Administration Assistant(m/w/d)

Career Connections GmbH; Wolfsburg; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Job summary

Ein Unternehmen im Bereich Büroorganisation in Wolfsburg sucht einen engagierten Büroangestellten zur Unterstützung bei Büroarbeiten, Buchhaltungsaufgaben und HR-Entwicklung. Die Stelle beinhaltet die Organisation von Besprechungen und die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen. Ideale Kandidaten sollten über Erfahrung in der Büroorganisation verfügen und bereit sein, sich beruflich weiterzuentwickeln.

Responsibilities

• Erledigung von Büroarbeiten wie Ablage, Schreibarbeiten und Kopieren von Dokumenten.
• Überwachung aller Buchhaltungs-, Verwaltungs- und Personalaufgaben innerhalb des Büros.
• Organisation von Besprechungen, Terminvereinbarungen und Geschäftsreisen.
• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen und Spesenabrechnungen.
• Erledigung der täglichen Buchhaltungsaufgaben, einschließlich Buchführung und Überprüfung von Zahlungen.
• Erstellung verschiedener Buchhaltungsberichte und Jahresabschlüsse.
• Aufbau von Beziehungen zu Banken und Finanzinstituten.
• Überprüfung und Bearbeitung der Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter.
• Antragsbearbeitung für Aufenthaltsgenehmigungen und Führerscheinerwerb.
• Unterstützung bei der Entwicklung und Implementierung von HR-Richtlinien und -Prozessen.
• Erstellung von Berichten über Gehälter, Steuern und Sozialleistungen.
• Fortbildung durch Workshops und Seminare.

Job description

Aufgaben

• Erledigung von Büroarbeiten wie Ablage, Schreibarbeiten und Kopieren von Dokumenten
• Überwachung aller Buchhaltungs-, Verwaltungs- und Personalaufgaben innerhalb des Büros
• Organisation von Besprechungen, Terminvereinbarungen und Geschäftsreisen
• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen und Spesenabrechnungen
• Erledigung der täglichen Buchhaltungsaufgaben, einschließlich Buchführung, Führung des Hauptbuchs, Erstellung von Buchungsbelegen und Überprüfung von Zahlungen
• Erstellung verschiedener Buchhaltungsberichte, Jahresabschlüsse und Aufgaben im Bereich Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung
• Aufbau von Beziehungen zu Banken, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten und anderen Finanzinstituten (z. B. Versicherungsgesellschaften)
• Überprüfung und Bearbeitung der Gehaltsabrechnung für lokale Mitarbeiter und Expatriates durch externe Dienstleister (z. B. Berater)
• Residence permit applications, driving licence acquisition, rental property arrangements, etc.
• Resource utilisation, tax strategy, and proposal of assumptions forming the basis for budget forecasting
• Supporting the development and implementation of HR policies and procedures, and managing HR planning and processes for all employees across multiple locations
• Compile summaries of salaries, taxes, deductions, leave entitlements, disability benefits, and tax‑exempt remuneration to produce reports
• Maintain professional and technical knowledge through participation in educational workshops and seminars, reading specialist publications, and membership of professional bodies