Specialist Office Management (m/w/d) in Karlsruhe

Adecco Personaldienstleistungen GmbH; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 34.000 - 40.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Arbeiten

Überdurchschnittliche Vergütung

Zusammenfassung

Adecco Personaldienstleistungen GmbH in Karlsruhe sucht eine engagierte Fachkraft für Specialist Office Management. Sie unterstützen Büroorganisation, koordinieren Termine und Prozesse, arbeiten eng mit Fachabteilungen zusammen und sorgen für reibungslose administrative Abläufe.

Die Position ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen und bietet interessante Perspektiven sowie eine vergütungsorientierte Vergütung. Flexibles Arbeiten wird unterstützt, inkl.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management bzw. Teamassistenz.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (mind. B2).

Aufgaben

• Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Anliegen.
• Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen.
• Organisation von Raumbelegungen, Besuchern, Parkplätzen und Catering.
• Mitarbeit bei Personalprozessen, Zeiterfassung, Abwesenheitsmeldungen und Schulungsadministration.

Kenntnisse

Organisation

Teamkoordination

Kundenorientierung

Selbstständiges Arbeiten

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Büromanagement-Qualifikation

Tools

Microsoft Office

Microsoft Teams

SharePoint

Jobbeschreibung

Für einen Kunden in Karlsruhe suchen wir eine Fachkraft im Specialist Office Management (m/w/d). In dieser Position unterstützen Sie die Büroorganisation und stellen sicher, dass administrative Abläufe strukturiert und effizient umgesetzt werden. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und tragen dazu bei, dass interne Prozesse, Dokumentationen und Kommunikationswege verlässlich koordiniert werden.

Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung sind Sie Teil des Adecco-Netzwerks und profitieren von einer professionellen Betreuung.

Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Specialist Office Management (m/w/d) in Karlsruhe

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung von Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Anliegen
• Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Aktivitäten
• Organisation von Raumbelegungen, Besucherempfängen, Parkplätzen und Catering-Services
• Unterstützung bei personalbezogenen Organisationsprozessen, Zeiterfassung, Abwesenheitsmeldungen und Schulungsadministration
• Verwaltung bürobezogener Bestell- und Serviceprozesse, beispielsweise Zugangsberechtigungen, Hardware-Anforderungen, Büromaterial, Visitenkarten und Werbemittel
• Unterstützung des Workplace Managements einschließlich Arbeitsplatzplanung, Flächenmanagement und Bürobelegung
• Planung und Organisation von Workshops, Teamveranstaltungen, Onsite-Wochen und internen Events
• Bearbeitung von Rechnungen sowie administrative Nachverfolgung mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern
• Anwenderunterstützung für interne Tools und Prozesse, insbesondere Lern- und Trainingsplattformen

Ihre Qualifikationen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Teamassistenz, Administration oder einem vergleichbaren Umfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Microsoft Teams und SharePoint
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und flexibel auf wechselnde Anforderungen zu reagieren
• Hohe Service- und Kundenorientierung
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Englisch B2)

Was Sie erwartet:

• Eine interessante Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen mit der Option auf Übernahme durch Kundenbetrieb
• Hervorragende Entwicklungs- und Karriereperspektiven in einem innovativen Unternehmen
• Attraktive, übertarifliche Vergütung sowie Sonderzahlungen (zwischen 25,67 € - 28,84 € Stundenlohn)
• Hybrides Arbeiten mit durchschnittlich 2 Tagen Homeoffice pro Woche
• Urlaubsanträge, Überstundenauszahlung, Lohnabrechnungen und vieles mehr per App steuerbar
• Persönliche Beratung und Betreuung durch das Adecco-Team in Karlsruhe

Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.