Teamassistent:in / Back Office (w/m/d) IT-Lizenzmanagement

DEDOS ProForce GmbH; Stuttgart; Hybrid; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrid-Work

Zusammenfassung

DEDOS ProForce Solutions GmbH sucht eine Teamassistenz/Back Office Management (w/m/d) für das Team IT-Lizenzmanagement in Stuttgart. Die Position umfasst Postfach- und Ticketverwaltung, Termin- und Veranstaltungsmanagement sowie Vertrags- und Datenpflege.

Sie organisieren eigenverantwortlich, erstellen Vorlagen und Protokolle, pflegen Inhalte im Lizenzmanagement-Tool und betreuen den Intranet-Auftritt des Teams. Hybride Arbeitsweise mit 0–80% mobilem Arbeiten wird angeboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre oder Wirtschaftsinformatik oder eine vergleichbare Fachrichtung bzw. abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung.
• Mehrjährige Erfahrung im Back Office/Büromanagement oder in einer vergleichbaren Tätigkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse auf C2-Niveau; adressatengerechte Kommunikation auf allen Hierarchieebenen.
• Idealerweise Erfahrung bei IT-Dienstleistern.
• Kenntnisse mit Ticketsystemen sowie Content-Management-Systemen wie TYPO3 oder WordPress; Erfahrung mit E-Signatur-Tools.

Aufgaben

• Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Organisation des Ticketsystems.
• Termin- und Veranstaltungsmanagement inkl. Raumorganisation, Empfang und Gästebetreuung.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Protokollen, Sachstandsberichten und Vermerken.
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister und Pflege des Lizenzmanagement-Tools.
• Betreuung des Intranet-Auftritts des Teams und Pflege von Beiträgen in verlinkten Portalen.
• Koordination der Schriftgutverwaltung und Unterstützung bei Projekten.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Durchsetzungsvermögen

adressatengerechte Kommunikation

Ausbildung

Betriebswirtschaftslehre / Wirtschaftsinformatik-Studium oder kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

OneNote

Jobbeschreibung

Teamassistenz / Back Office (w/m/d) IT-Lizenzmanagement

Im Rahmen einer Expertenüberlassung suchen wir für unseren Kunden, einen IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung aus Stuttgart, eine Teamassistenz / Back Office Management (w/m/d) für das Team IT-Lizenzmanagement. Du hältst dem Team organisatorisch den Rücken frei, von Postfach und Tickets über Termine und Veranstaltungen bis zu Verträgen und Datenpflege. Damit bist du die zentrale Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen, andere Abteilungen und externe Dienstleister.

Was diese Rolle ausmacht

Du bist hier weder nur für Termine zuständig, noch arbeitest du nur Vorgänge ab. Du organisierst eigenverantwortlich, behältst offene Punkte im Blick und fasst nach, bis sie erledigt sind. Du schreibst Vorlagen und Protokolle so, dass Führungskräfte direkt damit arbeiten können. Und du sorgst dafür, dass Daten, Verträge und Intranet-Inhalte des Lizenzmanagements stimmen.

Deine Aufgaben

• Du verwaltest das zentrale E-Mail-Postfach des Teams eigenverantwortlich und organisierst, kategorisierst, verteilst und bearbeitest IT-Tickets im internen Ticketsystem.
• Du übernimmst das Termin- und Veranstaltungsmanagement mit Vor- und Nachbereitung, Raumorganisation sowie Empfang und Betreuung von Gästen, und du verfolgst offene Punkte proaktiv nach.
• Du erstellst Entscheidungsvorlagen, Protokolle, Sachstandsberichte und Vermerke.
• Du verwaltest die Verträge externer Dienstleister einschließlich Reporting und verantwortest die Datenpflege im zentralen Lizenzmanagement-Tool.
• Du betreust den Intranet-Auftritt des Teams und pflegst Lizenzmanagement-Beiträge in verlinkten Portalen.
• Du koordinierst die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung zwischen den Abteilungen, legst Dokumente persönlich zur Unterschrift vor und unterstützt bei Projekt- und Organisationsaufgaben.

Dein Profil

• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung, alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung.
• Du bringt mehrjährige Erfahrung im Back Office, Büromanagement oder in einer vergleichbaren Tätigkeit mit.
• Du verfügst über fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse auf C2-Niveau und kommunizierst adressatengerecht über alle Hierarchieebenen, arbeitest eigeninitiativ, strukturiert und hast Durchsetzungsvermögen.
• Idealerweise konntest du bereits Berufserfahrung bei einem IT-Dienstleister sammeln.
• Von Vorteil sind Erfahrungen mit Ticketsystemen, in der Pflege von Inhalten in einem Content-Management-System wie TYPO3 oder WordPress sowie mit E-Signatur-Tools.

Rahmenbedingungen

• Start: 01.01.2027
• Einsatzort: Stuttgart
• Arbeitsweise: hybrid, bis zu 80 % mobiles Arbeiten möglich
• Auslastung: 100%; 39,5 Stunden pro Woche
• Vergütung: angelehnt an TV-L EG 10, je nach Erfahrungsstufe

Der Einsatz erfolgt in Arbeitnehmerüberlassung für eine Laufzeit von 18 Monaten.

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