Managementassistenz & Standortorganisation (m/w/d)

PS Direkt GmbH & Co. KG; Aachen; Hybrid; EUR 43,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Home-Office-Möglichkeiten

Work-Life-Balance

Fahrtkostenzuschuss

Job summary

PS Direkt GmbH & Co. KG in Aachen sucht eine erfahrene Assistenz, die die Führungsebene eigenständig unterstützt, interne und externe Korrespondenz koordiniert und Besprechungen plant.

Sie arbeiten zuverlässig an einer breiten Palette administrativer Aufgaben mit hoher Verantwortung. Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren professionell, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und wirken an der Optimierung administrativer Abläufe mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder gleichwertig.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz/Sekretariat.
• Sicherer Umgang mit MS Office; SAP-Kenntnisse vorteilhaft.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisationsstärke, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.

Responsibilities

• Eigenständige Unterstützung der Führungsebene bei organisatorischen, administrativen und koordinierenden Tätigkeiten.
• Professionelle Bearbeitung und Koordination interner sowie externer Korrespondenz.
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen.
• Organisation von Räumen, Technik und Rahmenbedingungen.
• Koordination von Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Abrechnungen.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten.
• Verwaltung und Ablage wichtiger Unterlagen sowie Vertragsdokumente.
• Abstimmung mit Fachabteilungen für reibungslosen Informationsfluss.

Skills

Assistenzfunktion

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Kommunikation

Zeitmanagement

Diskretion

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

SAP

Job description

PS Direkt - Job perfekt

Sie verfügen über ausgeprägtes Organisationstalent, arbeiten gerne eigenverantwortlich und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick? Dann erwartet Sie eine abwechslungsreiche Position, in der Sie Ihre kaufmännischen und organisatorischen Fähigkeiten in einem vielseitigen Unternehmensumfeld einbringen können. Als wichtige Schnittstelle zwischen Führungskräften, internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern sorgen Sie für strukturierte Abläufe und eine professionelle Kommunikation. Dabei übernehmen Sie Verantwortung für unterschiedliche administrative Prozesse und unterstützen das Management bei der erfolgreichen Gestaltung des Tagesgeschäfts. Wir suchen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit anschließender Übernahmeoption.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Unterstützung der Führungsebene bei vielfältigen organisatorischen, administrativen und koordinierenden Tätigkeiten
• Professionelle Bearbeitung und Koordination der internen sowie externen Korrespondenz
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Geschäftsterminen und internen Veranstaltungen
• Organisation und Abstimmung der erforderlichen Räumlichkeiten, technischen Ausstattung und weiteren Rahmenbedingungen
• Koordination von Geschäftsreisen einschließlich Buchungen, Terminabsprachen und Abrechnungen
• Erstellung, Bearbeitung und ansprechende Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Geschäftsunterlagen
• Strukturierte Verwaltung, Pflege und Ablage wichtiger Dokumente und geschäftlicher Unterlagen
• Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung und organisatorischen Bearbeitung von Vertrags- und Verwaltungsdokumenten
• Abstimmung mit verschiedenen Fachabteilungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
• Betreuung und Koordination von Anliegen externer Geschäftspartner und Besucher
• Überwachung organisatorischer Vorgänge sowie eigenständige Nachverfolgung offener Aufgaben und Termine
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Abläufe

Ihre Fähigkeiten

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Erste Kenntnisse in SAP sind von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben und Termine effizient zu koordinieren und Prioritäten sicher zu setzen
• Professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten gegenüber verschiedenen Ansprechpartnern
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Schnelle Auffassungsgabe sowie eine lösungsorientierte Herangehensweise an neue Aufgaben
• Eigeninitiative, Belastbarkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams runden Ihr Profil ab

Das wird Ihnen geboten

• Moderner Arbeitsplatz & entspannte Atmosphäre
• Ein Team, das wirklich zusammenhält
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten & echte Work-Life-Balance
• Gesundheitsangebote, die du wirklich nutzen kannst
• Fahrtkostenzuschuss on top
• Für Bewerber:innen komplett kostenlos

Deine Unterlagen und deine Bewerberdaten mit Personenbezug werden nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) verarbeitet.

Diese Position ist zwischen 43.000 € und 58.000 € brutto jährlich dotiert.