 2027, travail en présentiel avec possibilité de télétravail ponctuel.

Qualifications

• Expérience réussie en gestion administrative, idéalement dans la formation, le conseil ou les services.
• Excellente maîtrise rédactionnelle et une grande attention aux détails.
• Maîtrise des outils informatiques et autonomie sur les dossiers.
• Capacité à prioriser, relancer et clôturer les dossiers.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Aisance avec les outils numériques et utilisation responsable de l’IA.

Responsibilities

• Administrer les prestations, notamment les formations : dossiers, convocations et facturation.
• Organiser la logistique : calendriers, salles et coordination avec les consultants.
• Contribuer à la qualité et à la conformité : preuves Qualiopi et audits.
• Contribuer à l’accessibilité : recueil des besoins et adaptations.
• Assurer la saisie et la fiabilité des données sur Digiforma et plateformes partenaires.
• Appuyer l’équipe et la communication : rédaction de documents et diffusion d’offres.
• Accueillir téléphoniquement et physiquement, gestion courrier et fournitures.

Skills

Gestion administrative

Rédaction soignée

Prioriser et clôturer des dossiers

Confiance et confidentialité

Relation client et partenaires

Utilisation de l’IA

Organisation et logistique

Tools

Digiforma

Microsoft 365

Job description

Assistant administratif polyvalent F/H : Notre Ange Gardien

Référence RVAK26 Contrat CDI Localisation 974 - La Réunion Secteur - Fonction H7 Assistant(e) administratif(ve)

Contexte du recrutement et définition de poste

Vakom Réunion accompagne les entreprises et les professionnels dans leurs enjeux de relations et de ressources humaines : formation, recrutement, coaching, conseil RH, orientation professionnelle et valorisation du capital humain. Notre équipe de 8 personnes partage une même exigence : proposer des accompagnements utiles, personnalisés et soigneusement réalisés, dans un cadre professionnel où le plaisir de travailler ensemble compte réellement.

Pour soutenir l’équipe et sécuriser le bon déroulement de nos prestations, nous recrutons notre nouvel Ange Gardien : un Assistant administratif polyvalent F/H.

Tu occupes un rôle central : tu coordonnes les étapes administratives et logistiques, fiabilises les informations et facilites le quotidien des clients, bénéficiaires, consultants et partenaires. Tu ne fais pas « un peu de tout » : tu rends l’ensemble plus fluide, plus fiable et mieux organisé.

Tes principales missions

• Administrer les prestations, en particulier les formations : création et suivi des dossiers dans Digiforma, conventions, convocations, feuilles de présence, évaluations, attestations, pièces financeurs, clôture et préparation des éléments de facturation.
• Organiser la logistique : calendriers, salles, supports, accès, prestataires, accueil des participants et coordination avec les consultants.
• Contribuer à la qualité et à la conformité : tenue des preuves Qualiopi, suivi des indicateurs, anomalies, réclamations et actions d’amélioration, préparation des comités et audits.
• Contribuer à l’accessibilité : recueil des besoins, coordination des solutions avec l’équipe et les partenaires, suivi des adaptations et sensibilisation interne selon le rôle confié.
• Assurer la saisie et la fiabilité des données numériques : Digiforma et plateformes partenaires, OPCO notamment.
• Appuyer l’équipe et la communication : mise en forme de documents, actualisation d’informations en ligne, diffusion ponctuelle d’offres, gestion du volet administratif de certaines prestations, organisation d’événements, communication sur les Réseaux Sociaux.
• Participer au bon fonctionnement de l’agence : accueil téléphonique et physique, courrier, fournitures, environnement de travail et lien avec les prestataires.

Profil recherché

Ce que nous recherchons

• Une expérience réussie en gestion administrative, idéalement dans la formation, le conseil ou les services.
• Une excellente maîtrise rédactionnelle et une vraie attention aux détails.
• Une bonne maîtrise des outils informatiquesMicrosoft 365, la connaissance de Digiforma ou d’un logiciel de gestion de formation qui serait un plus, pas un prérequis absolu.
• La capacité à prioriser, anticiper, relancer, alerter et aller jusqu’à la clôture d’un dossier.
• Une relation simple et professionnelle avec des interlocuteurs variés, le sens du service et le respect strict de la confidentialité.
• Une aisance avec les outils numériques et une utilisation responsable de l’IA.

Le cadre du poste

• Lieu : Saint-Gilles-Les-Hauts, l’Eperon, poste principalement présentiel en raison de l’accueil et de la logistique ; télétravail ponctuel autorisé.
• Rémunération : 2100€ brut mensuel selon expérience.
• Prise de poste : janvier 2027

Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Si tu as besoin d’un aménagement pour participer au recrutement ou exercer le poste, tu peux nous l’indiquer : nous étudierons les solutions possibles avec toi.