Vorstandssekretär*in (m/d/w)

Lebenshilfe für Menschen mit geistiger Behinderung – Landesverband Bayern e.V.; Aichach; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

TVöD-Orientierung

Therefore betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Die Lebenshilfe für Menschen mit geistiger Behinderung – Landesverband Bayern e.V. sucht eine administrative Unterstützung im Team.

Ihre Aufgaben umfassen Vorstandsassistenz, Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Partnern, sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Terminmanagement, Postbearbeitung und Vorbereitung von Meetings. Sie koordinieren den Schülertransport, verwalten den vereinseigenen Fuhrpark, steuern den zentralen Einkauf und betreuen Versicherungen und Mitglieder.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung im Sekretariat/Assistenz/Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Direkte Unterstützung des Vorstands und Assistenz im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenkommunikation mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• Koordination der Schülerbeförderung und Fuhrparkverwaltung.
• Vereinsverwaltung, Versicherungsmanagement und Mitgliederbetreuung.
• Veranstaltungsorganisation und Team-Support am Empfang.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Freundliches Auftreten

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Ihre Aufgaben:

Direkte Unterstützung des Vorstands & Assistenz

• Vorstandsassistenz: Sie übernehmen die proaktive administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenkommunikation & Korrespondenz: Sie führen die professionelle Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie das Terminmanagement, die Postbearbeitung sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.

Logistik & Fuhrparkmanagement

• Koordination der Schülerbeförderung: Sie übernehmen die verantwortungsvolle Organisation und laufende Koordination des Schülertransports und fungieren dabei als Schnittstelle zwischen den Einrichtungsleitungen und dem Beförderungsunternehmen.
• Fuhrparkverwaltung: Sie steuern und verwalten den vereinseigenen Fuhrpark (u. a. Wartungstermine, Schadensabwicklung, Dokumentation).
• Einkaufskoordination: Sie koordinieren und steuern die internen Abläufe und die Zuständigkeiten der Mitarbeitenden für den zentralen Einkauf.

Spezifische Sach- & Vereinsverwaltung

• Versicherungsmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich die Sachversicherungen des Vereins und sind Ansprechpartner*in bei Schadensfällen.
• Mitgliederbetreuung: Sie übernehmen die vollständige Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften und pflegen die dazugehörigen Datenbanken.
• Vereinsadministration: Sie erledigen allgemeine administrative Aufgaben, die den Verein betreffen, in enger und kollegialer Zusammenarbeit mit den angrenzenden Fachbereichen.

Veranstaltungsmanagement & Teamintegration

• Event-Organisation: Sie unterstützen aktiv bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Vereinsveranstaltungen.
• Team-Support: Bei Bedarf übernehmen Sie die Vertretung der Kolleg*innen am Empfang und sichern so das freundliche „Aushängeschild“ unserer Geschäftsstelle.

Ihr Profil::

Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär*in, Hotelkauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.

Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor oder Vereinswesen.

Arbeitsweise: Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, auch bei parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten.

Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.

IT-Skills: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel etc,)

Unser Angebot::

• Ein vielseitiges, abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.
• Ein krisensicherer Arbeitsplatz in einem sinnstiftenden und sozialen Umfeld.
• Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung (orientiert am TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge.
• Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf.
• Ein herzliches, kollegiales Team, das Sie fundiert einarbeitet.