ASSISTANT.E DE DIRECTION - RESPONSABLE ADMINISTRATIF & FINANCIER H/F

Aubervilliers; Aubervilliers; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CNAS prestations

RTT et congés annuels

Participation au transport (75%)

Résumé du poste

Aubervilliers recherche un chargé/chargée de secrétariat et organisation du directeur pour assurer l'optimisation de son activité et seconder dans les tâches administratives. Vous organisez l'agenda, les déplacements, prenez des notes et assurez la gestion du courrier et des communications.

Vous aurez des responsabilités budgétaires et contribuerez à l'analyse et au suivi des marchés publics, avec une approche discrète et autonome dans un cadre public.

Qualifications

• Connaissances des collectivités territoriales, du service public
• Compétence en matière de gestion des ressources humaines
• Outils bureautiques
• Gestion administrative et financière
• Normes rédactionnelles
• Méthode de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Veille informationnelle
• Veille réglementaire
• Organisation d'évènements
• Discrétion et devoir de confidentialité.
• Sens du service public
• Rigoureux et autonome.
• Sens de l’initiative, curiosité intellectuelle.
• Sens des relations humaines.

Responsabilités

• Vous organisez l'agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
• Vous rappelez les informations importantes et transmettez les messages
• Vous organisez les déplacements du directeur
• Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de courriers
• Vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers
• Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers
• Vous intégrez les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Vous recherchez et diffusez les informations
• Vous gérez le courrier de la direction
• Vous renseignez les interlocuteurs et relayez si nécessaire

Connaissances

Gestion administrative

Discrétion

Rigueur

Autonomie

Sens du service public

Gestion des ressources humaines

Veille réglementaire

Organisation d'évènements

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Réf. CS/ADDRAF/452/2026

Type de contrat Emploi

Vous êtes charge de l’organisation professionnelle du directeur, d’optimiser son activité, de le seconder dans les tâches administratives, de réceptionner le courrier, d’y répondre, de gérer les appels téléphoniques et sa communication.

Activités

Vos missions principales:

Vous organisez l'agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités du directeur

Vous rappelez les informations importantes et transmettez les messages

Vous organisez les déplacements du directeur

Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de courriers

Vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers

Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers

Vous intégrez les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

Vous recherchez et diffusez les informations

Vous gérez le courrier de la direction

Vous renseignez les interlocuteurs et relayez si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

Vous adaptez votre discours en fonction de l'interlocuteur

Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Vous prenez des notes lors des réunions et rédigez les comptes rendus

Vos missions secondaires:

Vous procédez à l’élaboration du budget, à l’analyse statistique et prospective de la direction

Vous gérez et exécutez le budget de fonctionnement et d’investissement

Vous assurez le suivi des marchés publics en collaboration avec les chefs de service.

Vous maitrisez les opérations comptables et recherche de financements

Vous optimisez les achats

Connaissances et capacités

• Connaissances des collectivités territoriales, du service public
• Compétence en matière de gestion des ressources humaines
• Outils bureautiques
• Gestion administrative et financière
• Normes rédactionnelles
• Méthode de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Veille informationnelle
• Veille réglementaire
• Organisation d'évènements
• Discrétion et devoir de confidentialité.
• Sens du service public
• Rigoureux et autonome.
• Sens de l’initiative, curiosité intellectuelle.
• Sens des relations humaines.

Conditions du poste

• Cadre d’emploi catégorie B
• Poste permanent à temps complet soit 37h30 par semaine (ouvrant droit à 15 jours de RTT)
• Poste à pourvoir dès que possible
• Secret professionnel et obligation de réserve
• Participation au transport (75%)
• Compte épargne temps
• 15 jours de RTT + 25 jours de congés annuels
• Salaire en fonction des grilles Fonction Publique Territoriale + primes (SFT , primes semestrielles, primes sur objectifs...)
• Comité National des Actions Sociales (CNAS) : cinéma, spectacles, sorties culturelles, voyages, sport...