Teamassistenz Immobilienverwaltung (m/w/d)

Jürgens Hausverwaltung GmbH; Hamburg; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Immobilienverwaltung in Hamburg sucht eine teamorientierte Teamassistenz (m/w/d), die den Büroalltag organisiert und digitale Prozesse optimiert. Die Position erfordert eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mindestens zwei Jahre Erfahrung im Assistenzbereich. Zu den Aufgaben gehören die Kommunikation, Terminmanagement und Dokumentation. Wir bieten eine unbefristete Festanstellung mit 30 Tagen Urlaub, flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Teilweise Home-Office Möglichkeit

Regelmäßige Weiterbildung

Qualifikationen

• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Assistenz und/oder Backoffice-Funktionen.
• Eigenständige Betreuung von Kunden ist erforderlich.
• Begeisterung für digitale Prozesse und neue Tools.

Aufgaben

• Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Büro.
• Koordination von Terminen und Fristen.
• Organisation von Dokumenten und Vorgängen.
• Prüfung von Rechnungen und Vorbereitung zur Freigabe.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Problemlösungsfähigkeiten

Digitale Kompetenz

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Bürokauffrau/-mann

Jobbeschreibung

Wir denken Hausverwaltung weiter. Bist du dabei?

Für unser Team der Jürgens Hausverwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n teamorientierte:n und engagierte:n Kolleg:in (m/w/d) als Teamassistenz.

Wir sind eine etablierte Immobilienverwaltung mit über 2.000 verwalteten Wohneinheiten in Hamburg und Umgebung. Wir verbinden moderne digitale Tools mit persönlichem Service, der die Bedürfnisse unserer Eigentümer:innen und Mieter:innen in den Mittelpunkt stellt. Wenn du Lust hast, die Zukunft der Immobilienverwaltung aktiv mitzugestalten, bist du bei uns genau richtig!

Aufgaben

• Fester Anker: Du hältst dem Team den Rücken frei und sorgst für reibungslose Abläufe im Büro.
• Kommunikation & Koordination: Du nimmst Anfragen von Eigentümern, Beiräten, Mietern und Dienstleistern an, priorisierst sie und leitest sie strukturiert weiter (Telefon, E‑Mail).
• Termin- & Fristenmanagement: Du koordinierst Termine (intern/extern), behältst Wiedervorlagen, Abgabefristen und Eskalationen im Blick und erinnerst proaktiv.
• Dokumenten- und Vorgangsorganisation: Du legst Vorgänge an, pflegst Akten (digital/analog), kümmerst dich um Ablage, Versionen, Nachweise und saubere Dokumentation.
• Unterstützung bei Rechnungen & Freigaben: Du sammelst Rechnungen/Belege, prüfst Formalien, ordnest sie Vorgängen zu und bereitest sie zur Freigabe vor.
• Datenpflege im Verwaltungsprogramm: Du pflegst Stammdaten, Kontaktdaten, Vorgänge, Wiedervorlagen und Dokumente. Qualität & Struktur: Du erkennst Chaos früh, bringst Ordnung rein und schlägst Verbesserungen vor (Checklisten, Standards, Vorlagen).

Qualifikation

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Bürokauffrau/-mann
• Quereinsteiger:innen mit relevanten Qualifikationen sind willkommen
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Assistenz und/oder Backoffice-Funktionen sind von Vorteil
• Eigenständige, freundliche und kompetente Betreuung unserer Kunden
• Wo andere Probleme sehen, suchst du nach Lösungen
• Begeisterung für digitale Prozesse und die Bereitschaft, dich schnell und gerne in neue Tools einzuarbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• Eine unbefristete Festanstellung mit 30 Tagen Urlaub und attraktiver Vergütung
• Eine Unternehmenskultur, die von Lösungsorientierung, Wertschätzung und Respekt geprägt ist und ein engagiertes Team
• Umstellung auf modernste Ausstattung und Software – du bist Teil der Transformation
• Einladende Büroräume mitten in Hamburg-Winterhude
• Flexible Arbeitszeiten, Freizeitausgleich für Überstunden und partiell Home‑Office Möglichkeit
• Kontinuierliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Weiterbildung

Schließe dich unserem dynamischen Team als Teamassistenz Immobilienverwaltung (m/w/d) an und gestalte die Zukunft mit modernen Tools und persönlichem Service. Bewirb dich jetzt in Hamburg!