Sachbearbeitung Schulsekretariat (m/w/d)

Stadt Ludwigshafen Verwaltung; Ludwigshafen am Rhein; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

Jobticket

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job-bike

Job summary

Stadt Ludwigshafen am Rhein sucht eine/n Schulsekretär/in für vielseitige administrative Aufgaben an einer Ludwigshafener Schule. Sie arbeiten eng mit der Schulleitung zusammen, betreuen Schülerdaten und Abwicklung von Formulare, Meldungen sowie haushaltsbezogene Vorgänge.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse und eine strukturierte Arbeitsweise. Bewerbungen werden vorzugsweise von teamfähigen, kommunikationsstarken Kandidaten entgegengenommen.

Qualifications

• Ausbildung abgeschlossen als Verwaltungsfachangestellte(r) oder kaufmännische Ausbildung mit mind. 3 Jahren
• Erfahrung im Sekretariat vorteilhaft
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, selbständige Arbeitsweise und Teamfähigkeit

Responsibilities

• Organisation und Bearbeitung der allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung der Schulleitung bei organisatorischen Aufgaben
• Kommunikation mit Schüler*innen, Eltern, Lehrkräften, Behörden und Partnern
• Bearbeitung von An-, Ab- und Ummeldungen sowie Verwaltungsvorgängen
• Verwaltung von Schülerdaten und schulischen Unterlagen
• Erfassung und Weiterleitung von statistischen Meldungen
• Pflege von Schulverwaltungsprogrammen und Schulstatistiken bearbeiten

Skills

MS Office

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Education

Verwaltungsfachangestellte(r)

kaufmännische Ausbildung

Tools

edoo.sys

LMF-Portal

Job description

Werden Sie Teil unseres Teams an einer der Ludwigshafener Schulen!

Sie arbeiten gerne mit Menschen, organisieren zuverlässig und behalten auch dann den Überblick, wenn viele Dinge gleichzeitig zu erledigen sind? Dann sind Sie bei uns richtig.

Als Schulsekretär*in sind Sie eine wichtige Schnittstelle im Schulalltag. Sie unterstützen die Schulleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und sind zugleich erste Ansprechperson für Schüler*innen, Eltern, Lehrkräfte, die Schulverwaltung und weitere Partner.

Die Stadt Ludwigshafen am Rhein betreut 47 Schulen an 52 Schulstandorten. In unseren Schulsekretariaten werden regelmäßig Stellen frei. Deshalb suchen wir fortlaufend engagierte und qualifizierte Mitarbeiter*innen für befristete und unbefristete Arbeitsverhältnisse mit einem Beschäftigungsumfang von mindestens 19,5 Wochenstunden an fünf Arbeitstagen pro Woche.

So sieht Ihr Alltag aus ...

• Organisation und Bearbeitung der allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung der Schulleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• telefonische, schriftliche und persönliche Kommunikation mit Schüler*innen, Eltern, Lehrkräften, Behörden und weiteren Ansprechpartner*innen
• Bearbeitung von An-, Ab- und Ummeldungen sowie weiterer schulbezogener Verwaltungsvorgänge
• Bearbeitung von Schülerdaten und schulischen Unterlagen
• Erfassung, Pflege und Übermittlung von statistischen Daten und Meldungen
• Organisation, Ausstellung und Verwaltung von Formularen, Bescheinigungen und sonstigen Unterlagen
• Überwachung der Schulpflicht und Bearbeitung bzw. Weiterleitung unentschuldigter Schulversäumnisse im Rahmen von OWiG-Verfahren
• Zusammenarbeit mit der Schulverwaltung, anderen städtischen Dienststellen sowie weiteren Institutionen
• Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und weiteren haushaltsbezogenen Vorgängen
• Schulverwaltungsprogramm (edoo.sys) und LMF-Portal pflegen sowie Schulstatistiken bearbeiten

Wenn Sie ...

• die Ausbildung zur*zumVerwaltungsfachangestellten / die Angestelltenprüfung Ierfolgreich abgeschlossen habenoder
• eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten gleichartigen Ausbildungsberuf (Fachrichtung Büro, Sekretariat, Verwaltung oder vergleichbar) mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren verfügen
• bereits Erfahrungen in einem Sekretariat gesammelt haben (von Vorteil)
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick zu behalten, mitbringen
• eine strukturierte, selbständige und sorgfältige Arbeitsweise Ihr Eigenen nennen
• gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen vorzeigen können
• die Bereitschaft besitzen, sich zügig in schulbezogene Fachverfahren und Verwaltungsabläufe einzuarbeiten
• kommunikations- und teamfähig sind
• ein gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift besitzen
• ein freundliches, verbindliches und sicheres Auftreten zeigen
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit mitbringen
• Gender- und Diversitätssensibilität besitzen
• das Handeln und Verhalten nach den "Leitlinien der Zusammenarbeit" für selbstverständlich erachten

Bekommen Sie von uns ...

• einen krisensicheren und attraktiven Arbeitsplatz
• ein durch die Stadt gefördertes Jobticket
• die Möglichkeit zur beruflichen Entwicklung
• qualifizierte Weiterbildungsmöglichkeiten
• Job-bike (Fahrradleasing)
• Sonderkonditionen in kooperierenden Fitnessstudios
• attraktive Zusatzleistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung, arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, Leistungszulage, Vermögenswirksame Leistungen

Hinweis an den*die Bewerber*in:

Vielfalt ist uns sehr wichtig! Wir freuen uns deshalb über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber*innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Fachliche Fragen beantwortet Ihnen sehr gerne Frau Karl unter der Telefonnummer 0621/504-3536 und Personalfragen werden von Frau van Loosen, Telefonnummer 0621/504-2512 sehr gerne beantwortet.