Schulsekretär*in Nebenius Grundschule

Stadt Karlsruhe; Karlsruhe; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Part time

Job summary

Stadt Karlsruhe such eine engagierte Sekretariatskraft für das Schulsekretariat der Nebenius Grundschule im Schulbezirk Südstadt. Sie koordinieren Termine, beantworten Anfragen und unterstützen die Schulleitung sowie das Kollegium mit administrativen Aufgaben.

Die Position ist in Teilzeit (43,59%) mit TVöD E7 vergütet, und die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 20,34 Stunden während der Schulzeit; in den Ferien wird keine Arbeitsleistung erbracht.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen und Lernbereitschaft bei IT-Anwendungen.

Responsibilities

• Telefonische und persönliche Auskünfte geben, Termine koordinieren und Anfragen steuern.
• Verwaltung digitaler Schülerdaten, Posteingang, Rechnungen, Bestellungen sowie Inventarpflege.

Skills

Kaufmann/-frau Büromanagement

Organisation

Kommunikation

Education

Ausbildung Büromanagement

Tools

MS Office

Datenverwaltung

Job description

Start: nachstmöglich | unbefristet | Teilzeit: 43,59 % | Bezahlung: E 7 TVöD (Vollzeit-Jahresbrutto 42.340 € bis 51.981 €)

Als Schulträger gewährleistet das Schul- und Sportamt die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen der Stadt und verantwortet zugleich die kommunale Sportverwaltung. Die Nebenius Grundschule mit rund 240 Schüler*innen ist eine lebendige und engagierte Schule in der Südstadt, an der die individuelle Förderung der Kinder im Mittelpunkt steht. Unter dem Motto „Miteinander – Füreinander“ schafft diese Grundschule eine liebevolle Lernatmosphäre, in der Schüler*innen ihre Fähigkeiten, Kreativität und ihr Selbstbewusstsein entfalten können. Ihr Arbeitsplatz im Schulsekretariat ist das Herzstück der Schule – hier laufen alle organisatorischen Fäden zusammen, die Sie von Montag bis Donnerstag ab 7:30 Uhr in Präsenz vor Ort aktiv koordinieren und mitgestalten. Sie arbeiten im Rahmen einer Ferienregelung: Während der Schulzeit beträgt Ihre wöchentliche Arbeitszeit 20,34 Stunden. In den Schulferien ist keine Arbeitsleistung zu erbringen. Insgesamt entspricht dies einem bezahlten Beschäftigungsumfang von 43,59 %.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Zentrale Ansprechperson: Als erste Kontaktstelle für Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrkräfte erteilen Sie persönliche und telefonische Auskünfte. Sie koordinieren Termine, steuern eingehende Anfragen und stellen einen reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten sicher.
• Office-Management: Sie verwalten und pflegen die digitalen Schülerdaten eigenverantwortlich und bearbeiten den Posteingang sowie Rechnungen und Bestellungen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Verwaltung der Lernmittel und Materialien, aktualisieren die entsprechenden Inventarlisten und führen die Registratur. Im Schulalltag unterstützen Sie die Schulleitung sowie das Kollegium bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Ihr Profil auf einen Blick

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits fundierte Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich mit.
• Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit gängigen Office Tools gehört ebenso zu Ihrem Profil wie die Fähigkeit, sich neue IT-Anwendungen schnell und eigenständig anzueignen.
• Kompetenzen: Sie zeichnen sich durch Flexibilität, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit aus und behalten auch in herausfordernden Situationen stets die Ruhe und den Überblick. Als zentrale Koordinationsstelle der Schule schaffen Sie durch Ihre authentische, kompetente Ausstrahlung und klare Kommunikation ein vertrauensvolles und produktives Miteinander.

Ansprechperson Auswahlverfahren: Jennifer Roll, Sachbearbeiterin Personal, Telefon [phone], E-Mail: [e-mail]
Fachliche Auswahlperson: Stefanie Grünbacher, Teamleiterin Sekretariatskräfte, Telefon [phone], E-Mail: [e-mail]