Sachbearbeiter (M/W/D) Back Office

Headway Recruitment; Stuttgart; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Zuschüsse zur betrieblichen Altersvors

Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld)?

Vermögenswirksame Leistungen

Job summary

Headway Recruitment sucht im Auftrag eines öffentlichen IT-Dienstleisters in Stuttgart einen Sachbearbeiter (m/w/d) im Back Office. Die Position ist unbefristet und Vollzeit.

Zu Ihren Aufgaben gehören die eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs, die Organisation von IT-Tickets, Terminmanagement sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen. Zudem pflegen Sie den Intranet-Auftritt des Lizenzmanagements und betreuen externe Dienstleister.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Back Office
• Sehr gute PC-Kenntnisse mit Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote und Word
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2)
• Hohe Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
• Durchsetzungsvermögen
• Gutes Zeitmanagement und selbstständige Arbeitsweise
• Flexible Zeit- und Ortsabsprache

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und Bearbeitung von IT-Tickets
• Termin-Management und Organisation von Veranstaltungen inkl. Vor- und Nachbereitung der Räume
• Verwaltung des Intranet-Auftritts des Lizenzmanagement-Teams
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Protokollierung
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister
• Datenpflege im zentralen Lizenzmanagement-Tool
• Koordination zwischen Abteilungen zur Schriftgutverwaltung

Skills

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Belastbarkeit

Durchsetzungsvermögen

Zeitmanagement

Selbstständige Arbeitsweise

Arbeitsorganisation

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftlicher Hochschulabschluss (Bachelor)

Tools

Outlook

Excel

PowerPoint

OneNote

Word

Job description

Auf einen Blick: 70469 Stuttgart | Bereich: IT | Vollzeit

Sie suchen einen sicheren Job mit abwechslungsreichen Aufgaben bei einem öffentlichen IT-Dienstleister des Landes Baden-Württemberg?

Dann starten Sie jetzt im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung als Sachbearbeiter (m/w/d) im Bereich Back Office bei unserem Kunden in 70469 Stuttgart.

Das bieten wir Ihnen

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• 25 Urlaubstage (steigend mit Betriebszugehörigkeit)
• Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge
• Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld)
• Vermögenswirksame Leistungen
• Moderner IT-Arbeitsplatz beim öffentlichen Auftraggeber
• Klare Prozesse und strukturierte Arbeitsumgebung
• Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem
• Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden
• Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen PunktenErstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting
• Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen Lizenzmanagement-Tools
• Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung
• Allgemeine Projekttätigkeiten
• Allgemeine organisatorische Aufgaben

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Industriekauffrau/-kaufmann, Bürokauffrau/-kaufmann oder Verwaltungsfachangestellte/-r oder einen betriebswirtschaftlichen Hochschulabschluss (Bachelor)
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Back Office, Büromanagement oder vergleichbare Tätigkeiten
• Sehr gute PC-Kenntnisse und Erfahrung in Outlook, Excel, Powerpoint, OneNote und Word
• Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich (Niveaustufe C2)
• Hohe Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
• Durchsetzungsvermögen
• Eigenverantwortung / Verantwortungsbewusstsein
• Gutes Zeitmanagement
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• Adressatengerechte kommunikative Fähigkeiten gegenüber internen und externen Personen verschiedener Hierarchiestufen
• Zeitliche und örtliche Flexibilität
• Systematische und flexible Denkweise
• Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung ist ein Plus

Wir legen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit.

Bewerbungen begrüßen wir unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung oder sozialem bzw. religiösem Hintergrund.