Sekretär (m/w/d)

Job@ctive GmbH; Kassel; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Job@ctive GmbH sucht am Standort Kassel eine engagierte Teamassistenz/Sekretärin (m/w/d). Sie koordinieren das Sekretariat, unterstützen Führungskräfte, organisieren Reisen und Meetings und betreuen Gäste. Sicherer Umgang mit SAP, MS Office und guten Englischkenntnissen sind willkommen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über mehrjährige Erfahrung im Sekretariat. Selbstständigkeit, Teamfähigkeit und Organisationsstärke runden Ihr Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute SAP-Kenntnisse.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Sekretariats sowie Überwachung der laufenden administrativen Vorgänge
• Unterstützung der Führungskräfte bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und Büroausstattung
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen sowie Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen in SAP
• Planung und Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Workshops
• Buchung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen und Mietwagen
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Übersichten
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Koordination der Ein- und Ausgangspost sowie Verwaltung der Sekretariatsablage
• Teilnahme an Besprechungen und Erstellung von Protokollen

Skills

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

MS Office

Job description

Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen aus der Defence Branche, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Teamassistenz / einen Sekretär (m/w/d).

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination des Sekretariats sowie Überwachung der laufenden administrativen Vorgänge
• Unterstützung der Führungskräfte bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und Büroausstattung
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen sowie Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen in SAP
• Planung und Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Workshops
• Buchung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen und Mietwagen
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Übersichten
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Koordination der Ein- und Ausgangspost sowie Verwaltung der Sekretariatsablage
• Teilnahme an Besprechungen und Erstellung von Protokollen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute SAP-Kenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• Selbstständigkeit, Eigeninitiative und hohe Einsatzbereitschaft
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten