Sachbearbeiter/in Back Office Lizenzmanagement m/w/d

ICONSA GmbH & Co. KG; Stuttgart; Hybrid; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice bis 80% möglich

Gleitzeit

30 Tage Urlaub

Attraktive Vergütung

Job summary

ICONSA GmbH & Co. KG sucht für ein IT BITBW-Projekt in Stuttgart eine/n Sachbearbeiter/in Back Office Lizenzmanagement m/w/d in Vollzeit.

Zu Ihren Aufgaben gehören E-Mail-Postfach bewirtschaftung, IT-Tickets, Termin- und Veranstaltungsmanagement, Intranet-Seitenpflege, Protokolle, Reporting von externen Dienstleistern und Datenpflege im Lizenztool.

Qualifications

• Abgeschlossenes Bachelor-Studium in BWL oder Wirtschaftsinformatik oder eine kaufmännische Ausbildung mit mindestens zwei Jahren Erfahrung im genannten Umfeld.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Back Office, Büromanagement o. ä.
• Praktische Erfahrungen in der Nutzung eines IT-Ticketsystems und möglichst der Tool-Suite USU Servicemanagement.
• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Programmen: Word, Excel, PowerPoint, Outlook (mind. zwei Jahre Erfahrung).
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs.
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem.
• Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen inkl. Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten.
• Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Protokollen sowie Sachstandsberichten.
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive Reporting.
• Koordination zwischen Abteilungen bzgl. Schriftgutverwaltung inkl. Unterschriftsvorlagen.

Skills

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Eigeninitiative

Kommunikative Fähigkeiten

Education

Bachelor in BWL / Wirtschaftsinformatik

kaufmännische Berufsausbildung

Tools

USU Servicemanagement

Microsoft Office

TYPO3

Job description

I****CONSA ist ein Ingenieurdienstleister und Personalvermittler mit Ausrichtung auf die Bereiche Forschung, Entwicklung und Konstruktion. Unser Anspruch ist immer, die Interessen unserer Kunden und Mitarbeiter in Einklang zu bringen und eine optimale Lösung herbeizuführen. Wir stehen für Fairness, Verlässlichkeit und gute Konditionen auch bei Arbeitnehmerüberlassung.

Für einen Einsatz in Arbeitnehmerüberlassung bei der IT Baden-Württemberg (BITBW) suchen wir eine/n Sachbearbeiter/in Back Office Lizenzmanagement m/w/d

Referenznummer: 3600

Ort: Stuttgart, Burgenlandstraße

Arbeitszeit: Vollzeit, 39,5 Stunden

Projektlaufzeit: ca. 15.01.2026 für 1,5 Jahre

Aufgaben:

• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem
• Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden.
• Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting
• Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen Lizenzmanagement-Tools
• Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung
• Allgemeine Projekttätigkeiten und organisatorische Aufgaben

Qualifikation:

• Abgeschlossenes Bachelor-Studium der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik o. ä. oder eine kaufmännische Berufsausbildung mit mindestens zweijähriger Erfahrung im genannten Umfeld
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Back Office, Büromanagement o. ä.
• Praktische Erfahrungen in der Nutzung eines IT-Ticketsystems und möglichst der Tool-Suite USU Servicemanagement
• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Programmen:
• Word (Formatierung von Layouts, Nutzung von Inhaltsverzeichnissen mit Verweisen, Einbindung von Illustrationen oder Grafiken)
• Excel (sVerweis, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung ) / PowerPoint / OneNote (mindestens zwei Jahre Erfahrung)
• Outlook für die Bewirtschaftung eines Team-Postfachs (Regel- und Berechtigungsverwaltung, Kategorisierung über mehrere Postfächer, Serien-Terminverwaltung)
• Möglichst Erfahrung in der Erstellung von Beschlussprotokollen, Verlaufsprotokollen, Ergebnisprotokollen, Erstellung von Sachstandsberichten, Projektberichten sowie in der Verwaltung und Nutzung von E-Signaturprogrammen und im Lizenzmanagement
• Organisation von Präsenzmeetings sowie Termin- und Veranstaltungsmanagement
• Idealerweise Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten mit TYPO3
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (mind. Niveaustufe C2) in Wort und Schrift
• Hohe Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Durchsetzungsvermögen und Eigenverantwortung / Verantwortungsbewusstsein, gutes Zeitmanagement, gute kommunikative Fähigkeiten

Unser Angebot:

• Homeoffice bis 80% möglich, Gleitzeit
• Attraktive Vergütung
• 30 Tage Urlaub

Rufen Sie an, Herr Salmen gibt Ihnen weitere Informationen zu der Aufgabe, Tel: [phone], Mobil: 0160 8221876