(Senior) Office Manager*in, Teamleitung – Elternzeitvertretung

Aurora Energy Research Limited; Berlin; Hybrid; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Unternehmen sucht einen (Senior) Office Manager*in in Elternzeitvertretung für ein Jahr in Berlin. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die operativen Abläufe im Büro, einschließlich der Leitung des Business Infrastructure & Operations Teams. Kandidaten sollten über mehrere Jahre Führungserfahrung und exzellente Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Die Position bietet ein hybrides Arbeitsmodell und verschiedene soziale Leistungen, einschließlich Unterstützung für Eltern.

Leistungen

Employee Assistance Programme (EAP)

Spendit Card

BVG Job Ticket

Bike Leasing

Unterstützung für Eltern

Qualifikationen

• Berufserfahrung in einer internationalen Organisation in einer operativen Rolle.
• Mehrjährige Führungserfahrung und Erfahrungen in Projektmanagement, Finanzen oder Beratung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (C1).

Aufgaben

• Verantwortung für interne Geschäftsabläufe im Berliner Büro.
• Sicherstellung der Büroeffizienz und Leitung des Arbeitsschutzausschusses.
• Kommunikation von Richtlinien und Budgetverantwortung für das Berliner Büro.

Kenntnisse

Teamplayer*in

Detailgenauigkeit

Organisationstalent

Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Eigeninitiative

Tools

MS-Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

Jobbeschreibung

(Senior) Office Manager*in, Teamleitung – Elternzeitvertretung

Department: Core - Business Infrastructure & Operations

Employment Type: Permanent - Full Time

Location: Berlin, Germany

Description

Aurora bietet dir die spannende Möglichkeit, als (Senior) Office Manager*in in Elternzeitvertretung für ein Jahr in unserem Berliner Büro einzusteigen. In dieser Rolle übernimmst du die Verantwortung für einen reibungslosen und effizienten Ablauf aller operativen Prozesse im Büro und leitest das Berliner Business Infrastructure & Operations Team hin zu operativer Bestleistung.

Die ideale Person für diese Position bringt Selbstbewusstsein mit, um alle Aspekte des Büros und der internen Abläufe zu steuern und das lokale Team zu Höchstleistungen zu motivieren. Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten und trittst gegenüber Kolleg*innen auf allen Ebenen mit Sensibilität, Taktgefühl und Diplomatie auf. Du behältst auch unter Zeitdruck einen kühlen Kopf, arbeitest termingerecht und gehst proaktiv an Planung, Delegation und Priorisierung heran.

Um erfolgreich in dieser Rolle zu sein, bist du in der Lage sowohl das große Ganze im Blick zu behalten und bist zeitgleich auch bereit, selbst anzupacken und dich in das Tagesgeschäft einzubringen. Organisationstalent, Effizienz und ein ausgeprägter Sinn für Details runden dein Profil ab.

Deine Aufgaben

• Verantwortung für die internen Geschäftsabläufe im Berliner Büro, inkl. fachlicher Führung der Business Infrastructure & Operations Koordinatorin sowie des Building & Facilities Officers
• Sicherstellung der Büroeffizienz, physischer Sicherheitsmaßnahmen und Einhaltung von Arbeitsschutzrichtlinien (inkl. Leitung des Arbeitsschutzausschusses)
• Planung und Organisation der Büroinfrastruktur (z. B. Umzüge, Anpassungen der Arbeitsplatzgestaltung)
• Ansprechpartner*in für zentrale Abteilungen (Personal, Finanzen, IT, Recht) im Berliner Büro; Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Fachbereiche
• Bedarfsermittlung und Beschaffung von Büroausstattung, inkl. Pflege von Lieferantenbeziehungen und Vertragsverhandlungen
• Personalführung: Recruiting, Leadership, Mentoring, Training und Performance Management des Berliner Business Operations-Teams
• Kommunikation von Richtlinien, Prozessen und wichtigen Informationen an das gesamte Berliner Büro, inkl. Updates beim wöchentlichen Team Meeting
• Budgetverantwortung für das Berliner Büro
• Überwachung und Verbesserung der physischen Sicherheitsprozesse sowie Teilnahme an Audits
• Sicherstellung der Einhaltung lokaler Vorschriften und Unternehmensrichtlinien; Unterstützung der Rechtsabteilung bei lokalen Versicherungsthematiken
• Verwaltung staatlicher Förderungen im Zusammenhang mit Büroerweiterungen, inkl. Abstimmung mit Fördergeber, Finanzteam und externen Steuerberater*innen
• Mitwirkung an globalen und abteilungsübergreifenden Projekten
• Organisation interner Events (z. B. Strategietag, Weihnachtsfeier, Teamevents)

Dein Profil

Erforderlich:

• Berufserfahrung in einer internationalen Organisation in einer operativen Rolle, idealerweise im Bereich Professional Services
• Erfahrung in relevanten Bereichen (z. B. Projektmanagement, Finanzen, Beratung, Start-ups)
• Mehrjährige Führungserfahrung
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit, Organisationstalent und Zeitmanagement
• Fähigkeit, professionelle Korrespondenz, Berichte, Anweisungen und Leitlinien zu erstellen
• Teamplayer*in mit exzellenten zwischenmenschlichen Fähigkeiten die es dir erlauben Beziehungen auf allen Ebenen zu etabilieren
• Belastbarkeit und Fähigkeit, Prioritäten in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld zu setzen
• Eigeninitiative, Arbeiten unter Zeitdruck und proaktives Handeln
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Deutsch fließend (C2)
• Englisch sehr gut (C1)

Wünschenswert:

• Erfahrung mit Datenanalyse in Excel, Datenbankmanagement oder Finanzberichterstattung
• Kenntnisse vom deutschen Arbeitsrecht

Was wir bieten

Zu unseren Benefits gehören unter anderem:

• Employee Assistance Programme (EAP)
• Spendit Card
• BVG Job Ticket
• Bike Leasing
• Unterstützung für Eltern

Wir legen Wert auf Flexibilität in der Arbeitsgestaltung. Die meisten Rollen sind hybrid (Büro/Homeoffice) mit ggf. anpassbaren Arbeitszeiten. Lass uns im Gespräch klären, was für dich und Aurora am besten passt.

Aurora verpflichtet sich dem Grundsatz der Chancengleichheit: Niemand wird aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand, Schwangerschaft oder Elternschaft benachteiligt.

Bitte reiche deine Bewerbung über den angegebenen Link ein – inklusive Lebenslauf, Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin. Bewerbungen per E-Mail, Telefon oder Social Media können leider nicht berücksichtigt werden.