Teamassistenz (m/w/d) Verwaltung und Office Management

Teicon Group; Dortmund; Hybrid; EUR 38,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Zukunftsorientierte Zusatzleistungen

Kompetente Rundum-Betreuung

Starker Teamgeist und flache Hierarchien

Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg

Ein wertschätzendes Miteinander

Job summary

Ein Unternehmen im Ingenieursektor sucht einen Kaufmann für Büromanagement, der für zuverlässige Schreibarbeiten, Erstellung von Berichten und Umgang mit Korrespondenz zuständig ist. Wichtige Anforderungen sind Kenntnisse in Microsoft Office sowie fließende Englisch- und sehr gute Französischkenntnisse. Selbstständiges Arbeiten und Teamfähigkeit sind für die erfolgreiche Ausführung der Aufgaben ebenso wichtig wie der Umgang mit internen und externen Kontakten.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung.
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Erledigung aller Schreibarbeiten zuverlässig und fristgerecht.
• Erstellung von Berichten und Korrespondenz auf Englisch.
• Überwachung des Postdurchlaufs und relevanter Termine.

Skills

Microsoft Office

Englisch (fließend)

Französisch (sehr gute Kenntnisse)

Arabisch/Tamazight (idealerweise)

Education

Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar

Job description

IHRE VORTEILE

• Zukunftsorientierte Zusatzleistungen: Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung durch Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge sowie die Möglichkeit, ein Dienstrad zu nutzen.
• Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener, fester Ansprechpartner zur Seite, der sich um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
• Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
• Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfalt unserer Mitarbeiter.
• Ein wertschätzendes Miteinander: Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Anerkennung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

• Sie erledigen sämtliche anfallenden Schreibarbeiten zuverlässig und fristgerecht.
• Sie erstellen Berichte, Korrespondenz, tabellarische Übersichten und Zahlenaufstellungen auf Basis vorgegebener Vorlagen sowie Fließtexte in einer gängigen Fremdsprache, in der Regel Englisch.
• Sie formulieren Anschreiben, Rückfragen und interne Mitteilungen anhand von Stichworten und legen diese unterschriftsreif vor.
• Sie erstellen, aktualisieren und vervielfältigen Schriftstücke sowie Formulare nach Bedarf.
• Sie überwachen den Postdurchlauf sowie relevante Termine und stellen deren Einhaltung sicher.
• Sie sichten die Eingangspost, ergänzen bei Bedarf zugehörige Unterlagen und verteilen die Dokumente entsprechend der Zuständigkeit und Priorität.
• Sie prüfen die Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, bereiten diese für den Versand vor und holen erforderliche Unterschriften ein.
• Sie koordinieren Termine nach vorgegebenen Regeln und verfolgen deren Umsetzung.
• Sie knüpfen und pflegen interne sowie externe Kontakte im Rahmen Ihrer Aufgaben.
• Sie nehmen Telefongespräche an, stellen Verbindungen her, leiten Gespräche weiter und beschaffen relevante Informationen von internen und externen Stellen.
• Sie empfangen Besucher und betreuen diese während ihres Aufenthalts.
• Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben im Büroalltag.
• Sie unterstützen die fachgebietsbezogene Sachbearbeitung organisatorisch und administrativ.
• Sie nutzen die aufgabenspezifischen Kommunikationsmittel sowie Verwaltungsinstrumente effizient und sicher.
• Sie führen Listen und Karteien und erfassen Daten beispielsweise im Rahmen der Zeiterfassung.
• Sie stellen Statistiken und Unterlagen zusammen und erstellen Schaubilder sowie Diagramme anhand vorliegender Skizzen und Tabellen.
• Sie organisieren und pflegen die Büroablage systematisch.
• Sie bestellen Büromaterial und verwalten die Bestände eigenständig.
• Sie organisieren Dienstreisen einschließlich Abordnungen und Visabeschaffung und rechnen diese gemäß den betrieblichen Richtlinien ab.
• Sie richten Auftrags-Task-Forces ein und organisieren die dafür erforderlichen Umzüge.

IHR PROFIL

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Kaufmann (m/w/d) für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellter, Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder eine vergleichbare in Deutschland anerkannte kaufmännische Berufsausbildung.
• Sie besitzen fundierte Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft Office.
• Sie beherrschen die englische Sprache fließend in Wort und Schrift.
• Sie verfügen über sehr gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift und sprechen idealerweise Arabisch / Tamazight.
• Sie arbeiten konstruktiv und kooperativ im Team.
• Sie kommunizieren klar, adressatengerecht und verbindlich mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Sie erledigen Ihre Aufgaben selbstständig, vorausschauend und eigenverantwortlich.