Assistent Institutsleitung (m/w/d)

persona service AG & Co. KG; Göttingen; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kostenfreie Parkplätze

Getränke

Sicherer Arbeitsplatz

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote

Zusammenfassung

Ein öffentliches Arbeitgeberunternehmen in Göttingen sucht einen Assistenten der Institutsleitung (m/w/d). Sie unterstützen die Institutsleitung administrativ und organisieren das Sekretariat. Anforderungen sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der administrativen Assistenz. MS Office-Anwendungen und gute Englischkenntnisse sind notwendig. Das Unternehmen bietet eine unbefristete Vollzeitstelle mit zahlreichen beruflichen Perspektiven und weiteren Benefits.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Abschluss.
• Berufserfahrung in administrativer Assistenz, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld.
• Erste Erfahrungen in der Personalführung.

Aufgaben

• Organisieren und Koordinieren des Institutssekretariats.
• Unterstützung der Institutsleitung organisatorisch und administrativ.
• Termin-, Reise- und Sitzungsmanagement.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung.
• Bearbeitung der Korrespondenz auch in englischer Sprache.
• Durchführen von Bestellungen für Büroartikel und Labormaterialien.

Kenntnisse

MS Office-Anwendungen

Englischkenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Zahlenverständnis

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss

Tools

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Assistent Institutsleitung (m/w/d)

Angebotsart: Arbeit

Arbeitgeber: persona service AG & Co. KG

Anstellungsart: Vollzeit

Befristung: unbefristet

Berufsbezeichnung: Bürokaufmann/-frau

Stellenbeschreibung

Du bringst Erfahrung und Fachwissen mit - wir die passenden Perspektiven. Bei persona service erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, ein professionelles Umfeld sowie Unternehmen, die dein Know‑how schätzen. Starte mit uns deinen nächsten Karriereschritt - erstklassig, professionell und menschlich.

Benefits

• kostenfreie Parkplätze und Getränke
• sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst und eine hervorragende Einarbeitung durch die derzeitige Stelleninhaberin
• Übernahme im Kundenbetrieb
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote

Was deine Aufgaben sind:

• du organisierst und koordinierst das Institutssekretariat und leitest das Team der administrativen Mitarbeitenden
• die Institutsleitung unterstützt du organisatorisch und administrativ in allen Belangen
• Termin-, Reise- und Sitzungsmanagement sind bei dir in verlässlichen Händen
• du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung
• die Bearbeitung der Korrespondenz, auch in englischer Sprache, zählt zu deinen täglichen Aufgaben
• du führst Bestellungen für Büroartikel sowie Labor- und Verbrauchsmaterialien durch
• du bist verantwortlich für die organisatorische Unterstützung und Abwicklung von Anrechnungen und Laborleistungen nach GOÄ
• bei Haushalts-, Drittmittel- und Personalangelegenheiten arbeitest du eng mit der Institutsleitung und relevanten Bereichen zusammen
• du unterstützt Stellenausschreibungen, Besetzungsverfahren und die Budgetplanung

Was wir uns von dir wünschen:

• du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Verwaltung/Sekretariat, z. B. als Verwaltungskaufmann (m/w/d), Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), alternativ gerne auch einen Bachelorabschluss
• du bringst Berufserfahrung in der administrativen Assistenz mit, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld
• erste Erfahrungen in der Personalführung konntest du bereits sammeln
• mit MS Office-Anwendungen und ERP-Systemen arbeitest du sicher und routiniert
• gute Englischkenntnisse bringst du mit
• Interesse an medizinischen Zusammenhängen und Laborabläufen sowie ein gutes Zahlenverständnis zeichnen dich aus
• du hast Freude daran, dich in die Gebührenordnung und Abrechnung für Ärzte (GOÄ) einzuarbeiten
• du bist geübt in der Rechnungsprüfung und Kontrolle von Lieferscheinen
• hohe Diskretion, Durchsetzungsvermögen und sehr gute kommunikative Fähigkeiten runden dein Profil ab