Sekretär/in (m/w/d)

Gymnasium Panketal Freie Stadtrandsch. Berlin-Brg. gGmbH; Schwanebeck; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Die Schulsekretärin (m/w/d) unterstützt den Schulleiter/Geschäftsführer effektiv bei der Erfüllung seiner Aufgaben und sorgt durch eine sichere Kommunikation für einen störungsfreien Ablauf.

Zu den Aufgaben gehören Korrespondenz, Empfang von Eltern und Besuchern, Materialbestellung, Zahlungsabwicklung, Terminkontrolle und Schulbuchplanung.

Qualifications

• Belastbarkeit und Flexibilität für den Schulbetrieb.
• Gute Kommunikationsfähigkeit im Kontakt mit Eltern und Schülern.
• Sicheres Auftreten, Diskretion und Loyalität im Schulumfeld.
• Selbstständige, zielorientierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Versierter Umgang mit moderner Bürotechnik und EDV.
• Kenntnisse in allen Fragen der Sekretariatsorganisation.
• Verständnis der Ziele und Leitlinien der Schule.

Responsibilities

• Sie führen die Korrespondenz.
• Sie empfangen Eltern und Kunden.
• Sie bestellen Büromaterial.
• Sie empfangen und betreuen Besucher.
• Sie führen Wiedervorlage und Ablage.
• Sie verantworten Zahlungsvorgänge und Vorkontierung von Rechnungen.
• Sie priorisieren Post- und Telefongespräche für termingerechte Bearbeitung.
• Sie prüfen vor Unterschrift formale Richtigkeit von Schriftstücken.
• Sie führen Schulbuchplanung und -abrechnung durch.
• Sie erledigen Korrespondenz soweit möglich selbstständig.
• Sie kümmern sich um Terminabsprachen und Terminkontrolle.
• Sie verfolgen Fristen bei delegierten Vorgängen.

Skills

Belastbarkeit

Flexibilität

Kommunikationsstärke

Sicheres Auftreten

Diskretion & Loyalität

Zielorientierung

Bürotechnik

Sekretariatsorganisation

Tools

MS Office

Job description

Stellenbezeichnung: Schulsekretärin (m/w/d)

Direkter Vorgesetzter: Schulleiter/ Geschäftsführer

Direkt unterstellte Mitarbeiter: keine

Wofür ist die Schulsekretärin zuständig?

die Schulsekretärin (m/w/d) nimmt ihre/seine Aufgaben so wahr, dass der Schulleiter/Geschäftsführer bei der Erfüllung seiner Aufgaben effektiv unterstützt wird, die Vertraulichkeit aller geschäftlichen Angelegenheiten gewahrt bleibt und ein möglichst störungsfreier Arbeitsablauf für den Vorgesetzten sichergestellt ist sie/er liefert einen wesentlichen Beitrag zur positiven Außenwirkung der Schule sie/er plant die jährlichen Regeltermine der Geschäftsführer und des Schulleiters zudem ist sie/er zuständig für die Kommunikation mit Eltern und Schülern während des Schultages

Fähigkeiten:

• Sie sind belastbar
• Sie sind flexibel
• Sie sind kommunikationsstark
• Sie haben ein sicheres und sympathisches Auftreten
• Sie sind diskret und loyal
• Sie arbeiten zielorientiert
• Sie zeichnen sich durch einen versierten Umgang mit moderner Bürotechnik aus
• Sie verfügen über sichere Kenntnisse in allen Fragen der Sekretariatsorganisation
• Sie kennen die Ziele, Strategien und Leitlinien der Schule und seine Stellung im Markt

Ihre Aufgaben als Schulsekretärin:

• Sie führen die Korrespondenz
• Sie empfangen Eltern und Kunden
• Sie bestellen das Büromaterial
• Sie empfangen und betreuen Besucher
• Sie führen die Wiedervorlage und die Ablage
• Sie sind zuständig für alle Zahlungsvorgänge sowie die Vorkontierung der Rechnungen
• Sie priorisieren eingehende Post- und Telefongespräche, damit Vorgänge sach- und termingerecht bearbeitet werden können
• Sie prüfen zur Unterschrift vorgelegte Schriftstücke auf formale Richtigkeit
• Sie führen die Schulbuchplanung und -abrechnung durch
• Sie erledigen die Korrespondenz - soweit fachlich möglich – selbstständig
• Sie kümmern sich um Terminabsprachen und die Terminkontrolle
• Bei delegierten Vorgängen verfolgen Sie die entsprechenden Termine
• bei Bedarf führen Sie andere, Ihrer Vorbildung und Ihren Fähigkeiten entsprechende Einzelaufträge aus, die dem Wesen nach zum Aufgabengebiet gehören oder betrieblich notwendig sind.

Arbeitszeit:

7.45 - 16.15 Uhr