Vorstandssekretär*in (m/w/d)

Lebenshilfe Aichach; Bayern; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Die Lebenshilfe Aichach ist auf der Suche nach einer engagierten Assistenz mit Schwerpunkt Vorstandsunterstützung, Organisation des Sekretariats und Koordination von Verwaltungsabläufen. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, den Abteilungen und externen Partnern zusammen und übernehmen Aufgaben rund um Terminplanung, Korrespondenz und Berichte.

Zusätzlich koordinieren Sie die Schülerbeförderung, verwalten den Fuhrpark, übernehmen Einkaufskoordination und betreuen Vereinsdaten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung im Sekretariat, Assistenz oder Verwaltung.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse (Word/Excel) und organisatorische Fähigkeiten.

Responsibilities

• Vorstandsassistenz: proaktive administrative Unterstützung im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenkommunikation mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie Terminmanagement, Postbearbeitung und Besprechungsvorbereitung.

Skills

Schnittstellenkommunikation

Sekretariatsarbeit

Verwaltungsunterstützung

Teamkoordination

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Excel

Word

Job description

Die Lebenshilfe Aichach-Friedberg unterhält ein privates Förderzentrum mit dem Förderschwerpunkt geistige Entwicklung mit Schulvorbereitender Einrichtung, eine Heilpädagogische Tagesstätte, eine Sonderpädagogische Tagesstätte, Kindertagesstätten, einen Bereich Offene Hilfen, eine Tagesstruktur für Menschen aus dem Autismusspektrum sowie Wohnstätten für geistig behinderte Erwachsene.

Direkte Unterstützung des Vorstands & Assistenz

• Vorstandsassistenz: Sie übernehmen die proaktive administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenkommunikation & Korrespondenz: Sie führen die professionelle Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie das Terminmanagement, die Postbearbeitung sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.

Logistik & Fuhrparkmanagement

• Koordination der Schülerbeförderung: Sie übernehmen die verantwortungsvolle Organisation und laufende Koordination des Schülertransports und fungieren dabei als Schnittstelle zwischen den Einrichtungsleitungen und dem Beförderungsunternehmen.
• Fuhrparkverwaltung: Sie steuern und verwalten den vereinseigenen Fuhrpark (u. a. Wartungstermine, Schadensabwicklung, Dokumentation).
• Einkaufskoordination: Sie koordinieren und steuern die internen Abläufe und die Zuständigkeiten der Mitarbeitenden für den zentralen Einkauf.

Spezifische Sach- & Vereinsverwaltung

• Versicherungsmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich die Sachversicherungen des Vereins und sind Ansprechpartner*in bei Schadensfällen.
• Mitgliederbetreuung: Sie übernehmen die vollständige Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften und pflegen die dazugehörigen Datenbanken.
• Vereinsadministration: Sie erledigen allgemeine administrative Aufgaben, die den Verein betreffen, in enger und kollegialer Zusammenarbeit mit den angrenzenden Fachbereichen.

Veranstaltungsmanagement & Teamintegration

• Event-Organisation: Sie unterstützen aktiv bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Vereinsveranstaltungen.
• Team-Support: Bei Bedarf übernehmen Sie die Vertretung der Kolleg*innen am Empfang und sichern so das freundliche „Aushängeschild“ unserer Geschäftsstelle.
• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär*in, Hotelkauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor oder Vereinswesen.
• Arbeitsweise: Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, auch bei parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.
• IT-Skills: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel)

Nachweis über einen ausreichenden Masernschutz (geboren ab 01.01.1971) gemäß

• 20 Absatz 9, Infektionsschutzgesetz (IfSG).