Office Manager Administration & Koordination (m/w/d)

PS Direkt GmbH & Co. KG; Köln; Vor Ort; EUR 35.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Moderne Arbeitsplatz

Entspannte Atmosphäre

Gesundheitsangebote

Fahrtkostenzuschuss

Zusammenfassung

PS Direkt GmbH & Co. KG in Köln sucht eine zentrale Ansprechperson, die für die Kommunikation und Koordination verantwortlich ist. Du unterstützt bei Veranstaltungen und sorgst dafür, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren.

Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat hat eine Ausbildung im Bereich Bürokommunikation oder Vergleichbarem, sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse. Flexible Home-Office-Möglichkeiten und Gesundheitsangebote werden geboten.

Qualifikationen

• Du hast eine Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Sprachen, Hotellerie, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen.
• Du kommunizierst sicher und fließend in deutscher und englischer Sprache.
• Mit den gängigen MS-Office-Anwendungen gehst du routiniert um.

Aufgaben

• Du bist die erste Ansprechperson für Familien, Mitarbeitende, Gäste und Dienstleister.
• Termine koordinierst du zuverlässig und organisierst Besichtigungen.
• Die tägliche Anwesenheitsdokumentation führst du sorgfältig durch.

Kenntnisse

Organisationstalent

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Zeit- und Selbstmanagement

MS-Office Anwendungen

Teamfähigkeit

Ausbildung

Ausbildung im Bereich Bürokommunikation oder vergleichbar

Jobbeschreibung

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und hast Freude am Umgang mit Menschen? Dann erwartet dich hier eine vielseitige Position, in der Kommunikation, Koordination und Serviceorientierung im Mittelpunkt stehen. Als zentrale Ansprechperson sorgst du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren, Informationen fließen und sich Gäste, Mitarbeitende sowie externe Ansprechpartner jederzeit gut betreut fühlen. Dabei übernimmst du Verantwortung für organisatorische Prozesse, unterstützt bei Veranstaltungen und arbeitest eng mit verschiedenen internen Bereichen zusammen. Wenn du gerne koordinierst, strukturiert arbeitest und deine Sprachkenntnisse aktiv einsetzen möchtest, bist du hier genau richtig. Wir suchen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit anschließender Übernahmeoption.

Deine Aufgaben

• Du bist die erste Ansprechperson für Familien, Mitarbeitende, Gäste, Dienstleister und weitere externe sowie interne Kontakte
• Termine koordinierst du zuverlässig und organisierst Besichtigungen sowie weitere organisatorische Abläufe
• Du arbeitest eng mit Empfang, Facility Management und verschiedenen internen Teams zusammen
• Die tägliche Anwesenheitsdokumentation führst du sorgfältig und gewissenhaft durch
• Du unterstützt Maßnahmen zur allgemeinen Sicherheit und sorgst für eine ordnungsgemäße Dokumentation relevanter Vorgänge
• Vorfälle bearbeitest du professionell und dokumentierst diese nachvollziehbar
• Bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Meetings und Exkursionen wirkst du aktiv mit
• Korrespondenz sowie Übersetzungen in deutscher und englischer Sprache gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich
• Als organisatorische Schnittstelle sorgst du für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten

Deine Fähigkeiten

• Du hast eine Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Sprachen, Hotellerie, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen
• Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten sind für dich selbstverständlich
• Du interessierst dich für organisatorische, kommunikative und koordinative Aufgaben
• Auch bei wechselnden Anforderungen arbeitest du strukturiert und behältst den Überblick
• Du kommunizierst sicher und fließend in deutscher und englischer Sprache – sowohl mündlich als auch schriftlich
• Eigenständiges Arbeiten sowie gutes Zeit- und Selbstmanagement zeichnen dich aus
• Mit den gängigen MS-Office-Anwendungen gehst du routiniert um
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick runden dein Profil ab

Das wird dir geboten

• Einfach bewerben – ganz ohne Anschreiben
• Moderner Arbeitsplatz & entspannte Atmosphäre
• Ein Team, das wirklich zusammenhält
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten & echte Work-Life-Balance
• Gesundheitsangebote, die du wirklich nutzen kannst
• Fahrtkostenzuschuss on top
• Für Bewerber:innen komplett kostenlos

Diese Position ist zwischen 35.000 € und 42.000 € brutto jährlich dotiert.