Sekretärin / Sekretär (m/w/d)

One Team Heidelberg; Heidelberg; Hybrid; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Deutschlandticket-Zuschuss

Fortbildungs- und Personalentwicklungs

Gute Verkehrsanbindung

Krisensicherer Arbeitsplatz

Mitarbeiterevents

Psychologische Beratung & Coaching

Vereinbarkeit Familie, Beruf & Freizei

Charta der Vielfalt

Job summary

Heidelberg sucht mehrere Sekretariatskräfte für verschiedene Sekretariate der Stadt Heidelberg. Sie unterstützen Leitungsebene und Mitarbeitende, sichern einen reibungslosen Arbeitsalltag und tragen zu einer bürgernahen Stadtverwaltung bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, zentrale Anlaufstelle, Protokolle, Postbearbeitung, Terminkoordination und Fristenüberwachung. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst.
• Gute MS-Office-Kenntnisse und organisatorische Kompetenzen.
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (C1) und freundliches Auftreten.

Responsibilities

• Organisation und Koordination aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten.
• Zentrale Anlaufstelle der Verwaltungseinheit und Ansprechperson für alle Kontakte.
• Unterstützung der Leitungsebene bei Büro- und Verwaltungsaufgaben, Protokolle, Druckaufträge und Beschaffungen.
• Office-Management inklusive Postbearbeitung, Terminkoordination, Schriftverkehr und Fristenüberwachung.
• Sonderaufgaben des jeweiligen Sekretariats.

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Ausdrucksfähigkeit Deutsch

Teamfähigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

Job description

Werden Sie Teil von One Team Heidelberg!

Wir suchen mehrere Sekretariatskräfte für unterschiedliche Sekretariate der Stadt Heidelberg. In dieser Funktion unterstützen Sie die Leitungsebene und Mitarbeitenden, sorgen mit Ihrem organisatorischen Geschick und serviceorientierten Handeln für einen reibungslosen Arbeitsalltag und leisten so einen wichtigen Beitrag zu einer leistungsfähigen und bürgernahen Stadtverwaltung.

Ihre Aufgaben - Was Sie bewirken

Sie sorgen dafür, dass das Sekretariat effizient arbeitet und alle Abläufe reibungslos funktionieren.

• Organisation und Koordination aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten
• Zentrale Anlaufstelle der Verwaltungseinheit und Ansprechperson für alle telefonischen und persönlichen Kontakte
• Unterstützung der Leitungsebene bei allgemeinen Büro- und Verwaltungstätigkeiten, wie zum Beispiel beim Zusammenstellen von Unterlagen, der Erstellung von Protokollen, bei Druckaufträgen und Beschaffungen
• Übernahme des Office-Managements einschließlich Postbearbeitung, Terminkoordination, Schriftverkehr, Ablage, Wiedervorlagen sowie Überwachung von Fristen
• Sonderaufgaben des jeweiligen Sekretariats

Ihr Profil - Was Sie mitbringen

Wir suchen Persönlichkeiten mit Organisationstalent, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische und tätigkeitsbezogene Ausbildung (zum Beispiel als Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter), vorzugsweise mit entsprechender Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie ausgeprägte organisatorische und verwaltungsspezifische Kompetenzen
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie sicheres und freundliches Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen sowie empathisches und dienstleistungsorientiertes Handeln
• Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen und Menschen einzustellen und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse mindestens auf Sprachniveau C1

Unser Angebot - Was wir Ihnen bieten

• Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
• Bezuschusstes Deutschlandticket
• Fortbildungs- und Personalentwicklungsangebote
• Gute Verkehrsanbindung
• Krisensicherer Arbeitsplatz
• Mitarbeiterevents
• Psychologische Beratung und Coaching
• Vereinbarkeit Familie, Beruf und Freizeit
• Vorteile des öffentlichen Dienstes

Für weitere Informationen oder bei Fragen zum Auswahlverfahren wenden Sie sich bitte an:
LoreenFürst
Recruiting
Personal- und Organisationsamt
06221 58-11085
[e-mail]

Bei uns sind alle Talente unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung willkommen. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.