Vorstandsassistenz (m/w/d)

Arbeitsagentur; München; Vor Ort; EUR 42.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Arbeitsagentur in München sucht eine assistenzorientierte Fachkraft zur Unterstützung des Vorstands. Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination von Vorstandsterminen, die Erstellung von Entscheidungsunterlagen, Protokollen und vertraulichen Unterlagen sowie die Bearbeitung der Korrespondenz.

Sie überwachen Kosten- und Ertragsbudgets, optimieren organisatorische Prozesse im Vorstandssekretariat und unterstützen Gremienarbeiten einschließlich Organisation von Sitzungen.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste relevante Berufserfahrung im Assistenzbereich oder in vertriebsunterstützenden Funktionen
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie Sicherheit in der Erstellung von Geschäftskorrespondenz und Protokollen
• Erfahrung in der Organisation und Koordination von Veranstaltungen wünschenswert
• Sicheres, souveränes und professionelles Auftreten
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, hohe Zuverlässigkeit und Kommunikationsstärke
• Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Aufgaben

• Koordination und Vorbereitung von Vorstandsterminen sowie Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsunterlagen, Protokollen und vertraulichen Unterlagen
• Bearbeitung der Korrespondenz sowie Beschaffung, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen
• Überwachung der Kosten- und Ertragsbudgets sowie Kontrolle der entsprechenden Ertrags- und Aufwandsbuchungen
• Gestaltung und Optimierung organisatorischer Prozesse im Vorstandssekretariat sowie Koordination der Zusammenarbeit an den Schnittstellen zum Vorstand
• Unterstützung des Vorstands bei der internen und externen Gremienarbeit, insbesondere bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen sowie der Organisation von Sitzungen und Kundenveranstaltungen
• Eigenständige Koordination der Bearbeitung von Kundenbeschwerden

Kenntnisse

Souveränes Auftreten

Kommunikationsstärke

Organisationsvermögen

Zuverlässigkeit

Schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

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Ihre Aufgaben

• Koordination und Vorbereitung von Vorstandsterminen sowie Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsunterlagen, Protokollen und vertraulichen Unterlagen
• Bearbeitung der Korrespondenz sowie Beschaffung, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen
• Überwachung der Kosten- und Ertragsbudgets sowie Kontrolle der entsprechenden Ertrags- und Aufwandsbuchungen
• Gestaltung und Optimierung organisatorischer Prozesse im Vorstandssekretariat sowie Koordination der Zusammenarbeit an den Schnittstellen zum Vorstand
• Unterstützung des Vorstands bei der internen und externen Gremienarbeit, insbesondere bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen sowie der Organisation von Sitzungen und Kundenveranstaltungen
• Eigenständige Koordination der Bearbeitung von Kundenbeschwerden

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste relevante Berufserfahrung im Assistenzbereich oder in vertriebsunterstützenden Funktionen
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie Sicherheit in der Erstellung von Geschäftskorrespondenz und Protokollen
• Erfahrung in der Organisation und Koordination von Veranstaltungen wünschenswert
• Sicheres, souveränes und professionelles Auftreten
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, hohe Zuverlässigkeit und Kommunikationsstärke
• Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen