Schulsekretärin / Schulsekretär (m/w/d) mit Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung

Freie Waldorfschule Itzehoe Privatschule; Itzehoe; On-site; EUR 27,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Fort- und Weiterbildung

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Die Freie Waldorfschule Itzehoe sucht ab sofort eine engagierte Person als Schulsekretär:in in Vollzeit. Die Schule bietet eine moderne, digitale Infrastruktur und ein kollegiales Umfeld in einer freien Trägerschaft.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation des täglichen Schulsekretariats, die Assistenz der Gesellschaftrung, Vorbereitungen von Sitzungen, Korrespondenz sowie Datenverwaltung. Sie berichten an die Schulleitung und arbeiten eng mit Lehrern und Partnern zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder Vergleichbares.
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat oder Assistenz wünschenswert.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, sicherer Umgang mit MS 365.

Responsibilities

• Unterstützung der Gesellschafter in organisatorischen Angelegenheiten.
• Sitzungen vorbereiten, Protokolle erstellen und Vorlagen anfertigen.
• Terminkoordination, Fristen-Überwachung und Dokumentenbearbeitung.
• Verwaltung von Schüler- und Personaldaten, Korrespondenz führen.
• Assistenz bei Schulveranstaltungen und Aufnahme-/Anmeldeprozessen.

Skills

Microsoft 365 tools

Organisation

kommunikativ

Education

Büro-/Verwaltungsabschluss

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Die Freie Waldorfschule Itzehoe sucht ab sofort eine kompetente Person als Schulsekretär:in in Vollzeit.

Wir sind eine moderne, digitalisierte und konfessionell ungebundene Schule. Unsere Schulgemeinschaft umfasst etwa 350 Schüler:innen - von der 1. bis zur 13. Klasse.

Itzehoe liegt inmitten einer reizvollen Naturlandschaft an der St"or und ist über den HVV gut mit Hamburg, Kiel und anderen attraktiven Städten verbunden.

Sie erwartet eine aufgeschlossene, herzliche und familiäre Schulgemeinschaft und ein engagiertes, wertschätzendes und lebendiges Team.

Unsere Schule in freier Tr"agerschaft versteht sich als lebendiger Lern- und Lebensort f"ur Kinder, Jugendliche und Erwachsene. F"ur die organisatorische und administrative Unterst"utzung unseres Schulbetriebs suchen wir zum n"achstm"oglichen Zeitpunkt eine engagierte, freundliche und strukturierte Persönlichkeit als Schulsekret"arinin / Schulsekret"arar mit zus"atzlichen Aufgaben in der Assistenz der Gesellschaftr"uung.

Ihre Aufgaben

Assistenz der Gesellschaftr"uung

• Unterst"utzung der Gesellschaftr"uung in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
• Vorbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Entscheidungsvorlagen
• Terminkoordination und Fristen"uberwachung
• Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Auswertungen und Pr"asentationen
• Unterst"utzung bei Verwaltungs-, Personal- und Finanzprozessen
• Kommunikation mit Bedienst"altern, Dienstleistern und Kooperationspartnern

Schulsekretariat

• Ansprechperson f"ur Schülerinnen und Sch"uler, Eltern, Mitarbeitende sowie externe Partner
• Organisation und Koordination des t"aglichen Schulsekretariats
• Bearbeitung von Telefonaten, E-Mails und Korrespondenz
• Verwaltung von Sch"uler- und Personaldaten
• Terminplanung und Unterst"utzung bei schulischen Veranstaltungen
• Mitarbeit bei Aufnahme- und Anmeldeverfahren
• Erstellung von Bescheinigungen, Statistiken und Protokollen
• Pflege digitaler Verwaltungs- und Kommunikationssysteme

Ihr Profil

• Abgeschlossene bu"roka"ufm"anh"lichte Ausbildung, Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich w"unschenswert
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Ausgepr"agte Organisationsf"aehigkeit sowie eine selbstst"andige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Hohe Kommunikationskompetenz und Diskretion
• Freude an der Arbeit in einem schulischen Umfeld
• Identifikation mit den Werten und dem Leitbild einer Schule in freier Traggerschaft

Wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
• Ein wertsch"atzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und enge Zusammenarbeit mit Schulleitung und Gesellschaftr"uung
• M"oglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
• Eine angemessene Verg"utung entsprechend Qualifikation und Erfahrung
• Eine rein arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge ab dem 2. Jahr Betriebszu"ge"rigkeit

Am K"alerhof 4

25524 Itzehoe

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