Sachbearbeitung im Geschäftszimmer des ZfsL Münster

Bezirksregierung Münster; Münster; Sur place; EUR 21 000 - 30 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Befristeter Arbeitsplatz

Résumé du poste

Die Bezirksregierung Münster sucht eine Sachbearbeiterin/ einen Sachbearbeiter im Geschäftszimmer des ZfsL Münster zur Unterstützung der Lehramtsausbildung. Sie arbeiten an Personalvorgängen, Seminardaten und Korrespondenz, betreuen den Publikumsverkehr und unterstützen das Leitungsteam bei internen Abläufen.

Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit und arbeiten gerne im Team. Die Stelle ist befristet bei 75% Teilzeit und wird nach TV-L entlohnt.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige verwaltungsrechtliche Ausbildung.
• Laufbahnbefähigung für Laufbahngruppe 1.2 nichttechnischer Dienst in der allgemeinen Verwaltung.
• Fortbildung zum Nachweis der Qualifikation für Tarifbeschäftigte in der allgemeinen Verwaltung des Landes NRW auf Funktionsebene Verwaltungsfachangestellten.
• Weitere spezialisierte verwaltungsrechtliche Ausbildungen im öffentlichen Dienst sind anerkannt.
• Rechtsanwaltsfachangestellte bzw Notarfachangestellte gelten.
• Kaufmann/-Kauffrau für Büromanagement bei öffentlich-rechtlichem Arbeitgeber möglich (Verwaltung und Recht / Öffentliche Finanzwirtschaft).

Responsabilités

• Vorbereitung der Neueinstellungen von Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern.
• Bearbeitung personalrelevanter Vorgänge in Zusammenarbeit mit Bezirksregierung und Landesprüfungsamt.
• Verwaltung der Seminardaten mit elektronischem Seminarverwaltungsprogramm.
• Abwicklung des Publikumsverkehrs mit Lehramtsanwärterinnen/Lehramtsanwärtern, Lehrkräften in Ausbildung, Praxissemesterstudierenden und Ausbilderinnen/Ausbildern.
• Vorbereitung und Unterstützung des Leitungspersonals bei handlungsrelevanten Abläufen im ZfsL.
• Erledigung der Korrespondenz.
• Übersicht über Veranstaltungen und Vorgänge im Gebäude des ZfsL.
• Abwicklung haushaltstechnischer Belange.
• Berechnung der Entlastungsstunden für Ausbilderinnen/Ausbilder und Ausbilder.
• Abrechnung und Auszahlung der Reisekosten für Ausbilderinnen/Ausbilder und Auszubildende.
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation der Staatsprüfungen.
• Verwaltung von Bibliothek und Medien

Connaissances

Teamfähigkeit

Organisationskompetenz

Kundenorientierung

Kommunikationsfähigkeit

IT-Kenntnisse (Outlook, Excel, Word)

Schnelle Einarbeitung

Formation

Verwaltungsfachangestellte/r oder gleichwertige verwaltungsrechtliche Ausbildung

Laufbahnbefähigung für Laufbahngruppe 1.2

Fortbildung für Tarifbeschäftigte in der allgemeinen Verwaltung NRW

Justizfachangestellte/r

Rechtsanwaltsfachangestellte/r bzw Notarfachangestellte/r

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (öffentliche Verwaltung)

Outils

Outlook

Excel

Word

Dokumentenmanagementsystem

Description du poste

Die Bezirksregierung Münster

sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Sachbearbeiterin/ einen Sachbearbeiter (m/w/d)
in der allgemeinen inneren Verwaltung

im Zentrum für schulpraktische Lehrkräfteausbildung in Münster

Hier können Sie sich einbringen

Ein Zentrum für schulpraktische Lehrkräfteausbildung (ZfsL) ist in Nordrhein-Westfalen eine Einrichtung, die die zweite Phase der Lehrkräfteausbildung - den an das Lehramtsstudium anschließenden Vorbereitungsdienst - organisiert und in Kooperation mit den Schulen als zweitem Ausbildungsort durchführt. Die Zentren für schulpraktische Lehrkräfteausbildung im Regierungsbezirk Münster sind Einrichtungen des Landes Nordrhein-Westfalen im Bereich der Lehrkräfteausbildung und nachgeordnete Dienststellen der Bezirksregierung Münster.

Sie arbeiten gerne im Team und freuen sich auf einen vielfältigen Kundenkontakt? Für Sie sind Flexibilität und Interesse an einer zunehmend digitalen Verwaltung Ansporn? Außerdem können Sie gut über den Tellerrand schauen und sich aktiv Menschen und neuen Themen zuwenden.

Dann unterstützen Sie uns bei unseren vielfältigen Aufgaben als

Sachbearbeiterin/ Sachbearbeiter im Geschäftszimmer
des ZfsL Münster, An den Speichern 5, 48157 Münster

Das sind Ihre Aufgaben

• Vorbereitung der Neueinstellungen von Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern
• Bearbeitung aller ausbildungs- und personalrelevanten Vorgänge in Zusammenarbeit mit der Bezirksregierung und dem Landesprüfungsamt
• Verwaltung der Seminardaten mit Hilfe eines elektronischen Seminarverwaltungsprogramms
• Abwicklung des Publikumsverkehrs mit Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern, Lehrkräften in Ausbildung, Praxissemesterstudierenden und Ausbilderinnen und Ausbilder
• Vorbereitung und Unterstützung des Leitungspersonals bei allen handlungsrelevanten Abläufen im ZfsL
• Erledigung der Korrespondenz
• Übersicht über Veranstaltungen und Vorgänge im Gebäude des ZfsL
• Abwicklung der haushaltstechnischen Belange
• Ermittlung und Berechnung der Entlastungsstunden für Ausbilderinnen und Ausbilder
• Abrechnung und Auszahlung der Reisekosten für Ausbilderinnen und Ausbilder und für Auszubildende
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation der Staatsprüfungen
• Verwaltung von Bibliothek und Medien

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Berufsausbildung zur/ zum Verwaltungsfachgestellten (Bundes-, Landes- oder Kommunalverwaltung) oder
• die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1.2 nichttechnischer Dienst in der Fachrichtung allgemeine Verwaltung oder
• die erfolgreiche Fortbildung zum Nachweis der Qualifikation für Tarifbeschäftigte in der allgemeinen Verwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen auf der Funktionsebene der Verwaltungsfachangestellten oder
• eine offiziell anerkannte gleichwertige verwaltungsrechtliche Ausbildung in der allgemeinen Verwaltung im öffentlichen Dienst oder
• Justizfachangestellte/r oder
• Rechtsanwaltsfachangestellte/r bzw. Notarfachangestellte/r oder
• Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, wenn bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber ausgebildet wurde (ggf. mit Spezialisierung „Verwaltung und Recht“ oder „Öffentliche Finanzwirtschaft“)

Unabhängig von den vorgenannten Qualifikationen werden Bewerbungen von Beschäftigten mit langjähriger Berufserfahrung (mindestens 3 Jahre) in einem Schulsekretariat oder in einem Sekretariat/ vergleichbarer größerer Servicestelle berücksichtigt.

Bewerben können sich auch Interessierte ohne entsprechende Berufsausbildung mit beruflichen Erfahrungen in Sekretariatstätigkeiten und - durch entsprechende Zertifikate/ Arbeitszeugnisse nachgewiesene - ausgeprägte Kompetenzen im Bereich der anwendungsbezogenen IT (Textverarbeitung; Excel - Tabellenkalkulation/ Anlage von Budgetübersichten/ Sortieren, Filtern und Auswerten von Daten; Power Point) sowie in der professionellen Kommunikation mit unterschiedlichen Personengruppen. Kenntnisse in der Anwendung von Dokumentenmanagementprogrammen sowie nachgewiesene Fortbildungen in Bereichen mit rechtlichem Bezug sind vorteilhaft.

Sie verfügen darüber hinaus über

• ein höfliches, souveränes Auftreten verbunden mit einer klaren und respektvollen Kommunikation und Freude an zahlreichen Kundenkontakten.
• eine ausgeprägte Organisationskompetenz, Kooperations- und Integrationsfähigkeit sowie die Fähigkeit und Freude, im Team zu arbeiten.
• die Fähigkeit, sich schnell in neue Sachgebiete einzuarbeiten sowie über einen kundenorientierten und eigenständigen Arbeitsstil.
• einen routinierten Umgang mit gängigen Office-Programmen wie Outlook, Excel und Word.
• die Bereitschaft, sich in weitere Programmbereiche elektronischer Medien einzuarbeiten.
• die Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen.

Darauf können Sie sich freuen

• Wir bieten Ihnen einen befristeten Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Tätigkeiten in einem kollegialen Team. Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 09a Teil I EntgO zum TV-L. Der Arbeitsplatz hat einen Stellenumfang von 75 % zunächst befristet bis zum 31.07.2028 und anschließend mindestens von 55 % zunächst befristet bis zum 31.01.2030.
• Wir unterstützen und begleiten Sie bei der Einarbeitung, damit Sie von Beginn an sicher und erfolgreich durchstarten können.
• Die betriebliche Zusatzversorgung (VBL) leistet als betriebliche Rente der Mitarbeitenden einen wichtigen Beitrag zur Altersvorsorge.