Assistant administratif des régies (H/F)

Ville de Sartrouville; Sartrouville; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Participation aux frais de transport

Télétravail possible

Activités sportives gratuites

Résumé du poste

La Ville de Sartrouville recherche un assistant administratif pour gérer des affaires bureaucratiques et assister le directeur. Le candidat idéal doit avoir un Baccalauréat minimum, ainsi qu'une expérience en assistanat de gestion.

Les responsabilités incluront la gestion des documents, le suivi des activités de la direction et une forte interaction avec diverses parties prenantes. Le poste offre des avantages comme la possibilité de télétravail et un soutien financier aux transports.

Qualifications

• Formation ou expérience en assistanat de direction ou assistanat de gestion.
• Très bonnes capacités rédactionnelles (orthographe, syntaxe, présentation).
• Première expérience dans le domaine du BTP.

Responsabilités

• Assister le directeur dans la gestion quotidienne et les tâches administratives.
• Organiser l’agenda du directeur et suivre les activités de la direction.
• Participer à la gestion budgétaire et à l’édition des bons de commande.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Capacités rédactionnelles

Connaissance d'outils bureautiques

Organisation

Gestion du temps

Aisance relationnelle

Formation

Baccalauréat minimum

Outils

Word

Excel

Outlook

Logiciels comptables

Description du poste

Description de la mission :

• 1. Assistanat administratif et bureautique
  • Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique;
  • Prendre des notes et rédiger tous types de courriers, comptes rendus et documents administratifs;
  • Saisir, mettre en forme et mettre à jour des documents de nature variée;
  • Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire du service.
• 2. Organisation et suivi des activités de la Direction
  • Tenir l’agenda du Directeur et organiser les rendez‑vous, réunions et déplacements;
  • Préparer les réunions : ordre du jour, transmission de documents, logistique;
  • Participer au suivi des projets et des priorités de la Direction;
  • Renseigner les tableaux de suivi des activités du service.
• 3. Gestion budgétaire et suivi comptable
  • Participer au suivi de l’exécution budgétaire du service;
  • Éditer des bons de commande, assurer la saisie des engagements;
  • Contrôler et assurer le suivi des factures;
  • Saisir sur le logiciel comptable le budget alloué à la Direction.
• 4. Accueil, communication et interface avec les interlocuteurs
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat;
  • Filtrer, recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques;
  • Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes selon leur demande;
  • Assurer un rôle d’interface entre le Directeur, les chefs de service, les agents, les partenaires et les services municipaux.

Description du profil :

• Niveau d’études : Niveau 4 (Baccalauréat) minimum;
• Formation ou expérience en assistanat de direction ou assistanat de gestion;
• Maîtrise des techniques de secrétariat : prise de notes, rédaction, mise en forme;
• Très bonnes capacités rédactionnelles (orthographe, syntaxe, présentation);
• Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels comptables;
• Compétences en organisation, gestion du temps et suivi administratif.
• Sens du service public, rigueur et discrétion professionnelle;
• Première expérience dans le domaine du BTP;
• Très bonne capacité d’adaptation et réactivité dans un environnement dynamique;
• Aisance relationnelle et sens des relations humaines;
• Capacité à travailler en autonomie tout en collaborant étroitement avec la Direction;
• Disponibilité et sens aigu de la confidentialité.

Conditions de travail et avantages :

• Poste ouvert au cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux par voie de mutation, détachement ou contractuelle;
• Temps de travail: 39 heures par semaine avec horaires variables;
• Rémunération statutaire, RIFSEEP et CIA;
• Congés annuels et 22 RTT;
• Possibilité de télétravail;
• Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun;
• Possibilité de participation mutuelle et prévoyance;
• Présence d’un frigo connecté avec participation employeur de 3 € par jour sur la prestation;
• Politique dynamique de formation;
• Possibilité d’activités sportives gratuites sur le temps du midi;