StellenbezeichnungAssistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

PLATH Systems & Integration; Hamburg; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

PLATH Systems & Integration in Hamburg sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die Termine koordiniert, Unterlagen vorbereitet und als zentrale Schnittstelle zu internen Bereichen sowie externen Partnern fungiert.

Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören Fristenverfolgung, Erstellung von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sowie die Unterstützung bei Meetings, Reisen und der Kostenstellenverwaltung; zudem zeigen Sie eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise, Teamgeist

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Assistenz/Verwaltung/Rechtswesen.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzrolle auf Geschäftsführungsebene.
• Verständnis formaler Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel/PowerPoint, sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.

Responsabilités

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Beratern.
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge.
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen.
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partnern.
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung.
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen.
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung.

Connaissances

MS Office

Teamgeist

Kommunikationsstärke

Organisationsfähigkeit

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Outils

Excel

PowerPoint

Digitale Tools

Description du poste

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen (z. B. Handelsregistereinträge, Prokura, Satzungsänderungen, Vertragsmanagement) in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Berater:innen
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen (z. B. notarielle Fachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel & PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in einem dynamischen Umfeld
• Souveränes verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift