Teamassistenz in Teilzeit (m/w/d)

BADER + MACK ARCHITEKTEN GmbH; München; On-site; EUR 19,000 - 28,000; Part time

Job summary

BADER + MACK ARCHITEKTEN GmbH sucht eine versierte Teamassistenz zur eigenverantwortlichen Organisation des Büroalltags in München. Sie koordinieren Termine, Besprechungen, Reisen und Veranstaltungen und betreuen Post, Telefon sowie Besucherempfang.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Erstellung und Pflege von Dokumenten, Vorlagen und Übersichten, Verwaltung von Bürobedarf sowie Unterstützung der Geschäftsführung. Sie arbeiten eng mit Mitarbeitenden, Projektleitungen und externen Partnern zusammen.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrung als Team-/Büroassistenz oder Projektassistenz.
• Gute MS 365 Kenntnisse, besonders Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
• Gute Büroorganisation, Terminmanagement und Dokumentenverwaltung.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse.
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.
• Arbeitszeit 5 Stunden täglich.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags.
• Koordination von Terminen, Besprechungen, Reisen sowie internen und externen Veranstaltungen.
• Bearbeitung der allgemeinen Bürokommunikation sowie Betreuung von Posteingang, Telefon und Besucherempfang.
• Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Vorlagen und Übersichten.
• Organisation und Verwaltung von Bürobedarf, Arbeitsmitteln und standortbezogenen Dienstleistungen.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Abstimmung mit Mitarbeitenden, Projektleitungen, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern.
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Abläufe, Vorlagen und Ablagestrukturen.

Skills

Microsoft 365

Terminmanagement

Dokumentenverwaltung

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Diese Aufgaben warten auf Sie

• Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags
• Koordination von Terminen, Besprechungen, Reisen sowie internen und externen Veranstaltungen
• Bearbeitung der allgemeinen Bürokommunikation sowie Betreuung von Posteingang, Telefon und Besucherempfang
• Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Vorlagen und Übersichten
• Organisation und Verwaltung von Bürobedarf, Arbeitsmitteln und standortbezogenen Dienstleistungen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Abstimmung mit Mitarbeitenden, Projektleitungen, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Abläufe, Vorlagen und Ablagestrukturen

Das ist Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung als Teamassistenz, Büroassistenz, Projektassistenz oder in einer vergleichbaren Position
• Sicher im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint
• Gute Kenntnisse in Büroorganisation, Terminmanagement und Dokumentenverwaltung
• Kenntnisse in der Personalsachbearbeitung und Zuarbeit zum Steuerbüro ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Professionelle und freundliche schriftliche sowie telefonische Kommunikation
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsstärke und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben sinnvoll zu priorisieren
• Arbeitszeit täglich 5 Stunden