Team Assistant

MegaDev GmbH; München; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in München sucht eine zuverlässige Assistenz zur Unterstützung im Office Management und in der HR-Verwaltung. Zu den Aufgaben gehören die Koordination von Terminen, die Organisation von Reisen sowie die Unterstützung bei administrativen Aufgaben im gesamten Employee Lifecycle. Die ideale Kandidatin sollte hervorragend organisiert sein, über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse verfügen und sicher mit Microsoft 365 umgehen können. Ein Führerschein Klasse B ist erforderlich, da gelegentliche Fahrten im Raum München notwendig sind.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Zusätzliche Urlaubstage

Benefits-Cafeteria-System

Karriereentwicklung

Regelmäßige Team-Events

Qualifikationen

• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit.
• Freundliche und lösungsorientierte Kommunikation.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Erfahrung in Assistenz- oder HR-Administration ist vorteilhaft.
• Führerschein Klasse B und Flexibilität im Raum München.

Aufgaben

• Unterstützung des Office Managements und der Buchhaltung.
• Administrative Unterstützung im Employee Lifecycle.
• Koordination von Terminen und Organisation von Reisen.
• Organisation privater und geschäftlicher Angelegenheiten.
• Sichere Anwendung von MS 365 und Offenheit für KI-Tools.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Vertraulichkeit

MS Office Fähigkeiten

Engagement

Hands-on-Mentalität

Ausbildung

Abschluss oder Ähnliches

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

english version below

Aufgaben

DEINE AUFGABEN

1) Administration & Operations

• Du unterstützt im Office Management (Bestellungen, Dienstleisterkoordination, Terminabstimmungen, Orga-Themen).
• Du hilfst im vorbereitenden buchhalterischen Tagesgeschäft (Belege, Rechnungen sammeln/prüfen, Ablage, Zuarbeit fürs Steuerbüro/Accounting).
• Du pflegst Listen, Übersichten und einfache Auswertungen und sorgst dafür, dass alles sauber strukturiert ist.

2) People & Culture Support (HR-Administration)

• Du unterstützt administrativ entlang des Employee Lifecycles (On-/Offboarding-Organisation, Dokumente, Bescheinigungen, Terminplanung).
• Du pflegst Personalunterlagen und Stammdaten (z. B. in HR-Tools) und behältst Fristen und To-dos im Blick.
• Du hilfst bei der Recruiting-Organisation (Interviewkoordination, Kandidat:innen-Kommunikation, Terminlogistik).

3) Geschäftsführer-Assistenz (persönlich als auch für verbundene Unternehmen der MegaDev GmbH)

• Du koordinierst Termine und Kalender und hilfst dabei, Prioritäten sinnvoll zu setzen.
• Du organisierst Reisen und Meetings (Planung, Buchungen, Vor- und Nachbereitung).
• Du übernimmst Schriftverkehr (DE/EN) sowie die Pflege und Ablage von Dokumenten.
• Du erstellst und formatierst einfache Unterlagen (z. B. Agenden, Protokolle, Übersichten, Präsentationsgrundlagen).
• Du koordinierst Abstimmungen mit internen Ansprechpartner:innen und externen Dienstleister:innen.

4) Private & geschäftliche Organisation Geschäftsführer (stundenweise nach Absprache)

• Du organisierst und erledigst ausgewählte private und geschäftliche Besorgungen.
• Du koordinierst Termine mit Dienstleister:innen und Handwerker:innen und hältst Absprachen zuverlässig nach.
• Du übernimmst gelegentlich Fahrten im Raum München (Führerschein Klasse B erforderlich).
• Du gehst bei Bedarf freundlich, souverän und respektvoll mit Kindern im Umfeld des Geschäftsführers um.

5) Tools & digitale Arbeitsweise

• Du arbeitest sicher mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive/SharePoint).
• Du bist offen für KI-Tools (z. B. ChatGPT), um Texte, Zusammenfassungen und Orga-Aufgaben effizienter zu machen.

YOUR RESPONSIBILITIES

1) Administration & Operations

• You support office management (orders, vendor coordination, scheduling, general admin topics).
• You assist with day-to-day preparatory accounting tasks (receipts, collecting/checking invoices, filing, coordination/support for the tax advisor/accounting).
• You maintain lists, overviews, and simple reports and ensure everything stays well-structured.

4) People & Culture Support (HR administration)

• You provide administrative support across the employee lifecycle (on-/offboarding organization, documents, confirmations, scheduling).
• You maintain personnel documents and master data (e.g., in HR tools) and keep track of deadlines and to-dos.
• You support recruiting coordination (interview scheduling, candidate communication, logistics).

3) CEO Support (personal as well as for affiliated companies)

• You coordinate calendars and appointments and help set priorities sensibly.
• You organize travel and meetings (planning, bookings, preparation and follow-up).
• You handle correspondence (DE/EN) and maintain structured filing and documentation.
• You create and format straightforward documents (e.g., agendas, minutes, overviews, presentation drafts).
• You coordinate with internal stakeholders and external service providers.

4) Private & Business Organization (hourly, as agreed)

• You organize and take care of selected private and business errands.
• You coordinate appointments with service providers and tradespeople and reliably follow up on agreements.
• You occasionally run errands/drives within the Munich area (Class B driver’s license required).
• When needed, you interact with children in the Managing Director’s environment in a friendly, confident, and respectful manner.

5) Tools & Digital Way of Working

• You work confidently with Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive/SharePoint).
• You’re open to using AI tools (e.g., ChatGPT) to make texts, summaries, and admin tasks more efficient.

Qualifikation

DEIN PROFIL

• Du bist super organisiert, sorgfältig und zuverlässig (Du denkst einen Schritt voraus und hältst Aufgaben und Absprachen sauber nach).
• Du kommunizierst freundlich, klar und lösungsorientiert – intern wie extern.
• Du sprichst sehr gut Deutsch und gutes Englisch.
• Du hast solide Kenntnisse in Microsoft 365, vor allem Outlook & Teams (Excel/PowerPoint sind ein Plus).
• Erfahrung in Assistenz/Office/HR-Admin ist ein Plus – wichtiger sind Struktur, Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität.
• Du hast einen Führerschein Klasse B und bist bei Bedarf im Raum München flexibel unterwegs.

Vertrauen & Diskretion

• Du gehst absolut vertraulich mit sensiblen Informationen um.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, loyal und verlässlich – gerade dann, wenn es schnell geht oder es diskret sein muss.

YOUR PROFILE

• You’re highly organized, detail-oriented, and reliable (you stay one step ahead and make sure tasks and agreements are followed through).
• You communicate in a friendly, clear, and solution-oriented way—internally and externally.
• You speak German very well and have good English skills.
• You have solid Microsoft 365 skills, especially Outlook & Teams (Excel/PowerPoint are a plus).
• Experience in assistant/office/HR admin roles is a plus—more important are structure, ownership, and a hands-on mindset.
• You hold a Class B driver’s license and can be flexible within the Munich area when needed.

Trust & Discretion

• You handle sensitive information with absolute confidentiality.
• You work independently, loyally, and reliably—especially when things move fast or require discretion.

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DAS BIETEN WIR DIR

• Flexible Arbeitszeiten
• Mobiles Arbeiten (inkl. Workation-Möglichkeiten)
• Zusätzliche Urlaubstage
• Benefits-Cafeteria-System
• Flache Hierarchien & kreative Freiheit – deine Ideen zählen!
• Ein Team, das sich gegenseitig unterstützt und Herausforderungen gemeinsam löst
• Karriereentwicklung – Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven
• Regelmäßige Team-Events und ein konstruktives, kollegiales Arbeitsumfeld
• Modernes Büroambiente

Wir können es kaum erwarten, Dich kennenzulernen!

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WHAT WE OFFER

• Flexible working hours
• Remote work options (including workation opportunities)
• Additional vacation days
• Benefits cafeteria system
• Flat hierarchies & creative freedom – your ideas matter!
• A team that supports each other and solves challenges collaboratively
• Career development – training opportunities and growth perspectives
• Regular team events and a constructive, collaborative atmosphere
• Modern office environment

We can't wait to meet you!