Verwaltungsangestellte*r (m/w/d)

Uni Mainz; Mainz; Ibrido; EUR 42.000 - 62.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Uni Mainz sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Unterstützung im Sekretariat. Zu Ihren Aufgaben gehören Schreibarbeiten in Deutsch und Englisch, wissenschaftsbezogene Recherche, Verwaltung sowie Koordination von Personalangelegenheiten und Veranstaltungen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungs-Ausbildung, sichere Deutschkenntnisse (mind. B2) und Erfahrung mit Word/Excel/Outlook mit.

Competenze

• Gute Deutschorthografie und Grammatik in Wort und Schrift (mind. B2).
• Sichere Beherrschung moderner Textverarbeitung (Word, Excel, Outlook, OneNote).
• Kenntnisse von Beschaffungsrichtlinien, Inventarordnung und Haushaltsrecht (VOL von Vorteil).
• Erfahrung mit Sekretariatsaufgaben und administrativen Abläufen.
• Umgang mit MS Teams, Studierendenverwaltung, Homepagepflege und Drittmittelverwaltung.
• Buchhaltungssystem MACH oder Bereitschaft zur Einarbeitung.

Mansioni

• Schreibarbeiten in Deutsch und Englisch mit Fachterminologie.
• Wissenschaftsunterstützende und administrative Tätigkeiten im Umgang mit Literaturdatenbanken.
• Allgemeine Verwaltungs-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben.
• Ergänzende Bearbeitung von Personalangelegenheiten.
• Koordination von Vorträgen, nationalen/internationalen Tagungen.
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung für Personalbudget.
• Beschaffung technischer Geräte und Abwicklung von Rechnungen.
• Koordination von Drittmittelprojekten.

Conoscenze

Englische Sprache

Deutschorthographie

Allgemeine Administrative Fähigkeiten

Formazione

Kaufmännische oder Verwaltungs-Ausbildung (wünschenswert)

Strumenti

Word

Excel

Outlook

OneNote

MS Teams

Homepagepflege

Drittmittelverwaltung

Buchhaltungssystem MACH

Descrizione del lavoro

Ihre Aufgaben:

• Erledigung von Schreibarbeiten, teilweise mitwissenschaftlichen Spezialausdrücken in deutscher und englischer Sprache
• wissenschaftsunterstützende und administrative Tätigkeiten im Umgang mit Literaturdatenbanken und Fachveröffentlichungen
• Erledigung allgemeiner Verwaltungs- sowie organisatorischer und koordinativer Sekretariatsarbeiten
• ergänzende Bearbeitung von Personalangelegenheiten
• technische Organisation, Koordination und Betreuung von Vortragsveranstaltungen und nationalen/ internationalen Tagungen
• Verwalten von Haushalts- und Drittmitteln für das Personalbudget- und Sachzwecke sowie sachgerechte Erledigung aller anfallenden Haushaltsangelegenheiten
• Beschaffung von technischen Geräten für Forschung und Lehre sowie Veranlassung von Reparaturen einschließlich selbständiger Rechnungsabwicklung
• Koordination von Drittmittelprojekten

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich (vorzugsweise Verwaltungsfachangestellte*r) wünschenswert

Sehr gute Kenntnisse:

• von deutscher Orthografie und Grammatik in Wort und Schrift (mind. B2)sowie Vertrautheit mit wissenschaftlicher Terminologie
• moderner Textverarbeitungssysteme (Word, Excel, Outlook, OneNote)
• der Beschaffungsrichtlinien, der lnventarordnung und im Haushaltsrecht, insbesondere VOL von Vorteil
• von allen in einem Sekretariat anfallenden Tätigkeiten
• unterschiedlicher Software z. B. MS Teams, Studierendenverwaltung,Pflege der Homepage, Drittmittelverwaltung mit Antragsunterstützung wünschenswert
• der Buchhaltung und des Buchführungssystems MACH oder Bereitschaft zur Einarbeitung

Gute Kenntnisse:

• der haushaltsrechtlichen Bestimmungen, Bewirtschaftungsvorschriften sowie Vorgänge bei Drittmittelgeldern wünschenswert
• der ordnungsgemäßen Buchführung sowie die einschlägigen Bestimmungen des HGB und des Umsatzsteuerrechts von Vorteil
• in betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen
• der englischen Sprache