Backoffice-Mitarbeiter Lizenzmanagement (m/w/d) - Stuttgart - Office Events P & B GmbH

Office Events GmbH

Stuttgart

On-site

EUR 51,000 - 62,000

Full time

3 days ago

Be an early applicant

A complete application in a minute

Tailored resume and cover letter, ready to send.

Get past ATS filters

Benefits offered by this job

GVP-Tarifvertrag bis 56.200 € brutto/J

Vermögenswirksame Leistungen

Weihnachts- und Urlaubsgeld

Überstundenabgeltung/ Zeitkonto

Empfehlungsprämie bis 300 €

Verlässlicher Ansprechpartner

Mitarbeiterrabatte

Öffentlicher Nahverkehr gute Erreichb

Homeoffice nach Einarbeitung

Job summary

Office Events P & B GmbH sucht in Stuttgart eine/n Backoffice-Mitarbeiter/in Lizenzmanagement (m/w/d) in Vollzeit. Sie bearbeiten das zentrale E-Mail-Postfach des Lizenzmanagement-Teams und verwalten IT-Tickets im internen System.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Pflege des Intranet-Auftritts und Erstellung von Protokollen sowie Berichten. Homeoffice nach der Einarbeitung möglich (bis zu 80%).

Qualifications

Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik, Public Management oder eine kaufmännische Ausbildung.
Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Backoffice oder administrativen Tätigkeiten.
Erfahrung in der Organisation von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und administrativen Prozessen.
Kenntnisse in der Erstellung von Protokollen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und Dokumentationen.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau).

Responsibilities

Eigenverantwortliches Bewirtschaften des zentralen E-Mail-Postfachs des Lizenzmanagement-Teams.
Organisation, Kategorisierung und Bearbeitung von IT-Tickets im internen System.
Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Gästen.
Pflege des Intranet-Auftritts des Teams Lizenzmanagement und Aktualisierung verlinkter Portale.
Proaktive Nachverfolgung offener Aufgaben sowie Erstellung von Berichtsvorlagen und Protokollen.

Skills

Organisationsfähigkeit

Durchsetzungsvermögen

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Zuverlässigkeit

Education

Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder Public Management oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Outlook

Word

Excel

PowerPoint

OneNote

USU Service Management

E-Signatur-Lösungen

TYPO3

Job description

Für wen suchen wir

Wir suchen für unseren Kunden in Stuttgart einen Backoffice-Mitarbeiter Lizenzmanagement (m/w/d) in Vollzeit. Bei unserem Kunden handelt es sich um ein Unternehmen aus dem öffentlichen Dienst.

Vorteile

Attraktive tarifliche Bezahlung nach GVP-Tarifvertrag (bis zu 56.200 € brutto im Jahr je nach Berufserfahrung)
Vermögenswirksame Leistungen sowie Weihnachts- und Urlaubsgeld gemäß GVP-Tarifvertrag
Auszahlung der geleisteten Überstunden oder ein Zeitkonto
Empfehlungsprämie - Mitarbeiter werben Mitarbeiter (bis zu 300,00 € brutto)
Einsatz bei einem renommierten Unternehmen aus der Region
Gute Erreichbarkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
Persönliche Betreuung und Beratung durch einen festen Ansprechpartner von Office Events
Exklusive Mitarbeiterrabatte bei vielen Händlern (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh! – wechselnde Anbieter)

Der Job

Sie bewirtschaften eigenverantwortlich das zentrale E-Mail-Postfach des Teams Lizenzmanagement
Sie organisieren, kategorisieren und bearbeiten IT-Tickets im internen Ticketsystem
Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Gästen, Mitarbeitenden und Dienstleistenden
Sie pflegen den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement und aktualisieren Inhalte in verlinkten Portalen
Sie bereiten Termine organisatorisch vor und nach und kümmern sich um die proaktive Nachverfolgung offener Aufgaben
Sie erstellen Entscheidungsvorlagen, Beschluss- und Ergebnisprotokolle, Vermerke sowie Sachstandsberichte
Sie verwalten Verträge externer Dienstleister einschließlich Reporting und Dokumentation
Sie übernehmen die Datenpflege im zentralen Lizenzmanagement-Tool
Sie koordinieren Ansprechpartner für digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung zwischen den beteiligten Fachbereichen
Sie unterstützen die Teamleitung bei organisatorischen Aufgaben und allgemeinen Projekttätigkeiten
Als Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d) im Lizenzmanagement sorgen Sie für reibungslose administrative Abläufe und unterstützen die operative Steuerung des Teams

Das bringen Sie mit

Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik, Public Management bzw. eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Kaufmann für Digitalisierungsmanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation
Sie bringen mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Backoffice, Büromanagement oder in vergleichbaren administrativen Tätigkeiten mit
Sie verfügen über Erfahrung in der Organisation von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und administrativen Prozessen
Sie haben Kenntnisse in der Erstellung von Protokollen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und Dokumentationen
Sie arbeiten sicher mit Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote
Erweiterte Kenntnisse in den folgenden Anwendungen sind von Vorteil:
- Microsoft Word - Formatierung von Layouts, Nutzung von Inhaltsverzeichnissen und Verweisen sowie Einbindung von Illustrationen und Grafiken
- Outlook - Regel- und Berechtigungsverwaltung, Kategorisierung und Serienterminverwaltung
- Excel - SVERWEIS, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung
Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung mit IT-Ticketsystemen, USU Service Management, E-Signatur-Lösungen oder TYPO3
Kenntnisse im Lizenzmanagement, Vertragsmanagement sowie Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder Landesverwaltung sind wünschenswert
Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau)
Sie überzeugen durch Ihre Organisationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen und Teamfähigkeit
Sie sind eigeninitiativ, zuverlässig und arbeiten selbstständig sowie verantwortungsbewusst
Als Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d) im Lizenzmanagement pflegen Sie eine adressatengerechte Kommunikation, sind zeitlich sowie örtlich flexibel und leisten einen wichtigen Beitrag zur effizienten Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, Dienstleistenden und dem Team

Sonstiges

Start: ab 02.01.2027
Vorerst befristet für 18 Monate mit Option auf Übernahme
Vollzeit (39,5 Stunden/Woche)
Homeoffice nach der Einarbeitung und Absprache möglich (bis zu 80 % der Arbeitszeit)
Bei dieser Anstellung handelt es sich um eine Tätigkeit im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung

Stellendetails