Sachbearbeitung Verwaltungssekretariat (m/w/d)

Stadt Ludwigshafen am Rhein; Ludwigshafen am Rhein; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Job-bike (Fahrradleasing)

Sonderkonditionen Fitnessstudios

Jahressonderzahlung

Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge

Leistungszulage

Vermögenswirksame Leistungen

Job summary

Die Stadt Ludwigshafen Verwaltung sucht im Dezernat Finanzen, Ordnung, Immobilien und Bürgerdienste eine/n Verwaltungsmitarbeiter/in für den Bereich Öffentliche Ordnung. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Zu den Aufgaben gehören allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Post- und Telefondienst, Terminmanagement, Schriftstücke und Protokolle, sowie die Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden. Flexible Arbeitszeitmodelle und ein sicherer Arbeitsplatz werden angeboten.

Qualifications

• Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen
• Gute Allgemeinbildung und gute Umgangsformen
• Sicherer Umgang mit PC und gängigen Programmen (Word, Excel)
• Kontaktfreudigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Loyalität
• Fähigkeit zu selbstständigem Handeln und Orientierung an Leitlinien der Zusammenarbeit

Responsibilities

• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Sekretariatsaufgaben für den Bereich Öffentliche Ordnung
• Posteingang, -verteilung, -bearbeitung und -versendung
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten sowie telefonische Erledigung von Aufträgen
• Erteilung von Auskünften
• Koordinierung von Terminen und Terminüberwachung
• Zeiterfassungsbeauftragte(r) für den Bereich
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen der Bereichsleitung
• Teilnahme an Besprechungen und Erstellung von Niederschriften bzw. Protokollen
• Selbstständige Abfassung kleinerer Schriftstücke
• Recherchearbeiten
• Bearbeitung von Presse- und anderen Anfragen sowie Beschwerden
• Verwaltung von Dienstsiegeln, Schlüsseln und Chips
• Steuerung des Umlaufs von Fachliteratur und Informationen
• Administrative Koordination von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen

Skills

Kontaktfreudigkeit

Belastbarkeit

Flexibilität

Loyalität

Selbstständiges Handeln

Education

Verwaltungsfachangestellten

kaufmännische Ausbildung

Tools

Word

Excel

Job description

Im Dezernat Finanzen, Ordnung, Immobilien und Bürgerdienste ist im Bereich Öffentliche Ordnung zum nächstmöglichen Zeitpunktdie oben genannte Stelle zu besetzen.

Das Aufgabengebiet kann auch von Teilzeitkräften wahrgenommen werden.

So sieht Ihr Alltag aus ...

• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Sekretariatsaufgaben für den Bereich
• Posteingang, -verteilung, -bearbeitung und -versendung
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten sowie telefonische Erledigung von Aufträgen
• Erteilung von Auskünften
• Koordinierung von Terminen und Terminüberwachung
• Zeiterfassungsbeauftragte*r für den Bereich
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen der Bereichsleitung
• Teilnahme an Besprechungen und Erstellung von Niederschriften bzw. Protokollen
• Selbstständige Abfassung kleinerer Schriftstücke
• Recherchearbeiten
• Bearbeitung von Presse- und anderen Anfragen sowie Beschwerden
• Verwaltung von Dienstsiegeln, Schlüsseln und Chips
• Steuerung des Umlaufs von Fachliteratur und anderer Informationen im Bereich
• Administrative Koordination und Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen innerhalb des Zuständigkeitsbereichs

Wenn Sie ...

• die Ausbildung zur*zumVerwaltungsfachangestellten / die Angestelltenprüfung Ierfolgreich abgeschlossen haben

oder

• eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten gleichartigen Ausbildungsberuf (Fachrichtung Büro, Sekretariat, Verwaltung oder vergleichbar) mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren verfügen,

• sicher im Umgang mit dem PC und den gängigen Programmen (wie Word und Excel) sind,
• eine gute Allgemeinbildung und sehr gute Umgangsformen haben,
• über Kontaktfreudigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Loyalität verfügen sowie die Fähigkeit zu selbstständigem Handeln besitzen und
• das Handeln und Verhalten nach den „Leitlinien der Zusammenarbeit“ für selbstverständlich halten,

... freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bekommen Sie von uns ...

• ein verantwortungsvolles und vielschichtiges Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum Ihrer Arbeitsabläufe
• qualifizierte Weiterbildungsmöglichkeiten
• kollegiale Arbeitsatmosphäre und ein sehr gutes Betriebsklima
• Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• einen krisensicheren Arbeitsplatz
• eine gute Verkehrsanbindung
• Job-bike (Fahrradleasing)
• Sonderkonditionen in kooperierenden Fitnessstudios
• attraktive Zusatzleistungen, wie z.B. Jahressonderzahlung, arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, Leistungszulage, Vermögenswirksame Leistungen

Vielfalt ist uns sehr wichtig! Wir freuen uns deshalb über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber*innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen sehr gerne Frau Bayrak-Yildiz unter der Telefonnummer 0621/504-2033 und Personalfragen werden von Frau Alles, Telefonnummer 0621/504-3530 sehr gerne beantwortet.