Assistenz des Vorstands und Office Manager:in (m/w/d)

Kindersprachbrücke Jena e. V.; Jena; On-site; EUR 31,000 - 35,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Jobticket

Weiterbildungsmöglichkeiten

Fahrradleasing

Job summary

Kindersprachbruecke sucht eine Assistenz des Vorstands und Office Manager:in (m/w/d) zur Unterstützung des Vorstands und der Verwaltung. Quereinsteiger willkommen; strukturierte Arbeitsweise und Diskretion wichtig.

Sie arbeiten eigenständig, digital und mit Outlook, Word und Excel. Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet, 30–35 Wochenstunden, mit monatlicher Vergütung zwischen 2.742,46 und 3.139,83 Euro brutto.

Qualifications

• Erfahrung in organisatorischen oder administrativen Aufgaben
• Selbstständige Arbeitsorganisation und Prioritätensetzung
• Umgang mit vertraulichen Informationen, Diskretion sicherstellen

Responsibilities

• Büroorganisation: Du bearbeitest das zentrale Mail-Postfach, Telefon, Gästeempfang und Schriftverkehr und sorgst für übersichtliche Ablagen.
• Vorstandsassistenz: Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen und Unterlagen vor, erstellst Protokolle und behältst Aufgaben und Fristen im Blick.
• Interne Organisation: Du unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung von Schulungen und kleineren Veranstaltungen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du erstellst Ausgangsrechnungen, prüfst Eingangsrechnungen und Kassenbelege auf Vollständigkeit, holst Freigaben ein und buchst Belege nach festgelegten Vorgaben.

Skills

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Diskretion

Strukturierte Arbeitsweise

Zahlenaffinität

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Worum es geht

Damit unsere Arbeit für Kinder, Jugendliche und Familien gelingt, braucht es eine verlässliche Organisation im Hintergrund. Zur Unterstützung unseres Vorstands und unserer Verwaltung suchen wir dich als Assistenz des Vorstands und Office Manager:in (m/w/d).

Quereinsteiger:innen sind herzlich willkommen! Du benötigst weder eine Ausbildung in der Buchhaltung noch Erfahrung als Vorstandsassistenz. Wichtiger sind uns Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Diskretion, eine strukturierte Arbeitsweise und Freude am Umgang mit Zahlen. In die vorbereitende Buchhaltung arbeiten wir dich Schritt für Schritt ein – mit klaren Abläufen und Unterstützung durch unser Finanzteam.

Aufgaben

• Büroorganisation: Du bearbeitest das zentrale Mail-Postfach, übernimmst Telefon, Gästeempfang und Schriftverkehr und sorgst für übersichtliche Ablagen.
• Vorstandsassistenz: Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen und Unterlagen vor, erstellst Protokolle und behältst vereinbarte Aufgaben und Fristen im Blick.
• Interne Organisation: Du unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung von Schulungen und kleineren Veranstaltungen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du erstellst Ausgangsrechnungen, prüfst Eingangsrechnungen und Kassenbelege auf Vollständigkeit, holst Freigaben ein und buchst Belege nach festgelegten Vorgaben.

Wir suchen

• Du hast bereits organisatorische oder administrative Aufgaben übernommen – dein beruflicher Hintergrund darf dabei ganz unterschiedlich sein.
• Du organisierst deinen Arbeitsalltag selbstständig, setzt Prioritäten und behältst Termine und offene Aufgaben im Blick.
• Du arbeitest sorgfältig und umsichtig, hältst Absprachen zuverlässig ein und fragst bei Unklarheiten rechtzeitig nach.
• Du behandelst vertrauliche Informationen diskret und bleibst auch bei mehreren gleichzeitigen Anfragen freundlich und verbindlich.
• Du arbeitest gern digital. mit Zahlen und nutzt Outlook, Word und Excel sicher für alltägliche Büroaufgaben.
• Du bist bereit, dich in unsere Abläufe und Programme einzuarbeiten und Neues zu lernen.

Wir bieten

• Eine vielseitige und sinnstiftende Tätigkeit in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstand
• Eine auf zwei Jahre befristete Anstellung mit 30–35 Wochenstunden und Jahresarbeitszeitkonto
• Eine monatliche Vergütung von 2.742,46 bis 3.139,83 Euro brutto bei 35 Wochenstunden, abhängig von deiner einschlägigen Berufserfahrung
• 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche Sonderurlaubstage
• Eine strukturierte Einarbeitung und auf deine Aufgaben abgestimmte Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Fahrradleasing und Jobticket
• Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg:innen unterschiedlicher Fachrichtungen
• Raum für eigene Ideen und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung unserer Verwaltungsabläufe