Sekretärin / Sekretär (m/w/d)

Stadt Heidelberg Personal- und Organisationsamt; Heidelberg; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge (TVöD)

Deutschlandticket (anteilig)

Fortbildungs- und Personalentwicklungs

Gute Verkehrsanbindung

Krisensicherer Arbeitsplatz

Mitarbeiterevents

Psychologische Beratung & Coaching

Vereinbarkeit Familie, Beruf undFreize

Job summary

Stadt Heidelberg Personal- und Organisationsamt sucht eine Sekretärin / einen Sekretär (m/w/d) in Heidelberg. Sie arbeiten im unbefristeten Vollzeit- oder Teilzeitverhältnis und unterstützen die Leitungsebene bei Büro- und Verwaltungstätigkeiten, organisieren Abläufe, koordinieren Termine und übernehmen das Office-Management einschließlich Post, Schriftverkehr und Fristen.

Die Stelle bietet eine tarifliche Eingruppierung bis TVöD, gute Arbeitsbedingungen im öffentlichen Dienst sowie vielfältige

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung.
• Sicherer Umgang mit MS-Office.
• Gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.
• Erfahrung im öffentlichen Dienst wünschenswert.
• Organisationstalent und serviceorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Organisation und Koordination aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten.
• Zentrale Anlaufstelle der Verwaltungseinheit und Ansprechperson für alle telefonischen und persönlichen Kontakte.
• Unterstützung der Leitungsebene bei allgemeinen Büro- und Verwaltungstätigkeiten, wie zum Beispiel beim Zusammenstellen von Unterlagen, der Erstellung von Protokollen, bei Druckaufträgen und Beschaffungen.
• Übernahme des Office-Managements einschließlich Postbearbeitung, Terminkoordination, Schriftverkehr, Ablage, Wiedervorlagen sowie Überwachung von Fristen.
• Sonderaufgaben des jeweiligen Sekretariats.

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

MS-Office-Kompetenz

Deutsch (C1)

Teamfähigkeit

Education

Ausbildung Büromanagement

Job description

Sekretärin / Sekretär (m/w/d)

Heidelberg

unbefristet

Vollzeit oder Teilzeit

Entgeltgruppe 6 bis 8 TVöD (41.637,86 bis 54.367,96 EUR brutto pro Jahr in Vollzeit)

Bewerbungsfrist: 15.11.2026

Ihre Aufgaben - Was Sie bewirken

Sie sorgen dafür, dass das Sekretariat effizient arbeitet und alle Abläufe reibungslos funktionieren.

• Organisation und Koordination aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten
• Zentrale Anlaufstelle der Verwaltungseinheit und Ansprechperson für alle telefonischen und persönlichen Kontakte
• Unterstützung der Leitungsebene bei allgemeinen Büro- und Verwaltungstätigkeiten, wie zum Beispiel beim Zusammenstellen von Unterlagen, der Erstellung von Protokollen, bei Druckaufträgen und Beschaffungen
• Übernahme des Office-Managements einschließlich Postbearbeitung, Terminkoordination, Schriftverkehr, Ablage, Wiedervorlagen sowie Überwachung von Fristen
• Sonderaufgaben des jeweiligen Sekretariats

Ihr Profil - Was Sie mitbringen

Wir suchen Persönlichkeiten mit Organisationstalent, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische und tätigkeitsbezogene Ausbildung (zum Beispiel als Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter), vorzugsweise mit entsprechender Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie ausgeprägte organisatorische und verwaltungsspezifische Kompetenzen
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie sicheres und freundliches Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen sowie empathisches und dienstleistungsorientiertes Handeln
• Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen und Menschen einzustellen und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse mindestens auf Sprachniveau C1

Unser Angebot - Was wir Ihnen bieten

• Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
• Bezuschusstes Deutschlandticket
• Fortbildungs- und Personalentwicklungsangebote
• Gute Verkehrsanbindung
• Krisensicherer Arbeitsplatz
• Mitarbeiterevents
• Psychologische Beratung und Coaching
• Vereinbarkeit Familie, Beruf und Freizeit
• Vorteile des öffentlichen Dienstes

Bei uns sind alle Talente unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung willkommen. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.

Für weitere Informationen oder bei Fragen zum Auswahlverfahren wenden Sie sich bitte an:

Loreen Fürst
Recruiting
Personal- und Organisationsamt
06221 58-11085
[e-mail]