Teamassistenz (m/w/d), 25h/Woche

AaviGen GmbH; Heidelberg; Vor Ort; EUR 32.000 - 40.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket-Zuschuss

Familienfreundliches Umfeld

Moderne Technologien & Weiterbildung

Zusammenfassung

AaviGen GmbH in Heidelberg sucht eine engagierte administrative Kraft zur Unterstützung des Laborbetriebs und des Bestell- und Rechnungswesens. Sie sind erste Anlaufstelle für Lieferanten, externe Partner und betreuen den Empfang.

Zu Ihren Aufgaben gehören Warenannahme, Prüfung von Lieferscheinen, Kommunikation mit Lieferanten und Buchhaltung, digitale Ablage sowie Koordination von Terminen des Management-Teams und der Besprechungsvorbereitung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sichere Kommunikation auf Deutsch und Englisch am Arbeitsplatz.
• Berufserfahrung im Büro-/Verwaltungsbereich vorteilhaft.
• Hohe Zuverlässigkeit, sorgfältige Dokumentation und eigenständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Warenannahme und Einlagerung.
• Bearbeitung von Lieferscheinen und Rechnungsbelegen; Vorprüfung und Aufbereitung für Buchhaltung.
• Kommunikation mit Lieferanten und Buchhaltung.
• Digitale Ablage von Dokumenten.
• Interaktion mit Haustechnik; Störungsmeldung und Nachverfolgung von Aufträgen.
• Unterstützung des Management-Teams bei Terminabstimmung und Besprechungen.
• Betreuung von Empfang, Konferenzraum und Personal- bzw. Gästebewirtung.
• Versand von Lieferungen und Erstellung von Schreiben und Korrespondenz.
• Dokumentation aller Tätigkeiten.

Kenntnisse

Teamorientierung

Sichere Kommunikation (Deutsch/Engl./>

Digitale Affinität

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Word

Excel

Outlook

Dokumentenmanagementsysteme

Jobbeschreibung

Ihre Rolle:

In dieser Position unterstützen Sie uns bei der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Laborbetriebs und arbeiten administrativ im Bereich des Bestell- und Rechnungswesens, der Kommunikation mit Diestleistern sowie der Haustechnik. Zudem betreuen Sie den Empfangsbereich als erste Anlaufstelle für Lieferanten und externe Partner.

Ihre Aufgaben:

• Warenannahme und Einlagerung
• Bearbeitung von Lieferscheinen und Rechnungsbelegen: Prüfung, Vorkontierung und Aufbereitung der Belege als Vorarbeit für unsere externe Buchhaltung
• Kommunikation mit Lieferanten und Buchhaltung
• Digitale Ablage von Dokumenten
• Interaktion mit der Haustechnik: Meldung von Störungen, Nachverfolgung von Aufträgen
• Administrative Unterstützung des Management-Teams: Abstimmung von Terminen, Einholen von Rückmeldungen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Betreuung von Konferenzraum und Personalküche, einschließlich Bewirtung von Gästen
• Versand von Lieferungen sowie Erstellung von Schreiben und Korrespondenz
• Dokumentation aller Tätigkeiten

Ihr Hintergrund:

Die abwechslungsreiche Position erfordert die Bereitschaft, sich eigenständig in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten, sowie Interesse an technischen Themen. Wir würden uns freuen, wenn Sie sich in folgenden Punkten wiederfinden:

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Hintergrund oder eine vergleichbare Qualifikation
• Teamorientierung und sichere Kommunikation am Arbeitsplatz auf Deutsch und Englisch
• Berufserfahrung und Durchsetzungsstärke von Vorteil - gerne auch Kenntnisse im Personalwesen
• Eigenständige, präzise und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und sorgfältiger Dokumentation
• Erfahrung mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook)
• Hohe digitale Affinität und Offenheit für papierlose Arbeitsprozesse, Dokumentenmanagementsysteme und neue Softwareanwendungen

Wir bieten Ihnen:

• Erfahrungsgerechte und brachenübliche Vergütung
• Weiterentwicklung in einem aufgeschlossenen, fachkompetenten Team unter Einsatz neuester Technologien
• Wertschätzung Ihrer Erfahrung, Person, Expertise und Arbeit
• Gelebte Familienfreundlichkeit
• Bezuschussung des Deutschlandtickets