Vorstandssekretär*in (m/w/d)

Lebenshilfe Aichach; Bayern; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Die Lebenshilfe Aichach-Friedberg sucht eine engagierte Fachkraft für direkte Vorstandsunterstützung und Assistenz im Verwaltungsbereich. Zu den Aufgaben gehören proaktive Assistenz des Vorstands, Korrespondenz mit Kostenträgern und Behörden sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben.

Zusätzlich koordinieren Sie den Schultransport, verwalten den vereinseigenen Fuhrpark, unterstützen den Einkauf und betreuen Versicherungen sowie Mitglieder. Erfahrungen im sozialen Sektor sind wünschenswert.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung im Sekretariat, Assistenz oder Verwaltung, idealerweise im sozialen Bereich.
• Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil; behält bei Parallelaufgaben den Überblick.
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten; sichere MS-Office Kenntnisse.

Responsibilities

• Vorstandsassistenz: proaktive administrative Unterstützung des Vorstands.
• Schnittstellenkommunikation & Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Partnern.
• Sekretariatsaufgaben: Terminmanagement, Postbearbeitung, Besprechungsvor- und -nachbereitung.
• Logistik: Organisation des Schülertransports, Fuhrparkverwaltung, zentraler Einkauf.
• Vereinsverwaltung: Versicherungen, Mitgliederbetreuung, Vereinsadministration.
• Veranstaltungsmanagement: Planung, Vorbereitung und Durchführung interner/externer Events, Empfangsvertretung.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

MS-Office Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Die Lebenshilfe Aichach-Friedberg unterhält ein privates Förderzentrum mit dem Förderschwerpunkt geistige Entwicklung mit Schulvorbereitender Einrichtung, eine Heilpädagogische Tagesstätte, eine Sonderpädagogische Tagesstätte, Kindertagesstätten, einen Bereich Offene Hilfen, eine Tagesstruktur für Menschen aus dem Autismusspektrum sowie Wohnstätten für geistig behinderte Erwachsene.

Direkte Unterstützung des Vorstands & Assistenz

• Vorstandsassistenz: Sie übernehmen die proaktive administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenkommunikation & Korrespondenz: Sie führen die professionelle Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie das Terminmanagement, die Postbearbeitung sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.

Logistik & Fuhrparkmanagement

• Koordination der Schülerbeförderung: Sie übernehmen die verantwortungsvolle Organisation und laufende Koordination des Schülertransports und fungieren dabei als Schnittstelle zwischen den Einrichtungsleitungen und dem Beförderungsunternehmen.
• Fuhrparkverwaltung: Sie steuern und verwalten den vereinseigenen Fuhrpark (u. a. Wartungstermine, Schadensabwicklung, Dokumentation).
• Einkaufskoordination: Sie koordinieren und steuern die internen Abläufe und die Zuständigkeiten der Mitarbeitenden für den zentralen Einkauf.

Spezifische Sach- & Vereinsverwaltung

• Versicherungsmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich die Sachversicherungen des Vereins und sind Ansprechpartner*in bei Schadensfällen.
• Mitgliederbetreuung: Sie übernehmen die vollständige Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften und pflegen die dazugehörigen Datenbanken.
• Vereinsadministration: Sie erledigen allgemeine administrative Aufgaben, die den Verein betreffen, in enger und kollegialer Zusammenarbeit mit den angrenzenden Fachbereichen.

Veranstaltungsmanagement & Teamintegration

• Event-Organisation: Sie unterstützen aktiv bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Vereinsveranstaltungen.
• Team-Support: Bei Bedarf übernehmen Sie die Vertretung der Kolleg*innen am Empfang und sichern so das freundliche „Aushängeschild“ unserer Geschäftsstelle.
• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär*in, Hotelkauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor oder Vereinswesen.
• Arbeitsweise: Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, auch bei parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.
• IT-Skills: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel)

Nachweis über einen ausreichenden Masernschutz (geboren ab 01.01.1971) gemäß

• 20 Absatz 9, Infektionsschutzgesetz (IfSG).