Assistant(e) du Directeur Général des Services H/F

Cyrillus; Chalon-sur-Saône; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés payés dès la première année

Participation aux frais de transport à hauteur de 75%

Protection sociale complémentaire obligatoire

Résumé du poste

Cyrillus recherche un(e) Assistant(e) du Directeur Général des Services à Chalon-sur-Saône. Vous serez responsable de l'assistance administrative, organisationnelle et logistique, en charge de la gestion des communications et de l'agenda du Directeur. Vous devez maîtriser les outils bureautiques, avoir d'excellentes capacités rédactionnelles, et être organisé(e). Le poste est proposé sous CDD de 12 mois, renouvelable, avec participation aux frais de transport en commun et protection sociale complémentaire obligatoire.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Bonne gestion des priorités et organisation.

Responsabilités

• Assistance administrative et logistique au Directeur Général des Services.
• Préparation des dossiers pour les réunions et participation.
• Gestion de l'agenda et des déplacements du DGS.

Connaissances

Outils bureautiques

Capacités rédactionnelles

Gestion des priorités

Sténodactylographie

Outils

Kolok

Incovar

Description du poste

Assistant(e) du Directeur Général des Services H/F

Missions principales

Rattaché(e) au Directeur Général des Services (DGS), vous assurez une assistance administrative, organisationnelle et logistique essentielle au bon fonctionnement de la direction et à la circulation de l’information.

Activités principales

Gestion administrative et communication

• Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs
• Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok
• Classement et archivage des documents (papier et numérique)
• Mise en place et suivi de tableaux de bord
• Gestion de l’agenda du DGS
• Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)
• Organisation des déplacements du DGS et du Comité de direction
• Élaboration et suivi des plannings et congés (logiciel Incovar)

Appui aux instances de direction

• Préparation des dossiers pour les réunions (ordres du jour, comptes rendus …)
• Participation aux réunions du Comité de direction

Interface et coordination

• Accueil et interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes

Gestion spécifique et logistique

• Traitement des avis de contraventions des collectivités
• Suivi des badges et cartes de stationnement (Q-Park)
• Gestion des télécommandes de parking
• Suivi des contrats et facturations liés aux dossiers du DGS
• Gestion des fournitures administratives
• Référent(e) logiciels (Kolok, Incovar) et registre santé sécurité au travail

Savoir-faire

• Vous maîtrisez les outils bureautiques et logiciels métiers
• Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles
• Vous êtes organisé(e) et vous avez une bonne gestion des priorités
• Votre suivi administratif est rigoureux
• Prise de note sténodactylographie appréciée

Savoir être

• Vous êtes une personne discrète et mettez un point d'honneur à la confidentialité
• Vous avez un sens du relationnel
• Vous êtes réactif(ve) et vous travaillez en autonomie

Autres informations

• Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale
• Cadre d'emplois des rédacteurs ( catégorie B)
• Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 12 mois sur emploi permanent, renouvelable)
• Congés payés dès la première année
• Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101 €)
• Protection sociale complémentaire obligatoire