Vorstandssekretär*in (m/d/w)

Lebenshilfe für Menschen mit Behinderung; Aichach; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich (1 Tag bei 5-Tage-W

Flexible Arbeitszeiten

Krisensicherer Arbeitsplatz

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Die Lebenshilfe für Menschen mit Behinderung in Bayern sucht eine engagierte Vorstandsassistenz, die das Vorstandsteam administrativ stärkt und als zentrale Schnittstelle zu Kostenträgern, Behörden und Partnern agiert. Zu Ihrem Aufgabenfeld gehört die Organisation des Büroalltags, die Koordination des Schülertransports, das Fuhrparkmanagement sowie die Vereinsverwaltung und Event-Organisation.

Teamgeist und Verlässlichkeit sind dabei zentral.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor oder Vereinswesen.
• Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil mit Blick für parallel anfallende Aufgaben.
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.

Responsibilities

• Direkte Unterstützung des Vorstands und Assistenz im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenkommunikation und Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• Terminmanagement, Postbearbeitung und Vor-/Nachbereitung von Besprechungen.
• Koordination der Schülerbeförderung und Schnittstelle zur Beförderungsfirma.
• Fuhrparkverwaltung inklusive Wartungstermine und Dokumentation.
• Zentraler Einkauf: interne Abläufe und Zuständigkeiten der Mitarbeitenden.
• Versicherungsmanagement der Sachversicherungen des Vereins.
• Mitgliederbetreuung und Pflege der Mitgliederdatenbanken.
• Vereinsadministration in enger Zusammenarbeit mit angrenzenden Fachbereichen.
• Event-Organisation und Team-Support am Empfang.

Skills

Organisationsstalent

Kommunikationsstärke

Zuverlässigkeit

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Das erwartet Sie bei uns: Ihr Aufgabengebiet

• Direkte Unterstützung des Vorstands & Assistenz
• Vorstandsassistenz: Sie übernehmen die proaktive administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenkommunikation & Korrespondenz: Sie führen die professionelle Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie das Terminmanagement, die Postbearbeitung sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.

Logistik & Fuhrparkmanagement

• Koordination der Schülerbeförderung: Sie übernehmen die verantwortungsvolle Organisation und laufende Koordination des Schülertransports und fungieren dabei als Schnittstelle zwischen den Einrichtungsleitungen und dem Beförderungsunternehmen.
• Fuhrparkverwaltung: Sie steuern und verwalten den vereinseigenen Fuhrpark (u. a. Wartungstermine, Schadensabwicklung, Dokumentation).
• Einkaufskoordination: Sie koordinieren und steuern die internen Abläufe und die Zuständigkeiten der Mitarbeitenden für den zentralen Einkauf.

Spezifische Sach & Vereinsverwaltung

• Versicherungsmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich die Sachversicherungen des Vereins und sind Ansprechpartner*in bei Schadensfällen.
• Mitgliederbetreuung: Sie übernehmen die vollständige Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften und pflegen die dazugehörigen Datenbanken.
• Vereinsadministration: Sie erledigen allgemeine administrative Aufgaben, die den Verein betreffen, in enger und kollegialer Zusammenarbeit mit den angrenzenden Fachbereichen.

Veranstaltungsmanagement & Teamintegration

• Event-Organisation: Sie unterstützen aktiv bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Vereinsveranstaltungen.
• Team-Support: Bei Bedarf übernehmen Sie die Vertretung der Kolleg*innen am Empfang und sichern so das freundliche „Aushängeschild“ unserer Geschäftsstelle.

Das bringen Sie mit: Ihr Profil

• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär*in, Hotelkauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor oder Vereinswesen.
• Arbeitsweise: Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, auch bei parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.
• IT-Skills: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel,

Das bieten wir Ihnen: Ihre Benefits

• Ein vielseitiges, abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.
• Ein krisensicherer Arbeitsplatz in einem sinnstiftenden und sozialen Umfeld.
• Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung (orientiert am TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge.
• Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf.
• Ein herzliches, kollegiales Team, das Sie fundiert einarbeitet.
• Homeoffice möglich (1 Tag bei einer 5-Tage-Woche)