Schulsekretär:in (m/w/d) für die Realschule

Stadt Frechen; Frechen; On-site; EUR 29,000 - 37,000; Part time

Benefits offered by this job

Familienfreundlichkeit

Fort- und Weiterbildungsangebote

Digitale Verwaltung

Betriebliche Gesundheitsförderung

Urban Sports Mitgliedschaft

Corporate Benefits

Job summary

Die Stadt Frechen sucht zum 01.11.2026 eine/n Schulsekretär:in für die Realschule Frechen. Teilzeit (17,54 Wochenstunden), unbefristet, Vergütung EG 5 TVöD-VKA. Die Realschule Frechen betreut ca.

1000 Schülerinnen und Schüler und bietet Mittagsbetreuung sowie Verpflegung. Zu den Aufgaben gehören Korrespondenz, Aktenverwaltung, Post/Telefon, Dateien, Ausweise, Schulfahrkosten, Inventar, Statistiken und erste Hilfe.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büro/Sekretariat
• Mehrjährige Sekretariatserfahrung
• Sicherheit in MS-Office-Anwendungen
• Bereitschaft, sich in SchILD-NRW einzuarbeiten

Responsibilities

• Erledigung der allgemeinen Korrespondenz und Verwaltung der Akten
• Postangelegenheiten, Auskunftsdienst/Telefonvermittlung
• Führen und Pflegen von Personal- und Schülereakten
• Erstellen von Ausweisen, Bescheinigungen, Zeugnissen und Beglaubigungen
• Überprüfung von Schulfahrkosten und Verwaltung von Haushaltskonten
• Inventarverwaltung und Unterstützung bei Statistikaufbereitung
• Erste-Hilfe-Anlaufstelle

Skills

MS-Office-Sicherheit

SchILD-NRW Kenntnisse

Organisation/Teamfähigkeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büro/Sekretariat

Tools

SchILD-NRW

Job description

Die Stadt Frechen mit ihren rund 54.000 Einwohnerinnen und Einwohnern liegt als attraktives Mittelzentrum in der Region Köln/Bonn und grenzt westlich an die Metropole Köln. Die Stadt ist ein wichtiger Wirtschafts- und attraktiver Wohnstandort in der Region und verfügt über ein breites Bildungs-, Kultur- und Freizeitangebot. In einer wirtschaftsstarken Region mit vielen überregionalen Bildungs-, Forschungs- und Kultureinrichtungen bietet Frechen hervorragende Zukunftsperspektiven und eine hohe Lebensqualität.

Bei der Stadt Frechen kümmern sich derzeit rund 900 Mitarbeitende um die Belange der Bürger:innen.

Die Abteilung Schule sucht zum 01.11.2026 eine/n

Schulsekretär:in (m/w/d) für die Realschule

Umfang Teilzeit (17,54 WoStd.)

Befristung unbefristet

Vergütung EG 5 TVöD-VKA

Beginn Ab 01.11.2026

Die Realschule Frechen liegt am Rande eines Naherholungsgebietes und nahe der Frechener Innenstadt. Sie wird von ca. 1000 Schülerinnen/Schülern besucht. Die Schule bietet den Schülerinnen und Schülern zusätzlich zur Unterrichtsteilnahme eine aktive Gestaltung der Übermittagsbetreuung und eine Verpflegung an.

Der Leitgedanke der Schule lautet: „Sich kümmern um jeden Einzelnen“. Zur Verwirklichung dieses Anspruches wurde ein Förderkonzept entwickelt, mit dessen Hilfe die individuellen Fähigkeiten der Schülerinnen und Schüler weiterentwickelt und gestärkt werden.

Die Schule macht sich gemeinsam als Team auf den fortschreitenden Weg der Digitalisierung.

Ihre wesentlichen Tätigkeiten:

• Erledigung der allgemeinen Korrespondenz, Verwaltung der allg. Geschäfts- und Lehrkräfteakten
• Postangelegenheiten, Auskunftsdienst/Telefonvermittlung
• Führen und Pflegen der Lehrerkräfte-, Schülerinnen-und Schülerdateien und Klassenlisten
• Erstellen und Verlängern von Schülerinnen- und Schülerausweisen und –bescheinigungen, Zeugnisabschriften und Beglaubigungen
• Überprüfung und Anforderung von Schulfahrkosten, Überwachung und Rechnungskontrolle für den Schülerinnen-und Schülerspezialverkehr
• Erledigung von Versicherungsangelegenheiten, Ausfertigung von Bestellungen, Lieferungs-und Rechnungskontrollen, Führen von Haushaltskonten
• Inventarverwaltung
• Zusammenstellung und Auswertung von Test- und Erhebungsbögen, Mitarbeit beim Anlegen von Statistiken
• Anlaufstelle für „Erste Hilfe“

Ihre fachliche Qualifikation:

• Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf aus dem Bereich Büro/Sekretariat bzw. Bürokommunikation
• Mehrjährige Sekretariatserfahrung
• Sicherheit in den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Bereitschaft, sich in die schulspezifische Software (SchILD-NRW) einzuarbeiten

Die zuvor genannten Anforderungen müssen spätestens zum Antritt der Stelle vorliegen.

Ihre persönliche Qualifikation:

• Sicheres und gewandtes Auftreten,
• Selbständiges Arbeiten
• Gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten

Ihre Arbeitszeiten:

Der Einsatz an der Realschule erfolgt mit 19,38 Anwesenheitsstunden (Präsenzarbeitszeit) pro Schulwoche (vertraglich vereinbart und vergütet werden 17,54 Wochenstunden). Die Verteilung der Arbeitszeit wird flexibel mit der Schulleitung abgesprochen.

Während der Schulferien (bis auf die erste und letzte Woche in den Sommerferien) und an sonstigen schulfreien Tagen sind die Schulsekretariate geschlossen. Die über den tariflichen Urlaubsanspruch hinausgehende Freizeit („Ferienüberhang“) wird durch einen Abschlag von ca. 10 % auf die Präsenzarbeitszeit (Anwesenheitsstunden: Vertragsstunden) ausgeglichen.

Diese Arbeitszeit wird jährlich überprüft und bei entsprechender Über-/Unterschreitung mit Änderungsvertrag angepasst. Das Sekretariat liegt im 1. Obergeschoss und ist nicht barrierefrei erreichbar.

Wir bieten Ihnen:

• Familienfreundlichkeit durch z.B. flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit von Teilzeitbeschäftigung
• Gezielte Fort- und Weiterbildungsangebote in fachlichen und persönlichen Themen
• Eine im großen Umfang digitalisierte Verwaltung, die gerne vom Gestaltungswillen der Mitarbeitenden profitiert
• Eine Betriebliche Gesundheitsförderung
• Eine vergünstigte Mitgliedschaft bei Urban Sports
• Corporate Benefits

Interessiert? Dann bewerben Sie sich bis zum 11.10.2026

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Onlineformular!

Ihre Fragen beantworten wir gerne:

Für weitere Informationen stehen Ihnen Frau Eisele von der Abteilung Schule (02234 501-1567) oder die Personalentwicklerin Frau Krisinger (02234/501-1589) gerne zur Verfügung.

Hinweise

Die Stadt Frechen fördert die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diversität und Chancengleichheit sind ein fester Bestandteil unserer Organisationskultur.

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Sie!

Stadt Frechen | Der Bürgermeister | Johann-Schmitz-Platz 1 - 3 | 50226 Frechen