Teamassistenz (m/w/d) Technischer Innendienst

Schrobsdorff; Berlin; Vor Ort; EUR 38.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Überdurchschnittliche Vergütung

Gesundheitskarte

Weiterbildungsmöglichkeiten

Teamevents

Zusammenfassung

Schrobsdorff sucht eine engagierte Verwaltungsunterstützung im Einkauf in Berlin. Sie koordinieren E-Mails, erstellen Unterlagen und pflegen Akten im DMS. Zudem unterstützen Sie den Technischen Innendienst bei organisatorischen Aufgaben und erstellen Preisspiegel sowie Rahmenverträge.

Wichtige Qualifikation ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie sichere MS-Office-Kenntnisse. Erfahrungen mit DMS und Ausschreibungen runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement oder Sekretariat.
• Gute MS-Office-Kenntnisse, besonders Outlook, Word und Excel.
• Erfahrung im Umgang mit DMS und Ausschreibungsplattformen ist von Vorteil.

Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination des zentralen E-Mail-Postfachs des Einkaufs.
• Organisation und Durchführung sämtlicher Zuarbeiten für den Einkauf.
• Unterstützung und Zuarbeit für Abteilungen des Technischen Innendienstes bei organisatorischen Aufgaben.
• Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen, sowie Pflege der Unterlagen im DMS.

Kenntnisse

MS Office

Outlook

Excel

Teamfähigkeit

Organisationsvermögen

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DMS

iTWO Tender

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination des zentralen E-Mail-Postfachs des Einkaufs
• Organisation und Durchführung sämtlicher Zuarbeiten für den Einkauf
• Unterstützung und Zuarbeit für die Abteilungen des Technischen Innendienstes bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen sowie Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Erfassung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln in RIB iTWO
• Nutzung und Verwaltung von Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, wie z. B. iTWO Tender
• Vorbereitung und Zuarbeit für Verhandlungsprotokolle, einschließlich der Zusammenstellung von Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und Anlagen
• Digitale Aufbereitung der Verhandlungsprotokolle sowie Ablage im DMS und Versand an die jeweiligen Nachunternehmer
• Pflege und Aktualisierung von Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen und Geschäftspartnerkontakten
• Erstellung von Materialbestellungen nach Vorgabe
• Eigenständige Bearbeitung kleinerer Beschaffungsvorgänge, einschließlich Angebotseinholung, Preisvergleich und Erstellung von Preisspiegeln
• Unterstützung der Leitung der Angebotsbearbeitung durch die Übernahme von Assistenz-, Organisations- und Zuarbeiten
• Formatierung und Pflege von Vorlagen unter Berücksichtigung der geltenden Gestaltungsrichtlinien
• Prüfung von Dokumenten hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, im Bereich Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Erfahrung mit Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise
• Gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Teamfähigkeit

Warum wir?

• Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich aus durch ein positives Betriebsklima, welches durch eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und eine offene Kommunikation gelebt wird.
• Wir bieten Ihnen eine überdurchschnittliche, leistungsgerechte Vergütung sowie attraktive Zusatzleistungen, wie z.B. vermögenswirksame Leistungen oder einer Gesundheitsfürsorge im Rahmen einer Gesundheitskarte.
• Wir möchten mit Ihnen feiern: Wir veranstalten Sommer- und Weihnachtsfeiern sowie jährlich ein gemeinsames Wochenende miteinander außerhalb von Berlin.
• Wir fördern Wissen! Wir ermöglichen vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen von internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ihr Schulungsinteresse ist herzlich willkommen.