Teamassistenz (m/w/d) für Empfang, Sekretariat und Backoffice

Hb Beratung; Ahaus; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Faire Vergütung

Moderne Arbeitsplätze

Homeoffice‑Möglichkeit

Wöchentliche Massagen

Betriebliche Kranken‑Zusatzversicherung

Zusammenfassung

Hb Beratung in Ahaus sucht eine engagierte Person für Empfang und Betreuung. Zu den Aufgaben gehören die freundliche Betreuung von Mandanten, die Koordination von Telefonaten sowie die Vorbereitung von Schriftwechseln mit Behörden.

Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat hat eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringt Erfahrung mit MS Office und DATEV mit. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten werden angeboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement.
• Freundliches, verbindliches Telefonieren und offenes Gesprächsverhalten.
• Verlässlichkeit, Diskretion und sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen.

Aufgaben

• Empfang und freundliche Betreuung der Mandanten.
• Koordinierung eingehender Telefonate sowie Terminmanagement.
• Vorbereitung von Schriftwechseln mit Mandanten und Behörden.

Kenntnisse

Freundliches Telefonieren

Selbstständige Arbeitsweise

MS Office Kenntnisse

DATEV Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

MS Office

Jobbeschreibung

Wenn du gern der Mensch bist, bei dem alle Fäden zusammenlaufen, solltest du jetzt unbedingt weiterlesen!

Responsibilities

• Empfang und freundliche Betreuung unserer Mandanten, Besucher und Geschäftspartner – persönlich vor Ort und am Telefon.
• Annahme, Weiterleitung und Koordination eingehender Telefonate sowie Terminvereinbarung und Terminmanagement für Geschäftsleitung, Berater und Team.
• Verwaltung des digitalen und klassischen Postverkehrs inklusive Scannen, Zuordnen und digitaler Ablage von Unterlagen.
• Vorbereitung von Schriftwechseln mit Mandanten und Behörden sowie Pflege von Fristen, Wiedervorlagen und organisatorischen Übersichten.
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des gesamten Teams bei verschiedenen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben.
• Pflege von Stammdaten in DATEV und anderen Systemen sowie Unterstützung bei der Anlage neuer Mandanten, z. B. durch Einholen von Stammdaten, Vollmachten und SEPA‑Mandaten.
• Vorbereitung von Rechnungen, Arbeit mit DATEV, DATEV DMS und MS Office sowie Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte/r oder Rechtsanwalts‑/Notarfachangestellte/r.
• Freundliches, verbindliches Telefonieren und offenes Gesprächsverhalten.
• Selbstständige Arbeitsweise, Überblick behalten und Unterstützungspunkte frühzeitig erkennen.
• Verlässlichkeit, Diskretion und sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office. DATEV‑Kenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Berufserfahrung in einer Steuerkanzlei stellt einen Vorteil dar, ist jedoch keine Pflicht.
• Optional: Interesse an niederländischer Sprache oder erste Kenntnisse, damit du an wöchentlichen Unterrichtseinheiten teilnehmen kannst.

Benefits

• Arbeiten mit den aktuellsten Versionen der DATEV-Anwendungen.
• Faire Vergütung, ggf. mit Nettolohnoptimierung (z. B. Job‑Bike).
• Regelmäßige Feedbackgespräche in klar definierten Abständen.
• Moderne Arbeitsplätze in hellen, freundlichen Räumen.
• Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Arbeitsumgebung.
• Homeoffice‑Möglichkeit nach Absprache.
• Gleitende Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
• Teilnahme an Fortbildungen.
• Wöchentliche Massagen im Büro durch einen Physiotherapeuten — selbstverständlich auf unser Kosten.
• Freundliches Miteinander, regelmäßige Teamevents und flache Hierarchien.
• Zentrale Lage des Arbeitsplatzes, gute Erreichbarkeit.
• Obst, Getränke und weitere Gesundheitsförderungen.
• Betriebliche Kranken‑Zusatzversicherung abgedeckt.