Sachbearbeitung Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Stadt Ludwigshafen am Rhein; Ludwigshafen am Rhein; Sur place; EUR 52 000 - 76 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tarifgerechte Vergütung

Jahressonderzahlung

Altersversorgung

Vermögenswirksame Leistungen

Jobticket

Fortbildungsmöglichkeiten

Arbeitszeiterfassung mit Zeitkonto

Job-bike

Fitnessstudio-Zuschüsse

4-Tage-Woche

Mobiles Arbeiten

Hund mitnehmen

Résumé du poste

Stadt Ludwigshafen Verwaltung sucht für den Wirtschaftsbetrieb Ludwigshafen (WBL) im Bereich Grünflächen und Friedhöfe eine Assistenz der Bereichsleitung. Die Stelle ist neu bewertet auf E9a TVöD und auch in Teilzeit teilbar.

Koordination, Korrespondenz und Protokolle gehören zu Ihrem Alltag. Sie bringen mehrjährige Verwaltungserfahrung mit, besitzen EDV-Kenntnisse und beherrschen Deutsch sicher in Wort und Schrift.

Qualifications

• Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in Verwaltung oder als Assistenz von Führungskräften
• Idealerweise Grundkenntnisse im Projektmanagement
• EDV-Kenntnisse gängiger Software (Word, Excel, PowerPoint)
• Verhandlungssichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Organisationstalent
• Führerschein Klasse B
• Bereitschaft zur Übernahme von zusätzlichen Zeiten und Aufgaben

Responsabilités

• Organisation des Sekretariats: Termine, Post, Büromaterial und Protokolle
• Schriftverkehr, Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Kunden
• Vorbereitung und Protokollierung interner/externer Termine
• Unterstützung bei Veranstaltungen und Besucherbetreuung
• Beschwerdemanagement im Vertretungsfall
• Erstellen von Präsentationen, Informationsgesprächen, Berichten
• Administrative Begleitung von Projekten der Bereichsleitung

Connaissances

Organisation

Verwaltungskenntnisse

EDV-Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Verhandlungssicher

Führerschein Klasse B

Formation

Verwaltungsfachangestellte*r

Angestelltenprüfung I

Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistung

Justizfachangestellte*r

Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r

Sozialversicherungsangestellte*r

Steuerfachangestellte*r

Description du poste

Beim Wirtschaftsbetrieb Ludwigshafen (WBL) – Eigenbetrieb der Stadt Ludwigshafen am Rhein - ist im Bereich Grünflächen und Friedhöfe zum nächst möglichen Zeitpunkt die Stelle der Sachbearbeitung Assistenz der Bereichsleitung (Entgeltgruppe E 6 TVöD) zu besetzen. Die Stelle wurde neu nach Entgeltgruppe E9a TVöD bewertet. Die Bewertung steht unter dem Vorbehalt der Genehmigung des Stellenplans 2027 durch die ADD. Das Aufgabengebiet kann auch von Teilzeitkräften wahrgenommen werden, solange gleichzeitig zwei Bewerber*innen gefunden werden, die sich die Stelle teilen.

So sieht Ihr Alltag aus ...

• Organisation des Sekretariats (Terminkoordination, zentrale Postbearbeitung und Verwaltung von Büromaterial sowie Vorbereitung von Besprechungsunterlagen),
• Erledigung von Schriftwechsel, Korrespondenz mit Geschäftspartnern/innen und Kunden/innen,
• Vorbereitung und Protokollierung von internen und externen Terminen,
• Mitwirkung bei der Planung und Ausführung von geschäftlichen Veranstaltungen sowie Betreuung von Kunden und Besuchergruppen,
• Vertretungsweise Beschwerdemanagement,
• Vorbereiten von Präsentationen, Informationsgespräche, Berichte und Entscheidungsgrundlagen für den Werkausschuss, Tagungen und Termine,
• Mitarbeit bei Presseanfragen sowie
• Projekte der Bereichsleitung administrativ begleiten.

Wenn Sie ... die Ausbildung zur*zum erfolgreich abgeschlossen haben,

• die Ausbildung zur*zum
  • Verwaltungsfachangestellte*r / die Angestelltenprüfung I oder
  • Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistung oder
  • Justizfachangestellte*r oder
  • Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r oder
  • Sozialversicherungsangestellte*r oder
  • Steuerfachangestellte*r

• mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung oder als Assistenz von Führungskräften mitbringen,
• im Idealfall Grundkenntnisse des Projektmanagements besitzen,
• wünschenswerterweise eine fachbezogene Fortbildung im Sekretariatsbereich nachweisen können,
• soziale Kompetenz zur vertrauensvollen Zusammenarbeit, Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Umsicht und Zuverlässigkeit mitbringen,
• sich gut organisieren können, überdurchschnittlich belastbar sind und Eigeninitiative besitzen,
• Gewissenhaftigkeit, eine zügige und selbstständige Arbeitsweise sowie Pünktlichkeit auszeichnen,
• ausgezeichnete EDV-Kenntnisse der gängigen Anwendersoftware (Word, Excel, PowerPoint) mitbringen bzw. die Bereitschaft haben, sich hier weiterzubilden,
• verhandlungssicher im schriftlichen und mündlichen Ausdruck, gute Allgemeinbildung sowie Umgangsformen und ein selbstsicheres, freundliches Auftreten haben,
• die Bereitschaft zur Teamarbeit mitbringen und kontaktfreudig sind,
• die Bereitschaft haben, sich über die übliche Dienstzeit hinaus zu engagieren,
• eine gültige Fahrerlaubnis der Klasse B besitzen sowie
• nach den „Leitlinien der Zusammenarbeit“ handeln und sich hiernach verhalten.

Bekommen Sie von uns ...

• abwechslungsreiche und gemeinwohlorientierte Tätigkeiten,
• einen krisensicheren Arbeitsplatz mit tarifgerechter und geschlechtsneutraler Vergütung,
• attraktive Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlung, Altersversorgung, Vermögenswirksame Leistungen, arbeitgeberbezuschusstes Jobticket,
• qualifizierte Weiterbildungsmöglichkeiten,
• elektronische Arbeitszeiterfassung mit Arbeitszeitkonto,
• Job-bike (Fahrradleasing),
• Sonderkonditionen in kooperierenden Fitnessstudios,
• 24.12. und 31.12. arbeitsfreie Tage,
• eine gute Anbindung an den ÖPNV,
• Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens und 4-Tage-Woche sowie
• Möglichkeit der Mitnahme von Hunden entsprechend der Dienstvereinbarung.

Bewerbungen von Frauen und Schwerbehinderten sind uns besonders willkommen.