Teamassistenz / Sekretär (m/w/d)

Jobactive GmbH; Kassel; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Job@ctive GmbH in Hessen sucht eine Teamassistenz/Sekretärin (m/w/d) zur Unterstützung der Führungskräfte und des Sekretariats. Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Verwaltung von Büromaterial, Reisekostenabrechnungen in SAP sowie die Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Korrespondenz.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Sekretariatserfahrung, gute Englischkenntnisse, SAP- und MS-Office-Kenntnisse mit und arbeiten selbstständig, organisiert und serviceorientiert.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute SAP-Kenntnisse.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Selbstständigkeit, Eigeninitiative und hohe Einsatzbereitschaft.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Sekretariats sowie Überwachung der laufenden administrativen Vorgänge.
• Unterstützung der Führungskräfte bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und Büroausstattung.
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen sowie Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen in SAP.
• Planung und Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Workshops.
• Buchung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen und Mietwagen.
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Übersichten.
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Koordination der Ein- und Ausgangspost sowie Verwaltung der Sekretariatsablage.
• Teilnahme an Besprechungen und Erstellung von Protokollen.

Skills

Englischkenntnisse (Wort/Schrift)

Organisationsgeschick

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

MS Office

Job description

Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen aus der Defence Branche, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Teamassistenz / einen Sekretär (m/w/d).

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination des Sekretariats sowie Überwachung der laufenden administrativen Vorgänge
• Unterstützung der Führungskräfte bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und Büroausstattung
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen sowie Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen in SAP
• Planung und Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Workshops
• Buchung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen und Mietwagen
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Übersichten
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Koordination der Ein- und Ausgangspost sowie Verwaltung der Sekretariatsablage
• Teilnahme an Besprechungen und Erstellung von Protokollen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute SAP-Kenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• Selbstständigkeit, Eigeninitiative und hohe Einsatzbereitschaft
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten