Office Manager Administration & Organisation (m/w/d)

PS Direkt GmbH & Co. KG; Köln; Hybrid; EUR 35,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Fahrtkostenzuschuss

Flexible Home-Office-Möglichkeiten

Gesundheitsangebote

Job summary

PS Direkt GmbH & Co. KG sucht eine engagierte Assistenz/Organisationstalent, die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Dienstleister ist.

Sie koordiniert Termine, sorgt für den reibungslosen Informationsfluss und arbeitet eng mit internen Bereichen sowie externen Kontakten zusammen. Sie beherrschen Deutsch und Englisch sicher, arbeiten eigenständig, managen Zeit gut und unterstützen das Team im Tagesgeschäft.

Qualifications

• Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Sprachen, Hotellerie, Verwaltung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrung in Büroorganisation, Administration, Assistenz oder serviceorientiertem Umfeld ist von Vorteil.
• Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten sind selbstverständlich.
• Sicherheit in Deutsch und Englisch, mündlich und schriftlich.
• Eigenständiges Arbeiten sowie gutes Zeit- und Selbstmanagement.
• Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Mit MS-Office vertraut.

Responsibilities

• Du bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste, Dienstleister und Kontakte.
• Termine und organisatorische Abläufe koordinierst du zuverlässig und behältst den Überblick.
• Zusammenarbeit mit internen Bereichen sowie externen Ansprechpartnern.
• Administrative Vorgänge dokumentieren und pflegen.
• Eingehende Anliegen entgegennehmen, koordinieren und nachverfolgen.
• Bei organisatorischen Fragestellungen das Team im Tagesgeschäft unterstützen.
• Meetings und Veranstaltungen organisatorisch vorbereiten und begleiten.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch gehört dazu.
• Informationen in Deutsch und Englisch aufbereiten und übertragen.
• Schnittstelle für reibungslosen Informationsfluss zwischen Beteiligten.

Skills

Organisationsgeschick

Kommunikation

Koordination

MS Office

Deutsch in Wort und Schrift

Englischkenntnisse

Education

Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Sprachen, Hotellerie, Verwaltung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

PS Direkt - Job perfekt

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und hast Freude am Umgang mit Menschen? Dann erwartet dich eine vielseitige Position, in der Kommunikation, Koordination und Serviceorientierung im Mittelpunkt stehen.

Als zentrale Ansprechperson unterstützt du unterschiedliche organisatorische Abläufe, koordinierst Termine und sorgst gemeinsam mit verschiedenen internen Bereichen dafür, dass Informationen zuverlässig fließen. Dabei kannst du deine sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse regelmäßig einsetzen.

Wir suchen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit anschließender Übernahmeoption.

Deine Aufgaben

• Du bist eine zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste, Dienstleister sowie weitere interne und externe Kontakte
• Termine und organisatorische Abläufe koordinierst du zuverlässig und behältst dabei den Überblick
• Du arbeitest eng mit verschiedenen internen Bereichen sowie externen Ansprechpartnern zusammen
• Administrative Vorgänge und relevante Informationen dokumentierst und pflegst du sorgfältig
• Eingehende Anliegen nimmst du entgegen, koordinierst die weitere Bearbeitung und stellst eine zuverlässige Nachverfolgung sicher
• Bei organisatorischen Fragestellungen unterstützt du das Team im laufenden Tagesgeschäft
• Meetings, interne Termine und Veranstaltungen bereitest du organisatorisch vor und begleitest deren Durchführung
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache gehört ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich
• Bei Bedarf unterstützt du bei der Aufbereitung und Übertragung von Informationen in deutscher und englischer Sprache
• Als organisatorische Schnittstelle sorgst du für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den verschiedenen Beteiligten

Deine Fähigkeiten

• Du hast eine Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Sprachen, Hotellerie, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen
• Erste Erfahrung in der Büroorganisation, Administration, Assistenz oder einem serviceorientierten Umfeld ist von Vorteil
• Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten sind für dich selbstverständlich
• Du interessierst dich für organisatorische, kommunikative und koordinative Aufgaben
• Auch bei wechselnden Anforderungen arbeitest du strukturiert und behältst den Überblick
• Du kommunizierst sicher und fließend in deutscher und englischer Sprache - sowohl mündlich als auch schriftlich
• Eigenständiges Arbeiten sowie gutes Zeit- und Selbstmanagement zeichnen dich aus
• Mit den gängigen MS-Office-Anwendungen gehst du routiniert um
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick runden dein Profil ab

Das wird dir geboten

• Einfach bewerben - ganz ohne Anschreiben
• Moderner Arbeitsplatz & entspannte Atmosphäre
• Ein Team, das wirklich zusammenhält
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten & echte Work-Life-Balance
• Gesundheitsangebote, die du wirklich nutzen kannst
• Fahrtkostenzuschuss on top
• Für Bewerber:innen komplett kostenlos

Bitte habe dafür Verständnis, dass postalisch zugesandte Unterlagen nicht zurückgesendet werden. Deine Unterlagen und deine Bewerberdaten mit Personenbezug werden nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) verarbeitet.

Diese Position ist zwischen 35.000 € und 42.000 € brutto jährlich dotiert.