Teamassistenz Internationale Administration & Office Management (m/w/d)

PS Direkt GmbH & Co. KG; Bonn; Hybrid; EUR 30,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Home-Office-Möglichkeiten

Moderner Arbeitsplatz

Work-Life-Balance

Job summary

PS Direkt GmbH & Co. KG sucht eine organisationstarke Assistenz/Verwaltungsfachkraft, die mehrere Teams im Tagesgeschäft unterstützt. Sie koordinieren allgemeine Büroabläufe, verwalten Termine, bereiten Besprechungen vor und pflegen Dokumente.

Dabei kommt Ihre Mehrsprachigkeit zum Einsatz und Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartnern zusammen. Die Position ist in Bonn/NRW im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit anschließender Übernahmeoption.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische, sprachliche oder administrative Ausbildung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Kenntnisse in mindestens einer weiteren EU-Amtssprache sind hilfreich.
• Erfahrung im Sekretariat, Teamassistenz oder Office Management wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Freude an Kommunikation mit internationalen Ansprechpartnern.
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Gute Dokumentenablage und Qualitätsbewusstsein.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Koordination allgemeiner Büro- und Verwaltungsabläufe.
• Unterstützung verschiedener Fachbereiche bei administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Planung und Abstimmung von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen.
• Kalenderverwaltung und Überwachung wichtiger Fristen.
• Vorbereitung von Besprechungen inkl. Raumkoordination.
• Bearbeitung und Ablage von Dokumenten und Informationen.
• Begleitung externer Dienstleistungen inkl. Auftragskoordination.
• Erstellung von Präsentationen, Übersichten und Statistiken.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Überarbeitung von Schriftstücken auf Vollständigkeit und Form.
• Abstimmung mit internen/externen Ansprechpartnern.
• Weiterentwicklung administrativer Abläufe.

Skills

Organisationstalent

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Prioritäten setzen

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische/Sprachliche/Administrative Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

PS Direkt - Job perfekt

Du bist ein Organisationstalent, kommunizierst gerne in verschiedenen Sprachen und möchtest deine Fähigkeiten in einem international geprägten Arbeitsumfeld einsetzen? Dann erwartet dich eine vielseitige Position, in der du administrative Aufgaben übernimmst, organisatorische Prozesse koordinierst und unterschiedliche Teams im Tagesgeschäft unterstützt.

Als wichtige Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern sorgst du für einen reibungslosen Informationsfluss und eine professionelle Büroorganisation. Dabei kannst du deine Sprachkenntnisse aktiv einbringen und übernimmst Verantwortung für unterschiedliche kaufmännische und organisatorische Aufgaben.

Wir suchen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit anschließender Übernahmeoption.

Deine Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination allgemeiner Büro- und Verwaltungsabläufe
• Unterstützung verschiedener Fachbereiche bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Planung und Abstimmung von Terminen, Besprechungen und geschäftlichen Reisen
• Verwaltung und Pflege von Kalendern sowie Überwachung wichtiger Fristen und Wiedervorlagen
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen einschließlich der Koordination erforderlicher Räumlichkeiten
• Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten, Unterlagen und geschäftsrelevanten Informationen
• Administrative Begleitung externer Dienstleistungen einschließlich Auftragskoordination und Prüfung zugehöriger Abrechnungsunterlagen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Statistiken und weiteren Arbeitsunterlagen
• Selbstständige Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Prüfung und Überarbeitung von Schriftstücken hinsichtlich Vollständigkeit, formaler Richtigkeit und einheitlicher Gestaltung
• Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern zur Klärung organisatorischer Fragestellungen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung bestehender administrativer Abläufe

Deine Fähigkeiten

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, sprachlichen oder administrativen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse in mindestens einer weiteren Amtssprache der Europäischen Union
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Sekretariat, in der Teamassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Freude an der Kommunikation mit internationalen Ansprechpartnern und am Einsatz unterschiedlicher Sprachen
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Termine gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zuverlässig zu setzen
• Sorgfältiger Umgang mit Dokumenten sowie ein hohes Qualitätsbewusstsein
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit runden dein Profil ab

Das wird dir geboten

• Einfach bewerben – ganz ohne Anschreiben
• Moderner Arbeitsplatz & entspannte Atmosphäre
• Ein Team, das wirklich zusammenhält
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten & echte Work-Life-Balance
• Gesundheitsangebote, die du wirklich nutzen kannst
• Fahrtkostenzuschuss on top
• Für Bewerber:innen komplett kostenlos

Diese Position ist zwischen 30.000 € und 35.000 € brutto jährlich dotiert.